VOSS Automotive GmbH
Optimiertes Vertragsmanagement durch Digitalisierung
Lesedauer ca. 2 Min.
1.500 Verträge digitalisiert – Optimierte Verwaltung und schneller Zugriff
In diesem Artikel
| Firma | VOSS Automotive GmbH |
|---|---|
| Branche | Automobilzulieferer |
| Sitz | 51688 Wipperfürth |
| Mitarbeitende | Ca. 2.500 weltweit |
| Dokumentenarten | Vertragsunterlagen |
| Lösung | Digitalisierung von Vertragsunterlagen zur Einführung eines Vertragsmanagement-Systems |
| Projektrahmen | Digitalisierung von ca. 1.500 Vertragsunterlagen mit insgesamt rund 8.000 Blatt zur Optimierung des Vertragsmanagements |
Über VOSS
Die VOSS Automotive GmbH ist ein Unternehmen der VOSS Gruppe mit Sitz in Wipperfürth, Deutschland. Als Partner der Automobilindustrie entwickelt und fertigt VOSS Systemlösungen für die internationale Nutzfahrzeug- und Pkw-Industrie sowie für den Offroad-Fahrzeug- und Motorenbau. Mit rund 2.500 Mitarbeitenden weltweit agiert das Unternehmen als globaler, mittelständischer Zulieferer.
Ausgangssituation und Herausforderung
„Der Umfang war mit rund 8.000 Blatt zu groß, um dies mit den eigenen Ressourcen zu bewältigen. Auf Empfehlung haben wir uns für DI.UNIT (ehemals Frankenraster) in Buchdorf entschieden.“
Im Rahmen der Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern fielen bei VOSS Automotive zahlreiche Vertragsunterlagen an. Um einen schnellen und unkomplizierten Zugriff im Rahmen eines reibungslosen Managements jederzeit zu gewährleisten, entschied sich das Unternehmen zur Einführung eines Vertragsmanagement-Systems.
Hierfür war es notwendig, die bestehenden Vertragsunterlagen zu digitalisieren und für die Migration in das System optimal vorzubereiten. Der Umfang der zu digitalisierenden Dokumente betrug rund 8.000 Blatt, was die internen Ressourcen überstieg.
Lösung
Auf Empfehlung entschied sich VOSS Automotive für die Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT). Der Prozess gestaltete sich wie folgt:
- Vorbereitung: Die Vertragsunterlagen wurden sorgfältig für den Scan-Prozess vorbereitet, indem alle Blätter vereinzelt und Büroklammern entfernt wurden.
- Digitalisierung: Anschließend wurden die Unterlagen gescannt.
- Datenaufbereitung: Zur Vorbereitung der Migration in das Vertragsmanagement-System von d.velop wurden die erzeugten Daten nachbearbeitet und entsprechende Importdateien erstellt.
- Datenübermittlung: Die digitalen Vertragsunterlagen wurden VOSS Automotive über einen sicheren Download-Link übermittelt.
- Archivierung: Die Originalunterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, wurden dokumentengerecht und sicher bei DI.UNIT eingelagert.
Sowohl die Lagerung als auch die Digitalisierung und Bereitstellung der Daten unterlagen den strengen Richtlinien der DIN ISO 27001 (Informationssicherheits-Management-System). Alle Prozesse wurden regelmäßig TÜV-geprüft.
Fazit
Durch die professionelle Digitalisierung der Vertragsunterlagen konnte VOSS Automotive das neue Vertragsmanagement-System erfolgreich implementieren und somit die internen Arbeitsprozesse optimieren.
Wiltrud Dick-Neunzig von VOSS Automotive äußerte sich zufrieden über die Projektdurchführung: „Wir sind mit der Projektdurchführung sehr zufrieden. Nach dem Import in unser neues Vertragsmanagement-System können wir nun optimal mit den Vertragsunterlagen arbeiten.“ Sie betonte zudem: „Wir würden uns wieder für die DI.UNIT (ehemals Frankenraster) entscheiden.“
