DMS
Diese Vorteile hat ein Dokumentenmanagement-System für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen
Lesedauer ca. 3 Min.
Hier gibt's den Überblick über alle Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS)
In diesem Artikel
Erster Vorteil: Zeitersparnis
Zweiter Vorteil: Kosteneinsparungen
Dritter Vorteil: Produktivitätssteigerung
Vierter Vorteil: Zusammenarbeit & Kommunikation
Fünfter Vorteil: Compliance & Sicherheit
Sechster Vorteil: Integration
Siebter Vorteil: Flexibilität
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Eines ist sicher: Ein Dokumentenmanagement-System kurz DMS, bietet nicht nur dem Unternehmen, sondern allen, die damit arbeiten, große Vorteile. Welche genau das sind, und wie Sie und Ihr Team vom digitalen DMS profitieren, erfahren Sie in der folgenden Übersicht.
Erster Vorteil: Zeitersparnis
Mit einem DMS können Sie schnell und einfach auf alle Dokumente zugreifen, die Sie und Ihr Team für die tägliche Arbeit brauchen. Sie müssen nicht mehr lange nach Papierdokumenten suchen oder verschiedene Dateien, Formate und Versionen verwalten. Außerdem können Sie mit dem System Dokumente automatisch katalogisieren und indexieren lassen, so dass Sie sie jederzeit schnell wiederfinden.
Hier finden Sie zusätzliche Tipps zur Einführung eines DMS
Zweiter Vorteil: Kosteneinsparungen
Ein Dokumentenmanagement-System reduziert den Papierverbrauch und den Platzbedarf für die Dokumentenablage.
Das spart nicht nur Geld, sondern auch Ressourcen und schont die Umwelt.
Dritter Vorteil: Produktivitätssteigerung
Mit einem DMS können Sie Dokumente effizienter und qualitativ hochwertiger erstellen und bearbeiten. So können Sie z. B. Vorlagen nutzen, Änderungen nachverfolgen, Kommentare einfügen oder digitale Signaturen verwenden. Außerdem können Sie Dokumente mit anderen Anwendern teilen und gemeinsam bearbeiten.
Und das Beste: Ein DMS nimmt Ihnen Routinearbeiten ab, wie die Erfassung oder die Vor-Kontierung von Rechnungen. Mit dem System automatisieren Sie diese Tätigkeiten und haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
Vierter Vorteil: Zusammenarbeit & Kommunikation
Mit einem Dokumentenmanagement-System tauschen Sie schnelle und einfach Unterlagen mit Mitarbeiter*innen oder externen Partner*innen aus, geben oder erhalten Feedback und haben den Status von Arbeitsprozessen im Blick.
Außerdem können Sie Dokumente über verschiedene Geräte und Standorte hinweg synchronisieren und nutzen. So haben Sie stets einen kompletten Überblick über das Geschehen.
Sie möchten wissen, wie Sie Ihr Team mitnehmen? Hier gibt es den passenden Beitrag dazu
Fünfter Vorteil: Compliance & Sicherheit
Ein DMS unterstützt Sie dabei, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. So halten Sie z. B. einfach die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten ein, können Zugriffsrechte vergeben oder löschen, den Datenschutz bei personenbezogenen Daten gewährleisten oder eine Revisionssicherheit Ihrer Dokumente herstellen.
Sechster Vorteil: Integration
Das Dokumentenmangement-System lässt sich in der Regel einfach und schnell in andere Programme integrieren. Sie können z. B. Dokumente aus Ihrer EMail-Anwendung, Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungssoftware in das DMS übernehmen oder umgekehrt.
Daten manuell von einem System ins andere zu übertragen, ist nicht mehr nötig. Das verbessert die Qualität der Arbeit und reduziert Fehler.
Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Auswahl des passenden DMS
Siebter Vorteil: Flexibilität
Ein DMS ermöglicht flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. Sie und Ihr Team können jederzeit und überall auf Dokumente zugreifen, sie bearbeiten oder teilen.
Dabei ist das Endgerät egal: Es funktioniert mit einem Handy, einem Tablet oder einen Laptop. So sind Sie und die Mitarbeitenden nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Arbeiten Sie doch einfach, wo und wann Sie möchten. Das Dokumentenmanagement-System macht’s möglich!
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
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