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SALAMANDER Industrie-Produkte

600 digitale Personalakten von höchster Qualität

Lesedauer ca. 4 Min.

Best Practice digitale Personalakte: Full-Service Digitalisierung von aktiven Personalakten sorgt für mehr Agilität und Effizienz beim Mittelständler Salamander Industrie-Produkte

FirmaSALAMANDER Industrie-Produkte GmbH
BrancheIndustrieunternehmen für Fenster-, Türsysteme, Kunststoffprofile, Werkzeuge, Outdoorprofile, Lederfaserstoffe
FirmensitzTürkheim (Stammsitz)
Mitarbeitende600 Mitarbeitende / > 1.400 (weltweit)
DokumentenartenPersonalakten
LösungDigitalisierung von 600 Personalakten
ProjektrahmenDigitalisierung und Klassifizierung von Personalakten inklusive Logistik / Entwicklung eines einheitlichen Systems für unterschiedliche Ordner- und Ablagestrukturen

Über Salamander Industrie Produkte

Firmensitz der Salamander Industrie Produkte in Türkheim
Stammsitz der SALAMANDER Industrie-Produkte GmbH in Türkheim

Die SALAMANDER Industrie-Produkte GmbH mit Stammsitz in Türkheim ist ein führender europäischer Qualitäts-Systemgeber für hochenergiesparende Fenster- und Türsysteme aus Kunststoff.

Ausgangssituation & Herausforderungen

Die Suche nach Fachkräften ist, wie für die meisten Unternehmen, auch für Salamander eine Herausforderung. Ebenso wie die Mitarbeiterbindung und die Entlastung der hochqualifizierten Kolleginnen und Kollegen in der Personalabteilung von stupiden Routineaufgaben.

Deswegen entschied sich der Mittelständler, auf digitale Personalakten umzustellen. Eine digitale Personalverwaltung hat dabei gleich auf mehreren Ebenen wesentliche Vorteile: Informationen werden sekundenschnell gefunden und Akten ganz einfach per Klick aufgerufen – ohne langes Suchen in staubigen Archiven. Die digitale Akte ist standortunabhängig verfügbar, für alle berechtigten Mitarbeiter*innen, aus dem Home-Office und von unterwegs.

Lösung

Erst überlegte die Salamander-Geschäftsleitung, die Digitalisierung aller 600 Personalakten inhouse durchzuführen. Man stellte aber schnell fest, dass die internen Kapazitäten dafür nicht reichten.  So wählten die Türkheimer die DI.UNIT GmbH (vormals Frankenraster) als Partner für dieses großes und anspruchsvolles Projekt aus.
Das entscheidende Kriterium für diese Entscheidung fasst Johannes Böck, Head of Human Ressources, so zusammen:

„Der Scandienstleister arbeitet auf höchstem technischem Niveau, aber die eingescannten Dateien werden von Menschen, nicht Maschinen benannt und den Mitarbeitern zugeordnet. Das war uns sehr wichtig.“

Johannes Böck
Head of Human Ressources Salamander Industrie-Produkte

Manuelles Arbeiten bei Digitalisierungsprozessen 

Bei DI.UNIT ist die manuelle Prüfung und Zuordung durch die geschulten Mitarbeitenden Standard

Nur so können wir jeden Digitalisierungsprozess exakt an Kundenwünsche anpassen„, erklärt die damalige Produktionsleiterin Petra Steiner.
„Bei der Salamander Industrie-Produkte GmbH beispielsweise waren sehr viele verschiedene Ablageordner für die eingescannten Dokumente festgelegt. Zudem waren einige Akten sehr alt und dementsprechend anders strukturiert. Unser Team hat hier manuell die unterschiedlichen Strukturen herausgefiltert und in ein einheitliches System gebracht. Das geht nicht nur schneller als mit Technik, sondern gibt unseren Kunden auch Sicherheit bei der Durchführung vielschichtiger Digitalisierungsvorhaben“, so Petra Steiner weiter.

Schulung zur digitalen Personalakte & Strukturierung

Für das Arbeiten mit den digitalen Dateien hatten Salamander bereits ein Dokumentenmanagement-System installiert.
Bei einer Schulung legte das HR-Team und die Experten von DI.UNIT die Struktur der Dokumentenliste fest. Auf dieser Basis wurden die digitalisierten Dokumente benannt und den einzelnen Ordnergruppen zugeordnet – für eine sortierte Ablage.

„Die Digitalisierung hat unsere Verwaltung beweglicher und unser Arbeiten wesentlich effizienter gemacht.“

Magdalena Huber
HR Specialist Salamander Industrie-Produkte

In der Schulung legte man auch die Zuweisung der Dokumente zu den einzelnen Kategorien und Schlagworten fest. Das stellt sicher, dass sich die Personalakten nach dem Scan reibungslos ins digitale System einspeisen ließen und die Mitarbeitenden die benötigte Unterlagen schnell finden.

Die anschließende Digitalisierung der Personalakten konnte so schnell und präzise durchgeführt werden.

Do it yourself – besser nicht beim Digitalisieren

Die Erfahrung aus diesem Prozess bestätigte Salamander in der Entscheidung, das Scanprojekt nicht selber gestemmt zu haben. Neben dem Fachwissen spricht auch die Scanner-Technik für DI.UNIT als Dienstleister. So stimmten Qualität, Struktur und Kompatibilität der Dateien – und das bei kürzestem Zeitaufwand.

Fazit

Digital arbeiten für den Erfolg des Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Für Salamander ist das Fazit des Digitalisierungsprojektes mit DI.UNIT eindeutig positiv.
Das Personal-Team kann sich jetzt noch besser um alle Mitarbeitenden kümmern. 

„Die Digitalisierung hat unsere Verwaltung beweglicher gemacht“, sagt HR Specialist Magdalena Huber. „Das Erledigen von Schriftverkehr läuft fix und die Betreuung unserer Angestellten sowie Auszubildenden zu allen Fragen rund um die Personalverwaltung ist immer reibungslos sichergestellt. Die Digitalisierung hat unser Arbeiten wesentlich zeiteffizienter gemacht. Und das freut uns sehr, denn auch bei der Salamander Industrie-Produkte GmbH setzt man auf Fortschritt und Menschen.“

„Die Zusammenarbeit hat reibungslos funktioniert. DI.UNIT (vormals Frankenraster) war sehr engagiert.“

Johannes Böck
Head of Human Ressources Salamander Industrie-Produkte

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