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DMS

Welche Abteilungen profitieren von einem Dokumentenmanagement-System?

von Sabine Sladky |Lesedauer ca. 3 Min.

Wir hören häufig die Frage, für welche Abteilungen und Anwendungen ein Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) geeignet ist. Die Antwort lautet ganz klar: Für jede Abteilung, die mit Dokumenten arbeitet. Ziemlich viele also. Wie sieht das aus, d. h. wie profitieren die Teams in diesen Abteilungen vom Einsatz eines DMS? Das zeigen wir im Folgenden anhand von konkreten Beispielen. Spoiler: Einige davon könnten Sie überraschen...

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DMS in der Buchhaltung

Sicherlich das beste Beispiel für die Vorteile des Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems ist die  Buchhaltung. Diese Abteilung kann ein DMS nutzen, um Rechnungen, Belege, Zahlungsbestätigungen und andere Finanzdokumente zu erfassen, zu verarbeiten und zu archivieren. Ein DMS kann auch die Automatisierung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen ermöglichen und die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöhen.

Hier gibt es mehr Infos zur automatischen Verarbeitung von Eingangs­rechnungen.

DMS im Personalwesen

Auch das Personalwesen (HR) kann ein Dokumentenmanagement-System gewinnbringend nutzen, z. B. um Bewerbungen, Verträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen und andere personalbezogene Dokumente zu verwalten. Ein DMS kann auch die Mitarbeiterkommunikation und -bindung fördern und die Einhaltung von Datenschutz und Arbeitsrechtsvorschriften sicherstellen.

DMS im Vertrieb

Das bringt uns zur dritten Abteilung, dem Vertrieb. Der Vertrieb kann ein Dokumentenmanagement-System nutzen, um Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Reklamationen und andere vertriebsrelevante Dokumente zu organisieren. Ein DMS kann auch die Kundenbeziehungen verbessern und die Verkaufs Chancen erhöhen.

DMS im Einkauf

Der Einkauf kann ein Dokumentenmanagement-System nutzen, um Anfragen, Angebote, Bestellungen, Eingangslieferscheine und andere einkaufsrelevante Dokumente zu organisieren. Ein DMS kann dabei unterstützen, Kreditoren-Laufzeiten zu verkürzen. Damit ist die Zeit gemeint, um eine Eingangsrechnung zu bezahlen und so die Lieferantenbeziehungen zu verbessern.

DMS in der Konstruktion und Produktion

Ja, auch in der Konstruktion oder Produktion ist ein Dokumentenmanagement-System sehr nützlich! Es kann dazu verwendet werden, um technische Zeichnungen, Arbeitsanweisungen, Qualitätsberichte, Prüfmaterial, Zeugnisse und andere produktionsbezogene Dokumente zu speichern. Ein DMS kann auch die Prozessoptimierung und die Qualitätskontrolle unterstützen.

DMS im Projektmanagement

Last but not least ein Dokumentenmanagement-System professionalisiert die abteilungsübergreifenden Projektarbeit. Es verschafft allen Beteiligten des Projekts eine gemeinsame Sicht auf alle projektrelevanten Dokumente, egal ob es aus Sicht des Vertriebs, der Konstruktion, der Fertigung, des Einkaufs oder der Buchhaltung ist.

Fazit

Alle diese Beispiele kommen aus der Praxis und Kunden setzen ein Dokumentenmanagement-System für alle vorgenannten Fälle ein.

Dabei schätzen viele Anwender die Möglichkeit, mit einem DMS durchgehend digitale Arbeitsabläufe zu gestalten und dabei verschiedene einzelne IT-Systeme im Unternehmen, wie eine Software für Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Office-Systeme miteinander zu verbinden.

Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!

Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!

In unserer Podcast-Reihe „DI.talk mit Gast“ sprechen Unternehmerinnen und Unternehmer über ihre Projekte, berichten von Hürden und Herausforderungen – und wie man sie gemeinsam meistert.

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