Gemeindeverwaltung Stetten am kalten Markt
Effiziente Digitalisierung verbessert Bürgerservice
Lesedauer ca. 3 Min.
Bürger und Mitarbeiter greifen jetzt schneller auf Bauunterlagen zu und sparen wertvolle Zeit
In diesem Artikel
Über die Gemeinde Stetten am kalten Markt
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Organisation | Gemeindeverwaltung Stetten am kalten Markt |
| Branche | Öffentliche Verwaltung |
| PLZ | 72510 |
| Mitarbeitende | 10 (in der Bau- und Liegenschaftsverwaltung) |
| Dokumentenarten | Bauakten und Liegenschaftspläne |
| Lösung | Digitalisierung von ca. 650 Bauakten und Plänen |
| Projektrahmen | Digitalisierung zur Vereinfachung der Liegenschaftsverwaltung und Verbesserung des Bürgerservices |
Über die Gemeinde Stetten am kalten Markt
Stetten am kalten Markt ist eine Gemeinde im Landkreis Sigmaringen in Baden-Württemberg mit etwa 5.000 Einwohnern. Zur Gemeindeverwaltung zählen neben Stetten auch die Ortsteile Frohnstetten, Storzingen, Glashütte und Nusplingen. Die Bau- und Liegenschaftsverwaltung der Gemeinde bietet interessierten Bauherren die Möglichkeit, sich online über freie Bauplätze in den einzelnen Baugebieten zu informieren. Dieser Service erstreckt sich sowohl auf Wohn- als auch auf Gewerbegebiete.
Ausgangssituation und Herausforderung
Um den Bürgerservice zu verbessern und die internen Arbeitsabläufe zu optimieren, entschied sich die Gemeindeverwaltung, alle Liegenschaftspläne sowie weitere Bauakten zu digitalisieren. Insgesamt umfasste dies etwa 650 Akten und Pläne.
Ein Teil der Bauakten bestand aus übergroßen Plänen und teilweise auch alten Dokumenten, deren Digitalisierung besondere Anforderungen stellte.
Lösung
Frankenraster (heute DI.UNIT) wurde mit der Digitalisierung der Bauakten und Pläne beauftragt. Der Projektablauf gestaltete sich wie folgt:
- Abholung der Unterlagen: Die Pläne und Bauakten wurden von DI.UNIT bei der Gemeindeverwaltung abgeholt.
- Vorbereitung: In Buchdorf wurden die Unterlagen gesichtet und für den Scanvorgang vorbereitet, wobei Heft- und Büroklammern entfernt wurden.
- Digitalisierung: Alle Unterlagen wurden nach Kundenvorgabe farbig oder in Schwarz-Weiß in hoher Auflösung eingescannt.
- Qualitätskontrolle und Rücklieferung: Nach der Qualitätskontrolle wurden die digitalisierten Daten der Gemeindeverwaltung zur Verfügung gestellt, und die Originalvorlagen wurden in die ursprüngliche Reihenfolge zurückgeordnet und zurückgeliefert.
Fazit
„Ein Teil der Bauakten bestand aus übergroßen Plänen und teilweise auch alten Dokumenten. Wir suchten also nach einem Partner, dem es möglich ist, diese Größen problemlos und in hervorragender Qualität zu digitalisieren. Nach dem Vergleich mehrerer Angebote haben wir uns für die DI.UNIT in Buchdorf entschieden.“
„Die Zusammenarbeit mit der DI.UNIT (ehemals Frankenraster) war sehr gut. Alle Unterlagen wurden sehr ordentlich bearbeitet und wieder an uns zurückgegeben. Wir sind sehr zufrieden und werden von DI.UNIT auch die bisher noch nicht digitalisierten Bauakten einscannen lassen.“
Frau Mattes – Gemeindeverwaltung
Durch die Digitalisierung der Bauakten und Pläne konnte die Gemeindeverwaltung Stetten am kalten Markt ihre Liegenschaftsverwaltung effizienter gestalten und den Bürgerservice verbessern.
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief reibungslos, und die Gemeindeverwaltung plant, auch die bisher noch nicht digitalisierten Bauakten einscannen zu lassen.
