Landratsamt Biberach an der Riß
Landratsamt digitalisiert Ausländerakten für effiziente Verwaltung
Lesedauer ca. 3 Min.
Unterlagen von etwa 12.500 Personen mit ausländischer Staatsangehörigkeit wurden digital erfasst
In diesem Artikel
Über das Landratsamt Biberach an der Riß
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Organisation | Landratsamt Biberach an der Riß |
| Branche | Öffentliche Verwaltung |
| PLZ | 88400 |
| Einwohner | etwa 34.000 |
| Dokumentenarten | Ausländerakten |
| Lösung | Digitalisierung von Unterlagen von etwa 12.500 Personen mit ausländischer Staatsangehörigkeit |
| Projektrahmen | Digitalisierung zur Einführung einer elektronischen Aktenführung für effizientere Verwaltungsprozesse |
Über das Landratsamt Biberach an der Riß
Die Stadt Biberach an der Riß, gelegen etwa 40 Autominuten von der bayrischen Grenze entfernt in Baden-Württemberg, zählt etwa 33.000 Einwohner. Sie ist außerdem Kreisstadt des gleichnamigen Landkreises Biberach, der sich über mehr als 1.400 km² erstreckt und über 200.000 Menschen, verteilt auf 45 Städte und Gemeinden, beheimatet.
Das Landratsamt fungiert als Verwaltungsorgan des Landkreises Biberach und gliedert sich in vier Dezernate, die insgesamt 26 Ämter einschließen. Im Dezernat für Verwaltung, Kommunales und Kultur liegt neben diversen anderen Ämtern das Ordnungsamt, das unter anderem für die ausländischen Mitbürger des Landkreises zuständig ist und diese bei Fragen zum Aufenthaltsrecht und ähnlichen Anliegen berät.
Ausgangssituation und Herausforderung
Im Ordnungsamt des Landratsamts Biberach werden die Unterlagen von etwa 12.500 Menschen mit ausländischer Staatsangehörigkeit verwaltet. Diese Dokumente sind oft sehr umfangreich, wobei die Unterlagen einer Einzelperson sich über mehrere Sammelmappen erstrecken können.
Die Beamten müssen diese Unterlagen während ihrer täglichen Arbeit immer wieder heranziehen, insbesondere bei häufigem Kundenkontakt, wobei für jedes Anliegen die passenden Dokumente benötigt werden. Das wiederholte Durchgehen der großen Aktenschränke im Laufe des Tages erzeugt nicht nur Unruhe während der Arbeit, sondern ist auch sehr zeitintensiv. Daher entschied sich das Landratsamt für eine deutlich effizientere Lösung: Die elektronische Aktenführung.
Lösung
Um die Unterlagen digital vorliegen zu haben, mussten die Originaldokumente eingescannt werden. Der zeitliche Aufwand dafür wäre jedoch so groß gewesen, dass die Behörde sich für einen externen Dienstleister entschied. „Mit eigenen Personalkapazitäten wäre das einfach nicht machbar gewesen“, bestätigt Hermann Scheel von der Ausländerbehörde Biberach. „Nach unserer Ausschreibung stellte sich das Angebot von DI.UNIT (ehemals Frankenraster) als das beste heraus, das auch unsere Sicherheitsanforderungen erfüllen konnte.“
Bei Ausländerakten handelt es sich um besonders sensible Dokumente, oft mit Originaldokumenten, die vor dem Scanprozess erkannt, aussortiert und an das Landratsamt Biberach zurückgeliefert wurden. Trotz des hohen Voraufwands konnten die Leistungen des DI.UNIT-Teams überzeugen.
Scheel berichtet: „Die Zusammenarbeit verlief reibungslos. Wir konnten das Projekt sogar schneller abschließen, als vertraglich vereinbart.“ Nach dem Scannen lagerten die Akten noch sechs Monate im Hochsicherheitsarchiv. Während dieser Zeit konnten die Mitarbeiter des Ordnungsamtes die Digitalisate noch einmal intensiv prüfen, bevor die Papierunterlagen zur Vernichtung freigegeben wurden.
Fazit
Das Landratsamt freut sich über die neue Arbeitsweise mit DMS-System und digitalen Unterlagen.
„Wir würden uns wieder dafür entscheiden“, so Scheel. Durch die Digitalisierung der Ausländerakten konnte die Effizienz in der Verwaltung deutlich gesteigert und der Zugriff auf wichtige Dokumente erleichtert werden.
