E-Rechnung Pflicht 2025 – wie sich Unternehmen in 5 Schritten mühelos darauf einstellen

In diesem Artikel

Was versteht man unter E-Rechnung?
Wann werden elektronische Rechnungen Pflicht?
Ist PDF eine E-Rechnung?
Kann man auf eine Papierrechnung bestehen?
Welche Vorteile bringt mir die E-Rechnung?
Wie stelle ich auf E-Rechnungen um?

Versenden und erhalten Sie auch noch Rechnungen auf Papier? Oder verschicken und empfangen Sie Rechnungen als einfaches PDF per E-Mail? Dann kommen in den nächsten Monaten einige Änderungen auf Sie zu.

Unternehmen sollen nämlich ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen, archivieren und verarbeiten können.

In diesem Beitrag erfahren Sie nicht nur alles Wesentliche zur geplanten E-Rechnungspflicht ab Januar 2025. Sie erfahren auch, wie Sie sich in 5 Schritten mühelos auf die Pflicht zu elektronischen Rechnungen einstellen und welche enormen Vorteile Sie durch E-Rechnungen haben.

Was versteht man unter E-Rechnung?

Kurz gesagt werden bei einer E-Rechnung die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. So ist eine medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung möglich.

Dies trifft für die meisten per E-Mail versendeten PDF-Dateien nicht zu, denn diese enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die in einem Zwischenschritt erst ausgelesen werden müssen.

Welche Standards bei der E-Rechnung genau gemeint sind, dazu hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 2. Oktober 2023 bereits kürzlich Stellung bezogen. E-Rechnungen sind demnach

• ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1
• XRechnungen

Das ZUGFeRD-Format basiert auf einer PDF/A-Datei, die mit einer XML-Datei kombiniert wird. Auch die XRechnung basiert auf einem XML-basierten Datenmodell. Diese Formate sind nicht abschließend, werden aber von den Finanzbehörden derzeit ausdrücklich benannt.

Wann werden elektronische Rechnungen Pflicht?

Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein Jahr später, also 2026, muss jedes Unternehmen auch selbst E-Rechnungen erstellen und versenden können. So sieht es der Entwurf des „Wachstumschancengesetzes“ der Bundesregierung vor.
Alle Unternehmen, die für den Bund tätig werden, müssen E-Rechnungen bereits seit 2020 stellen. Grundlage hierfür ist die E-Rechnungsverordnung (ERechV) als nationale Rechtsgrundlage.
Die Zeit von Papier- und reinen PDF-Rechnungen ist in einigen Monaten somit endgültig vorbei. An der digitalen Rechnungsverarbeitung kommt also niemand mehr vorbei.

Ist PDF eine E-Rechnung?

Nein! Eine PDF-Rechnung ist kein strukturiertes Dateiformat, das maschinell ausgelesen werden kann. PDF-Dokumente enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die über OCR (Optical Character Recognition) zunächst ausgelesen werden müssen. Auch Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen sind somit keine E-Rechnungen.

Kann man auf eine Papierrechnung bestehen?

Theoretisch ja, praktisch nein, denn die Arbeit mit Papier ist bei E-Rechnungen ausgeschlossen. Elektronische Rechnungen müssen nämlich immer auch elektronisch verarbeitet und im Originalformat archiviert werden. Das Arbeiten mit (ausgedruckten) Papierrechnungen hat sich somit ab 2025 erledigt.

Welche Vorteile bringt mir die E-Rechnung?

Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen bringt Unternehmen viele Vorteile:

• Kein Papierhandling mehr – vom Ausdrucken über das Kuvertieren bis zum Postversand. Das spart viel Zeit, die für wichtigere Dinge investiert werden kann.
• Geringere Kosten für Büromaterial und Porto. Papier, Toner, Umschläge, Briefmarken und Maschinen werden nicht mehr benötigt.
• Bei Eingangsrechnungen sparen Sie Zeit für das Öffnen der Umschläge, das Stempeln, Kopieren und Verteilen.
• Keine Eingabefehler mehr, denn die Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen.
• Kürzere Durchlaufzeiten durch hohe Automatisierung – von der Prüfung bis zur automatischen Verbuchung, dadurch
• Rechnungen können auch unterwegs oder im Homeoffice geprüft und freigegeben werden.
• Nie wieder Skonto verschenken

Zum Skonto finden Sie auch einen weiteren spannenden Beitrag in unserem Blog

Diese Aufzählung ist sicher nicht abschließend.

Viele unserer Kunden haben sich bereits vom vom Papier verabschiedet und auf digitale Abläufe umgestellt. Das hat sie entscheidend dabei unterstützt, nachhaltig zu wachsen.

Zwei Beispiele von vielen:

• Björn Gräber von Prima-Food konnte durch die Umstellung eine Mitarbeiterstelle einsparen, die das Unternehmen sonst hätte aufbauen müssen. In Zeiten des Fachkräftemangels ein echter Vorteil.

Den ganzen Erfahrungsbericht finden Sie hier

• Frank Mannefeld von der H.-D. Kottmeyer-Gruppe konnte die Zahl seiner Mitarbeitenden in der Verwaltung konstant halten – obwohl sich seit 2017 Umsatz und die Zahl der Beschäftigten verdoppelt haben.

