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E-Rechnungspflicht: Warum Sie jetzt handeln müssen!
Lesedauer ca. 5 Min.
Es wird ernst: An Januar 2025 kommt die E-Rechnung! Welche Konsequenzen es hat, wenn Sie jetzt nicht handeln, erfahren Sie im Beitrag.
In diesem Artikel
E-Rechnung - was war das noch einmal?
Der Guide zur E-Rechnung
Wann und für wen werden elektronische Rechnungen Pflicht?
Welche Vorteile bringt Ihnen die E-Rechnung?
Was passiert, wenn Sie die E-Rechnungspflicht ignorieren?
Sofortmaßnahmen: So stellen Sie auf E-Rechnungen um
Fazit
Es ist soweit: Ab Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht Realität. Das hat weitreichende Folgen für B2B-Unternehmen in Deutschland.
Besonders ernst wird es spätestens Anfang 2026, wenn die Regelung für alle Unternehmen verbindlich wird. Wer sich bis dahin nicht vorbereitet, riskiert empfindliche Konsequenzen – und die sind nicht zu unterschätzen.
Welche Konsequenzen das sind und wie Sie aus der E-Rechnung einen Vorteil für Ihr Unternehmen machen, erfahren Sie im Beitrag.
E-Rechnung – was war das noch einmal?
Die E-Rechnungspflicht basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und soll die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen erhöhen.
Anders als die klassische Papierrechnung ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ein strukturierter Datensatz, der automatisch und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden kann. Dies trifft für die meisten PDF-Dateien nicht zu, denn diese enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die in einem Zwischenschritt erst ausgelesen werden müssen.
Eine E-Rechnung muss also ein strukturiertes elektronische Format haben und die elektronische Verarbeitung ermöglichen. Als E-Rechnungen zugelassen sind aktuell:
- ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 (Kombination aus einer PDF/A- und einer XML-Datei)
- XRechnungen (basiert auf einem XML-basierten Datenmodell)
Der Guide zur E-Rechnung
Die ausführlichen 5 Schritte zur mühelosen Umstellung auf die E-Rechnung und viele weitere Tipps zur E-Rechnungspflicht gibt es hier zum Download.
Wann und für wen werden elektronische Rechnungen Pflicht?
- Ab Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen (bis auf wenige Ausnahmen) E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Ab 2026 muss jedes Unternehmen auch selbst E-Rechnungen erstellen und versenden können.
Welche Vorteile bringt Ihnen die E-Rechnung?
Schon wieder eine Plicht? Ja, aber eine mit vielen Vorteilen für Ihr Unternehmen:
- Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse ersetzen die manuelle Bearbeitung. Das spart viel Zeit, die für wichtigere Dinge investiert werden kann.
- Kostensenkung: Sie können sich endlich von Büromaterial, Druck und Postversand verabschieden und bares Geld sparen.
- Transparenz und Sicherheit: Einheitliche Standards minimieren Fehler und ermöglichen eine bessere Nachvollziehbarkeit. Auch doppelte Eingaben entfallen.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet einen geringeren ökologischen Fußabdruck.
- Kürzere Durchlaufzeiten durch hohe Automatisierung – von der Prüfung bis zur automatischen Verbuchung, dadurch können Rechnungen auch unterwegs oder im Homeoffice geprüft und freigegeben werden – Sie verschenken nie wieder Skonto.
Zum Skonto finden Sie auch einen weiteren spannenden Beitrag in unserem Blog
Was passiert, wenn Sie die E-Rechnungspflicht ignorieren?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist nicht verpflichtend! Unternehmen, die sich nicht an die neuen Vorgaben halten, müssen mit erheblichen Konsequenzen rechnen:
Ungültige Rechnungen
Rechnungen, die nicht den vorgeschriebenen Formaten (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) entsprechen, werden vom Empfänger abgelehnt. Das bedeutet:
- Ihre Kunden zahlen nicht.
- Ihre eigenen Zahlungen könnten ins Stocken geraten.
- Ihre Liquidität gerät in Gefahr.
Zahlungsverzug und Verlust von Geschäftspartnern
Kunden und Geschäftspartner werden sich zunehmend weigern, Rechnungen zu akzeptieren, die nicht im korrekten Format ausgestellt sind. Das führt nicht nur zu Zahlungsverzögerungen, sondern auch zu einem Vertrauensverlust und potenziell zum Abbruch der Zusammenarbeit.
Vertragsstrafen und rechtliche Konsequenzen
In vielen Geschäftsverträgen ist die korrekte Rechnungsstellung vorgeschrieben. Verstöße gegen diese Pflichten können zu Vertragsstrafen oder gar zur Auflösung von Geschäftsbeziehungen führen. Zudem können Behörden Bußgelder verhängen, wenn Rechnungen nicht regelkonform ausgestellt werden.
Wettbewerbsnachteile
Unternehmen, die sich der Digitalisierung verweigern, werden als unmodern wahrgenommen und riskieren, im Wettbewerb mit agileren und effizienteren Konkurrenten zurückzufallen. Wer nicht mitzieht, verliert den Anschluss.
Hohe Nachrüstkosten
Je später Sie mit der Umstellung beginnen, desto teurer und stressiger wird’s. Besonders dann, wenn Sie erst kurz vor der Deadline 2026 handeln, könnten Softwarelösungen und externe Unterstützung schwer verfügbar sein – und die Kosten explodieren.
Beachten Sie auch, dass die Implementierung der passenden Software gut drei Monate dauern kann!
Wir unterstützen Sie gerne beim der Implementierung in Ihre Systeme und Fragen rund um die E-Rechnung. So schaffen Sie ineffiziente, papierbasierte Prozesse ab und führen Ihre Organisation in die digitale Zukunft.
Sofortmaßnahmen: So stellen Sie auf E-Rechnungen um
Jetzt ist also Handeln angesagt! Die Umstellung auf E-Rechnungen ist zum Glück kein Hexenwerk. Mit den richtigen Werkzeugen, wie den Digitalisierungsplattformen DocuWare oder JobRouter®, kann der Umstieg in wenigen Wochen gelingen.
Und ja, dazu muss sich in den meisten Fällen auch bei Ihren Prozessen etwas ändern. Aber auch das ist einfacher, als es sich zunächst “anfühlt”.
Wir unterstützen Sie bei der Analyse der Prozesse und Umstellung – Mail genügt:
Der Guide zur E-Rechnung
Die ausführlichen 5 Schritte zur mühelosen Umstellung auf die E-Rechnung und viele weitere Tipps zur E-Rechnungspflicht gibt es hier zum Download.
Fazit
Ignorieren der E-Rechnungspflicht ist keine Option: Unternehmen, die sich nicht vorbereiten, riskieren schwerwiegende finanzielle und geschäftliche Schäden. Und verpassen zudem die Chance zur nachhaltigen Digitalisierung und effektiven Automatisierung von Prozessen – kurz: Sie verpassen die Zukunft!
Handeln Sie jetzt, um nicht auf der Strecke zu bleiben. Wir unterstützen Sie gerne bei allen Fragen und Projekten rund um die E-Rechnung und die Digitalisierung Ihres Unternehmens.
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Sie profitieren von unserem Know-How aus über 2.500 Digitalisierungsprojekten, die wir für und mit Mittelständlern, Großunternehmen und öffentlichen Verwaltungen bereits umgesetzt haben.
Übrigens…
…zu diesem Thema gibt es auch eine spannende Folge in unserem DI.talk-Podcast.
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