DMS
Wie ein DMS den digitalen Wandel vorantreibt – auch in der Bauwirtschaft
Lesedauer ca. 3 Min.
Digitalisierung - der TOP-Faktor bei der zukunftsfähigen Ausrichtung der Bauwirtschaft. Was ein DMS dabei für Sie leistet, erfahren Sie im Beitrag.
In diesem Artikel
Vorteil 1: Informationsflut beherrschen
Vorteil 2: Automatisch Fehler minimieren
Dritter 3: Immer auf dem aktuellen Stand
Vorteil 4: Effizient verwalten
Vorteil 5: Flexibilität
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Stillstand bedeutet Rückschritt, auch – und vor allem! – in der Bauwirtschaft. Digitalisierung ist bei der zukunftsfähigen Ausrichtung der Branche einer der Top-Faktoren.
Die Bauwirtschaft steht vor enormen Herausforderungen, von der Planung über die Ausführung bis zur Instandhaltung müssen zahlreiche Prozesse effizient gestaltet werden. Hier kommen Dokumentenmanagement-Systeme (kurz DMS) ins Spiel.
Was diese Systeme leisten und welche Vorteil sie für die Bauwirtschaft haben, fassen wir Ihnen im Beitrag kurz und knackig zusammen.
Vorteil 1: Informationsflut beherrschen
Dokumentenmanagement-Systeme sind das Rückgrat der digitalen Transformation in der Bauwirtschaft. Sie ermöglichen die zentrale Verwaltung von Dokumenten, Dateien und Informationen, angefangen bei Bauplänen über Verträge bis zu Genehmigungen oder Bautagebüchern. Durch ein DMS wird die Informationsflut beherrschbar und alle relevanten Akteure haben Zugriff auf die benötigten Unterlagen.
Was ein DMS genau ist, erfahren Sie hier
Vorteil 2: Automatisch Fehler minimieren
Ein zentrales Thema ist die Automatisierung von Geschäftsvorgängen. Dokumentenmanagement-Systeme bieten hier enorme Potenziale, denn Bauunternehmen müssen regelmäßig Rechnungen, Lieferscheine, Leistungsabrechnungen, Stundenzettel und viele weitere Belege bearbeiten. Mit manuellen Prozessen ist das zeitaufwendig und fehleranfällig. Durch die Automatisierung können zum Beispiel Rechnungen automatisch erfasst, geprüft und freigegeben werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler.
Dritter 3: Immer auf dem aktuellen Stand
Ein weiterer Vorteil von DMS ist die revisionssichere Archivierung: Alle relevanten Dokumente werden digital erfasst und können jederzeit nachvollzogen werden. Das ist nicht nur für die Compliance wichtig, sondern auch für die langfristige Dokumentation von Bauprojekten. Bei der Bauplanung und Ausführung müssen ebenfalls viele Informationen koordiniert werden, wie Materiallisten, Zeichnungen, Genehmigungen. Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen. Änderungen werden automatisch aktualisiert und alle Beteiligten sind stets auf dem neuesten Stand.
Mit dieser Checkliste finden Sie ganz einfach das passende DMS
Vorteil 4: Effizient verwalten
Dokumentmanagement-Systeme spielen auch eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von Dokumenten im Bauwesen. Einige Beispiele dafür:
Vertragsmanagement
Ein DMS ermöglicht die zentrale Speicherung von Verträgen, Vertragsänderungen und Zusatzvereinbarungen.
Bauunternehmen können so Vertragslaufzeiten überwachen, Fristen einhalten und rechtzeitig auf Veränderungen reagieren.
Projektdokumentation
Von der ersten Skizze bis zur Fertigstellung eines Gebäudes müssen zahlreiche Dokumente verwaltet werden. Das DMS organisiert Zeichnungen, Pläne, technische Spezifikationen und Protokolle. Dadurch haben alle Projektbeteiligten jederzeit Zugriff auf die relevanten Informationen.
Genehmigungsprozesse
Bauprojekte erfordern oft diverse Genehmigungen von Behörden oder anderen Stakeholdern. DMS vereinfacht den Prozess, indem es alle erforderlichen Unterlagen an einem Ort zusammenführt, das beschleunigt die Genehmigung und minimiert Verzögerung.
Qualitätsmanagement
Ein DMS ermöglicht die Verwaltung von Qualitätsdokumenten wie Prüfprotokollen, Abnahmeprotokollen und Mängelberichten. Dadurch können Bauunternehmen die Qualität ihrer Arbeit sicherstellen und nachweisen.
Vorteil 5: Flexibilität
Ein DMS ermöglicht flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. Sie und Ihr Team können jederzeit und überall auf Dokumente zugreifen, sie bearbeiten oder teilen.
Dabei ist das Endgerät egal: Es funktioniert mit einem Handy, einem Tablet oder einen Laptop. So sind Sie und die Mitarbeitenden nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Arbeiten Sie doch einfach, wo und wann Sie möchten. Das Dokumentenmanagement-System macht’s möglich!
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
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