Landratsamt Lörrach
Land Lörrach modernisiert Personalaktenverwaltung
Lesedauer ca. 3 Min.
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ermöglicht elektronische Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen
| Organisation | Landratsamt Lörrach |
| Branche | Öffentliche Verwaltung |
| PLZ | 79539 |
| Einwohner | ca. 50.000 |
| Dokumentenarten | Personalakten |
| Lösung | Digitalisierung von über 1.300 Personalakten |
| Projektrahmen | Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur medienbruchfreien elektronischen Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen und Führung elektronischer Akten |
Über das Landratsamt Lörrach
Das Landratsamt Lörrach betreut rund 220.000 Einwohner auf einer Fläche von 807 km² in der Region Hochrhein-Bodensee. Der Landkreis liegt im äußersten Südwesten Deutschlands im sogenannten „Drei-Länder-Eck“ und grenzt im Süden an die Schweiz und im Westen an Frankreich. Die Region bietet ihren Bewohnern einen vielfältigen Lebens- und Wirtschaftsraum mit hoher Wirtschaftskraft, attraktiver Landschaft und abwechslungsreicher Kultur.
Ausgangssituation und Herausforderung
Im Rahmen der Landkreisstrategie hat der Landkreis Lörrach das Themenfeld „Digitalisierung“ als strategischen Schwerpunkt verankert. Ziel war es, Verwaltungsprozesse mithilfe digitaler und vernetzter Informationstechnik einfacher, effizienter und serviceorientierter zu gestalten. Eine Basiskomponente hierfür bildet der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), um langfristig die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen sowie das Führen elektronischer Akten zu ermöglichen. Um dieses Vorhaben umzusetzen und das DMS mit Inhalten zu füllen, mussten die bestehenden Papierakten zunächst in Digitalisate umgewandelt werden. Bei einer Anzahl von über 1.300 Personalakten war den Verantwortlichen schnell klar, dass die Wahl auf einen externen Dienstleister fällt.
Lösung
Frankenraster (heute DI.UNIT) wurde mit der Digitalisierung der Personalakten beauftragt. Die Personalakten wurden in diesem Fall je Blatt gescannt, sodass für jedes Blatt Papier eine einzelne PDF angelegt wurde. Durch dieses Vorgehen haben Mitarbeitende der Personalabteilung künftig vollsten Komfort bei der Durchsuchung ihrer Dokumente.
Außerdem war es somit kein Problem, die Akten in einer vorher definierten Registerstruktur in die digitale Personalakte einzupflegen.
Alle Dokumente, die nach dem Scannen weiterhin im Original aufbewahrt werden mussten, wurden von den Produktionsmitarbeitern händisch aussortiert, beiseitegelegt und schließlich auf dem Postweg zurück nach Lörrach gebracht.
Innerhalb von drei Monaten war das Projekt komplett abgeschlossen.
„Die Firma DI.UNIT konnte sowohl mit der dargestellten Vorgehensweise der Digitalisierung im Angebot als auch mit dem nachgewiesenen hohen Sicherheitsstandard und guten Referenzen punkten.“
Melanie Sander – Sachbearbeiterin im Fachbereich Personal und Organisation
„Es waren jederzeit freundliche und engagierte Mitarbeitende per Mail oder telefonisch erreichbar. Kurzfristige Aktenanforderungen und termingerechte Durchführung stellten bei DI.UNIT kein Problem dar.“
Fazit
Durch die erfolgreiche Digitalisierung der Personalakten konnte das Landratsamt Lörrach den Grundstein für eine elektronische Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen legen.
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief reibungslos und zur vollsten Zufriedenheit des Landratsamts. Melanie Sander resümiert: „Wir hatten stets ein gutes Gefühl bei der Durchführung. Mit der Zusammenarbeit waren wir durch und durch zufrieden.“
