myPharmacy GmbH
Digitalisierung von Personalakten in der Apothekenberatung
Lesedauer ca. 2 Min.
Wie ein Dienstleister den Datenschutz und die Organisation im HR-Bereich optimiert
In diesem Artikel
Über die myPharmacy GmbH
Ausgangssituation & Herausforderungen
Lösung
Fazit
| Firma | myPharmacy GmbH |
| Branche | Dienstleister |
| Firmensitz | Unterföhring |
| Dokumentenarten | Personalakten |
| Lösung | Scan-on-demand |
| Projektrahmen | Scannen von Personalakten mit Fokus auf Datenschutz und schnelle Auffindbarkeit. |
Über die myPharmacy GmbH
Die myPharmacy GmbH mit Sitz in Unterföhring betreut seit 2006 erfolgreich Apotheken in ganz Deutschland ganzheitlich und partnerschaftlich in allen Funktionsbereichen. Das Leistungsspektrum reicht von präzisen Controlling-Tools über nachhaltiges Qualitätsmanagement bis hin zu effizientem Marketing und individueller Personalentwicklung. Als Beratungsunternehmen begleitet myPharmacy Apotheken bei der Erreichung strategischer Ziele und unterstützt im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Ausgangssituation & Herausforderungen
Die Personalakten von myPharmacy lagen bisher in verschiedenen Formaten, unterschiedlichen Systematiken und an mehreren Standorten vor.
Ziel war es, eine einheitliche, digitale Struktur zu schaffen, die sowohl effizient als auch datenschutzkonform ist.
Daten oder doch lieber Papier – während sich manche Personalabteilungen mit dieser Entscheidung noch schwer tun, war für die Geschäftsleitung von myPharmacy die Lage klar:
„Anders lässt sich das Thema digitale Personalakte gar nicht bewältigen. Es braucht ein System, um schnell und zielgerichtet auf Informationen zugreifen zu können.“
Geschäftsführung myPharmacy
Lösung
Zur Einführung einer elektronischen Personalakte entschied sich myPharmacy für die Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT). Das Unternehmen ist zertifiziert nach den internationalen Datenschutzrichtlinien ISO/IEC 27001 sowie nach DIN ISO 9001, was den besonderen Anforderungen an den Datenschutz Rechnung trägt.
Im Zuge der Digitalisierung wurden die Personalakten in durchsuchbare Volltextdateien umgewandelt. Zudem erleichtert die Indizierung nach Personalnummern oder Belegarten die korrekte Zuordnung und den schnellen Zugriff auf relevante Informationen.
Die Akten wurden in verplombten Behältern nach Buchdorf transportiert. Durch das bei DI.UNIT verwendete System konnte bei Bedarf auch während des gesamten Digitalisierungsprozesses auf benötigte Unterlagen zugegriffen werden. Die Lagerung erfolgte im dokumentengerechten Hochsicherheitsarchiv.
Fazit
Die Geschäftsleitung der myPharmacy GmbH fasst zusammen:
„Wir sind sehr zufrieden mit der guten Zusammenarbeit und der fachlichen Kompetenz von FRANKENRASTER / DI.UNIT. Überzeugt haben uns die Ressourcen, die Expertise und nicht zuletzt, wie mit dem Thema Datenschutz und Sicherheit umgegangen wird.“
Geschäftsleitung myPharmacy GmbH
