Sächsische Ärzteversorgung (SÄV)
Vernetzung der Arztregister – Effektivere Verwaltung und Bürokratieabbau
Lesedauer ca. 2 Min.
Elektronische Bekanntmachungen ersetzen Papier – Ressourcen schonen und Prozesse beschleunigen
In diesem Artikel
Über die Sächsische Ärzteversorgung
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Organisation | Sächsische Ärzteversorgung (SÄV) |
|---|---|
| Branche | Berufsständische Altersversorgung |
| Sitz | 01067 Dresden |
| Mitarbeitende | Nicht spezifiziert |
| Dokumentenarten | Rund 27.000 Handakten mit sensiblen personenbezogenen Daten |
| Lösung | Digitalisierung und Auslagerung der Handakten mit Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) |
| Projektrahmen | Digitalisierung und sichere Archivierung von ca. 27.000 Handakten zur Implementierung eines digitalen Verwaltungssystems |
Über die Sächsische Ärzteversorgung
Die Sächsische Ärzteversorgung (SÄV) mit Sitz in Dresden ist eine Einrichtung der Sächsischen Landesärztekammer und das größte berufsständische Versorgungswerk der neuen Bundesländer.
Seit ihrer Gründung 1992 übernimmt die SÄV die Alters-, Berufsunfähigkeits- und Hinterbliebenenversorgung für die im Freistaat Sachsen tätigen Ärzte und Tierärzte sowie für deren Angehörige. Die Mitarbeiter betreuen rund 20.000 Mitglieder, beraten knapp 5.000 Leistungsempfänger und verwalten eine Bilanzsumme von 4,5 Mrd. EUR.
Ausgangssituation und Herausforderung
Im Zuge eines Umzugs plante die SÄV, ihre analogen Handakten zu digitalisieren und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Dies sollte die Effizienz steigern und Platz für Neues schaffen. Die Herausforderung bestand darin, während des laufenden Betriebs den Zugriff auf die rund 27.000 Handakten mit sensiblen personenbezogenen Daten sicherzustellen und gleichzeitig höchste Datenschutzstandards zu wahren.
Lösung
„Wir konnten uns am Anfang gar nicht so recht vorstellen, wie die Umstellung organisiert werden sollte. DI.UNIT (ehemals Frankenraster) hat uns nicht nur durch die Digitalisierung der Testakten überzeugt, sondern auch mit dem Vorschlag eines praktikablen und vor allem datenschutzkonformen Prozesses. Immerhin verarbeiten wir personenbezogene Daten höchster Sensibilität“
Doreen Klömich -Projektleiterin
Die SÄV beauftragte Frankenraster (heute DI.UNIT) mit der Digitalisierung und Auslagerung der Handakten.
Ein praktikabler und datenschutzkonformer Prozess wurde entwickelt, um den kontinuierlichen Zugriff auf die Akten zu gewährleisten. Bei Bedarf konnten dringend benötigte Akten über einen On-Demand-Service angefordert und bevorzugt digitalisiert werden, sodass sie in der Regel noch am selben Werktag digital zur Verfügung standen.
Die Originalakten wurden im Hochsicherheitsarchiv von DI.UNIT in Buchdorf eingelagert, um im Bedarfsfall darauf zurückgreifen zu können.
Fazit
Die Digitalisierung und Auslagerung der Handakten führte zu einer effizienten Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse bei der SÄV.
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief professionell und zuverlässig, sodass zukünftige Projekte, wie die Einbindung weiterer Abteilungen und des Postausgangs in das DMS, mit Zuversicht geplant werden können.
