Baugemeinschaft Ettlingen eG
Digitale Transformation der Mitgliederakten
Lesedauer ca. 2 Min.
Platzersparnis durch digitale Archivierung – Mehr Raum für zukünftige Projekte
In diesem Artikel
Über die Baugemeinschaft Ettlingen eG
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Firma | Baugemeinschaft Ettlingen eG |
| Branche | Wohnungsbaugenossenschaft |
| Sitz | 76275 Ettlingen |
| Mitarbeitende | Nicht spezifiziert |
| Dokumentenarten | Mitgliederakten (Mietverträge, Schriftwechsel, Übergabeprotokolle, Mitgliedsunterlagen) |
| Lösung | Digitalisierung von Mitgliederakten |
| Projektrahmen | Digitalisierung der Mitgliederakten zur Optimierung des Workflows und Platzersparnis |
Über die Baugemeinschaft Ettlingen eG
Die Baugemeinschaft Ettlingen wurde 1949 gegründet und steht seit über 60 Jahren für eine nachhaltige, sichere und sozialverantwortliche Wohnungsversorgung. Als Genossenschaft legt sie besonderen Wert auf die Vorteile für ihre Mitglieder. Aktuell verwaltet sie rund 1.000 Wohneinheiten, gewerbliche Objekte sowie etwa 700 Stellplätze.
Ausgangssituation und Herausforderung
In der täglichen Arbeit fielen zahlreiche Papierdokumente an, darunter Mietverträge, Schriftwechsel, Übergabeprotokolle und Mitgliedsunterlagen. Diese wurden in Rollregalen aufbewahrt, was nicht nur Platz beanspruchte, sondern auch den Arbeitsfluss beeinträchtigte. Mitarbeitende mussten oft auf physische Akten warten, was zu Verzögerungen führte.
Lösung
Um den Workflow zu optimieren und Platz zu sparen, entschied sich die Baugemeinschaft Ettlingen eG für die Digitalisierung ihrer Mitgliederakten. In Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT) wurden die Akten innerhalb von sechs Wochen digitalisiert.
Die Mitarbeitenden bereiteten die Papierakten selbst vor, um sicherzustellen, dass sie in der gewünschten Form digitalisiert wurden. Parallel dazu wurden ein neuer Server aufgesetzt und eine neue Software eingeführt.
Fazit
Durch die Digitalisierung konnte die Baugemeinschaft Ettlingen einen nahezu papierlosen Arbeitsablauf realisieren. Der Zugriff auf das digitale Archiv ist jederzeit möglich, was die Effizienz steigert. Zudem wurde durch den Wegfall der physischen Akten ein ganzer Raum frei.
Die Struktur des digitalen Archivs entspricht nun vollständig der EDV-Systematik, wodurch organisatorische Unterscheidungen zwischen Mietern und Mitgliedern klar abgebildet werden können.
„Die Abwicklung lief an sich problemlos ab. Es hat zeitlich funktioniert und das Ergebnis sieht gut aus. DI.UNIT (ehemals Frankenraster) ist auf jeden Fall empfehlenswert.“
Guido Benz – Baugemeinschaft Ettlingen eG
