Bott GmbH & Co. KG
Digitale Personalakten für besseren Zugriff und Platzersparnis
Lesedauer ca. 2 Min.
Standortübergreifende Verfügbarkeit der Akten verbessert die Zusammenarbeit
In diesem Artikel
| Firma | Bott GmbH & Co. KG |
|---|---|
| Branche | Metallverarbeitende Industrie |
| Sitz | 74405 Gaildorf |
| Mitarbeitende | ca. 440 in Deutschland, über 950 weltweit |
| Dokumentenarten | Personalakten |
| Lösung | Digitalisierung von ca. 62.000 Blatt Papierdokumenten mit OCR-Volltexterkennung und standortübergreifendem Zugriff |
| Projektrahmen | Digitalisierung der Personalakten zur Platzersparnis und Verbesserung des standortübergreifenden Zugriffs |
Über Bott
Die Bott GmbH & Co. KG ist ein führendes Unternehmen in der metallverarbeitenden Industrie mit Hauptsitz in Gaildorf. Gegründet 1930 als mechanische Werkstätte, hat sich Bott zu einer internationalen Unternehmensgruppe entwickelt, die Fahrzeugeinrichtungen, Betriebseinrichtungen und Arbeitsplatzsysteme an drei europäischen Standorten produziert. Weltweit beschäftigt Bott über 950 Mitarbeitende und erzielte 2020 einen Umsatz von rund 134 Millionen Euro.
Ausgangssituation und Herausforderung
Am Hauptstandort in Gaildorf lagerte Bott die Personalakten in großen Aktenschränken. Mit der steigenden Anzahl von Mitarbeitenden wuchs auch das Volumen der Unterlagen, was zu Platzproblemen führte.
Zudem war der Zugriff auf die Akten nur lokal möglich, wodurch Bearbeitungsvorgänge in anderen Niederlassungen erschwert wurden.Eine interne Digitalisierung wäre personalintensiv gewesen, insbesondere aufgrund der sensiblen Daten in den Personalakten.
„DI.UNIT (ehemals Frankenraster) ist uns empfohlen worden – das umfangreiche Infomaterial und die Beratung, die wir bekommen haben, haben uns letztlich überzeugt“
Meike Kämmler – Personalleiterin
Lösung
Insgesamt wurden etwa 62.000 Blatt Papierdokumente verarbeitet. Die Akten wurden für den Scanvorgang vorbereitet, an Hochleistungsscannern digitalisiert und mittels OCR-Volltexterkennung in durchsuchbare Dateien umgewandelt.
Zur eindeutigen Identifizierung wurden die Dateien mit den entsprechenden Personalnummern benannt. Die Digitalisate wurden in zwei Chargen an Bott übermittelt: Die erste Charge umfasste Dokumente, die zeitnah benötigt wurden, und wurde priorisiert bearbeitet.
Fazit
Durch die erfolgreiche Digitalisierung sind die Personalakten nun von allen Standorten aus abrufbar, was die Arbeitsprozesse in der Personalabteilung erheblich vereinfacht und Zeit spart.
Bott zeigte sich sehr zufrieden mit der Entscheidung zur Digitalisierung und der Zusammenarbeit mit DI.UNIT.
