E-Rechnungspflicht: Warum Sie jetzt handeln müssen!

In diesem Artikel

E-Rechnung - was war das noch einmal?
Wann und für wen werden elektronische Rechnungen Pflicht?
Welche Vorteile bringt Ihnen die E-Rechnung?
Was passiert, wenn Sie die E-Rechnungspflicht ignorieren?
Sofortmaßnahmen: So stellen Sie auf E-Rechnungen um
Fazit

Es ist soweit: Ab Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht Realität. Das hat weitreichende Folgen für B2B-Unternehmen in Deutschland. Besonders ernst wird es spätestens Anfang 2026, wenn die Regelung für alle Unternehmen verbindlich wird. Wer sich bis dahin nicht vorbereitet, riskiert empfindliche Konsequenzen – und die sind nicht zu unterschätzen.

Welche das sind und wie Sie aus der E-Rechnung einen Vorteil für Ihr Unternehmen machen, erfahren Sie im Beitrag.

E-Rechnung – was war das noch einmal?

Die E-Rechnungspflicht basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und soll die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen erhöhen.
Anders als die klassische Papierrechnung ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ein strukturierter Datensatz, der automatisch und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden kann. Dies trifft für die meisten PDF-Dateien nicht zu, denn diese enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die in einem Zwischenschritt erst ausgelesen werden müssen.

Eine E-Rechnung muss also ein strukturiertes elektronische Format haben und die elektronische Verarbeitung ermöglichen. Als E-Rechnungen zugelassen sind aktuell:

• ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 (Kombination aus einer PDF/A- und einer XML-Datei)
• XRechnungen (basiert auf einem XML-basierten Datenmodell)

Wann und für wen werden elektronische Rechnungen Pflicht?

• Ab Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen (bis auf wenige Ausnahmen) E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Ab 2026 muss jedes Unternehmen auch selbst E-Rechnungen erstellen und versenden können.
  

Welche Vorteile bringt Ihnen die E-Rechnung?

Schon wieder eine Plicht? Ja, aber eine mit vielen Vorteilen für Ihr Unternehmen:

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse ersetzen die manuelle Bearbeitung. Das spart viel Zeit, die für wichtigere Dinge investiert werden kann.
• Kostensenkung: Sie können sich endlich von Büromaterial, Druck und Postversand verabschieden und bares Geld sparen.
• Transparenz und Sicherheit: Einheitliche Standards minimieren Fehler und ermöglichen eine bessere Nachvollziehbarkeit. Auch doppelte Eingaben entfallen.
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet einen geringeren ökologischen Fußabdruck.
• Kürzere Durchlaufzeiten durch hohe Automatisierung – von der Prüfung bis zur automatischen Verbuchung, dadurch können Rechnungen auch unterwegs oder im Homeoffice geprüft und freigegeben werden – Sie verschenken nie wieder Skonto.

Zum Skonto finden Sie auch einen weiteren spannenden Beitrag in unserem Blog

Was passiert, wenn Sie die E-Rechnungspflicht ignorieren?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist nicht verpflichtend! Unternehmen, die sich nicht an die neuen Vorgaben halten, müssen mit erheblichen Konsequenzen rechnen:

Ungültige Rechnungen

Rechnungen, die nicht den vorgeschriebenen Formaten (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) entsprechen, werden vom Empfänger abgelehnt. Das bedeutet:

• Ihre Kunden zahlen nicht.
• Ihre eigenen Zahlungen könnten ins Stocken geraten.
• Ihre Liquidität gerät in Gefahr.

Vertragsstrafen und rechtliche Konsequenzen

In vielen Geschäftsverträgen ist die korrekte Rechnungsstellung vorgeschrieben. Verstöße gegen diese Pflichten können zu Vertragsstrafen oder gar zur Auflösung von Geschäftsbeziehungen führen. Zudem können Behörden Bußgelder verhängen, wenn Rechnungen nicht regelkonform ausgestellt werden.

Zahlungsverzug und Verlust von Geschäftspartnern

Kunden und Geschäftspartner werden sich zunehmend weigern, Rechnungen zu akzeptieren, die nicht im korrekten Format ausgestellt sind. Das führt nicht nur zu Zahlungsverzögerungen, sondern auch zu einem Vertrauensverlust und potenziell zum Abbruch der Zusammenarbeit.

Wettbewerbsnachteile

Unternehmen, die sich der Digitalisierung verweigern, werden als unmodern wahrgenommen und riskieren, im Wettbewerb mit agileren und effizienteren Konkurrenten zurückzufallen. Wer nicht mitzieht, verliert den Anschluss.

Hohe Nachrüstkosten

Je später Sie mit der Umstellung beginnen, desto teurer und stressiger wird’s. Besonders dann, wenn Sie erst kurz vor der Deadline 2026 handeln, könnten Softwarelösungen und externe Unterstützung schwer verfügbar sein – und die Kosten explodieren.
Beachten Sie auch, dass die Implementierung der passenden Software gut drei Monate dauern kann!

Wir unterstützen Sie gerne beim der Implementierung in Ihre Systeme und Fragen rund um die E-Rechnung. So schaffen Sie ineffiziente, papierbasierte Prozesse ab und führen Ihre Organisation in die digitale Zukunft.

Sofortmaßnahmen: So stellen Sie auf E-Rechnungen um

Jetzt ist also Handeln angesagt! Die Umstellung auf E-Rechnungen ist zum Glück kein Hexenwerk. Mit den richtigen Werkzeugen kann der Umstieg in wenigen Wochen gelingen. Wichtige Aspekte dabei sind:

Software prüfen und anpassen
Überprüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format erstellen und empfangen kann. Wenn nicht, planen Sie ein Upgrade oder den Wechsel zu einer geeigneten Lösung. Mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen und Digitalisierungsplattformen wie DocuWare oder JobRouter® können Sie E-Rechnungen einfach verarbeiten und sicher archivieren. Darüber hinaus können Sie mit diesen Systemen die Rechnungsverarbeitung von der Prüfung bis zur Zahlung komplett digital abbilden.

Prozesse umstellen
Analysieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und identifizieren Sie Bereiche, die angepasst werden müssen. Automatisierung ist der Schlüssel, um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.

Wir unterstützen Sie bei der Analyse der Prozesse und Umstellung – Mail genügt:

digital-now@di-unit.de

Geschäftspartner informieren
Klären Sie frühzeitig mit Kunden und Lieferanten, wie der Datenaustausch erfolgen soll und welche Standards genutzt werden.

Testläufe durchführen
Führen Sie Probeläufe mit Ihrer neuen Software durch, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung korrekt erstellt, gesendet und empfangen wird.

Fazit

Ignorieren der E-Rechnungspflicht ist keine Option: Unternehmen, die sich nicht vorbereiten, riskieren schwerwiegende finanzielle und geschäftliche Schäden. Und verpassen zudem die Chance zur nachhaltigen Digitalisierung und effektiven Automatisierung von Prozessen – kurz: Sie verpassen die Zukunft!

Handeln Sie jetzt, um nicht auf der Strecke zu bleiben. Wir unterstützen Sie gerne bei allen Fragen und Projekten rund um die E-Rechnung und die Digitalisierung Ihres Unternehmens.