Die Pflicht zur E-Rechnung bietet Unternehmen also große Chancen, die den Aufwand der Einführung um ein Vielfaches überwiegen.

Wie stelle ich auf E-Rechnungen um?

Zunächst: Die Umstellung auf E-Rechnungen ist kein Hexenwerk! Mit den richtigen Werkzeugen kann der Umstieg in wenigen Wochen gelingen. Bei der Umstellung auf die E-Rechnung sollten Sie in überschaubaren Schritten vorgehen. Hier sind die 5 Schritte, mit der Sie Ihr Unternehmen mühelos auf E-Rechnung einstellen:

Schritt 1: Das Team bei der Einführung der E-Rechnung beteiligen

Nach meiner Erfahrung ist es eine der größten Herausforderungen, die Menschen bei den anstehenden Veränderungen mitzunehmen und sie einzuladen, den Umstieg auf die digitale Rechnungsverarbeitung aktiv zu gestalten.

Beziehen Sie also von Anfang an das gesamte Team ein und machen Sie deutlich, welche Vorteile jedem einzelnen die Einführung der E-Rechnung bringt.

Schritt 2: Über Anforderungen informieren

Informieren Sie sich über die Anforderungen: Die EU-Kommission plant die Einführung eines grenzüberschreitenden transaktionsbezogenen Meldesystems für Unternehmen ab 2028. Zentrale Voraussetzung hierfür ist die Ausstellung von elektronischen Rechnungen, die der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).

Favorisiert wird dabei von der EU der Standard der XRechnung, der auf einem XML-basierten Datenmodell basiert – wie oben beschrieben – und bereits bei öffentlichen Aufträgen angewendet wird.

Schritt 3: Den Übergang planen

Planen Sie die Umstellung sorgfältig. Bevor Sie mit der Umstellung beginnen, machen Sie eine Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Infrastruktur und Ihrer Buchhaltungsprozesse und prüfen Sie, ob die vorhandenen Systeme E-Rechnungen erstellen oder verarbeiten können:

• Verfügen Sie über ein System, mit dem Sie Ausgangsrechnungen in einem elektronischen Format erzeugen, an Kunden und Finanzbehörden übermitteln und rechtssicher archivieren können?
• Verfügen Sie über ein System, mit dem Sie elektronische Eingangsrechnungen – zum Beispiel im Format ZUGFeRD oder XRechnung – auslesen und automatisch verarbeiten können?
• Verfügen Sie über einen medienbruchfreien digitalen Prozess, mit dem Sie E-Rechnungen einfach prüfen, kontieren und verbuchen können?

Schritt 4: Passen Sie ihre IT-Infrastruktur an

Sie benötigen Software, die die oben genannten Formate unterstützt und die elektronische Verarbeitung der Rechnungen ermöglicht.

Mit modernen Dokumentenmanagement- und Digitalisierungsplattformen wie zum Beispiel DocuWare oder JobRouter® können Sie E-Rechnungen einfach verarbeiten und sicher archivieren. Darüber hinaus können Sie mit diesen Systemen die Rechnungsverarbeitung von der Prüfung bis zur Zahlung komplett digital abbilden.

Dabei tragen automatisierte Prozesse dazu bei, wertvolle Zeit zu sparen und die Qualität der Buchführung zu verbessern. Denn manuelle und fehleranfällige manuelle Dateneingaben von Rechnungsnummern, Beträgen und sonstigen Rechnungsinformationen entfallen dabei komplett.

Bei der Auswahl des richtigen Systems hilft Ihnen bestimmt auch unsere Checkliste weiter

Schritt 5: Schulen Sie das Team und testen Sie ausgiebig

Bevor Sie vollständig auf E-Rechnungen umstellen, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden gründlich schulen. Sie müssen vom neuen System überzeugt sein und es auch im hektischen Alltag sicher bedienen können. Nehmen Sie sich Zeit für die Umstellung und planen Sie Gewöhnungsphasen ein.

Zudem sollten Sie vor der Umstellung das neue System ausgiebig testen und es auf Herz und Nieren prüfen:

• Klappt der Rechnungseingang? Werden eingehende Rechnungen täglich richtig verarbeitet, sicher und rechtskonform archiviert und den richtigen Stellen zur Prüfung zugewiesen?
• Werden Ausgangsrechnungen richtig erstellt und kommen die Informationen auch korrekt beim Empfänger an?
• Werden die E-Rechnungen auch formal, sachlich und rechnerisch korrekt geprüft?
• Kann das System die Rechnungen auch dauerhaft (10 Jahre) sicher speichern?
• Funktioniert der digitale Arbeitsablauf (Workflow) reibungslos? Wie funktioniert der Workflow in Ausnahmefällen, zum Beispiel bei fehlerhaften oder doppelten Rechnungen?
• Werden Rechnungsdaten und Kontierungen korrekt an das Finanzbuchhaltungssystem übertragen?
• Kommen alle Beteiligten gut mit dem neuen System zurecht?

Wenn Sie diese 5 Schritte berücksichtigen, dann werden auch Sie die Umstellung auf die digitalen Rechnungen mühelos meistern.

Bitte nicht vergessen: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Planen Sie rechtzeitig die Umstellung und sichern Sie sich frühzeitig benötigte Kapazitäten.