Gemeinde Denklingen
Effiziente Digitalisierung optimiert Bürgerservice
Lesedauer ca. 2 Min.
Die Digitalisierung von 900 Ordnern bedeutet weniger Papier, mehr Platz und eine effizientere Verwaltung
| Organisation | Gemeinde Denklingen |
| Branche | Öffentliche Verwaltung |
| PLZ | 86920 |
| Einwohner | knapp 3000 |
| Dokumentenarten | Verwaltungsakten |
| Lösung | Digitalisierung von über 900 Ordnern mit Verwaltungsakten |
| Projektrahmen | Digitalisierung des gesamten analogen Aktenbestands zur Effizienzsteigerung und Verbesserung des Bürgerservices |
Über die Gemeinde Denklingen
Die Gemeinde Denklingen liegt im oberbayerischen Landkreis Landsberg am Lech und zählt rund 2.800 Einwohner. Sie umfasst die drei Gemeindedörfer Denklingen, Epfach und Dienhausen, die durch eine ländliche, traditionelle Dorfkultur geprägt sind.
Eine Vielzahl von Vereinen fördert das gemeinschaftliche Dorfleben, und die umliegenden Landschaften bieten zahlreiche Freizeitmöglichkeiten. In den letzten Jahren hat sich Denklingen zudem als Industriestandort stark entwickelt.
Ausgangssituation und Herausforderung
Um den Service für ihre Bürger zu verbessern und mit der Zeit zu gehen, entschied sich die Gemeinde Denklingen für eine digitale Transformation. Im Mitteilungsblatt wurde die Digitalisierung unter dem Motto „Mit der Maus ins Rathaus“ beworben, wobei zahlreiche Online-Services wie die Eingabe des Wasserzählerstands, die Beantragung von Briefwahlunterlagen oder die Abfrage des Pass-Bearbeitungsstatus hervorgehoben wurden.
Der analoge Aktenbestand von über 900 Ordnern stellte jedoch eine Herausforderung dar, da er den Arbeitsfluss beeinträchtigte und Platz beanspruchte.
Lösung
Die Gemeinde beauftragte Frankenraster (heute DI.UNIT) mit der Digitalisierung der über 900 Ordner. Die Dokumente wurden von Denklingen nach Buchdorf transportiert, wobei besondere Herausforderungen wie die Überwindung von zwei Stockwerken im Dachgeschoss zu bewältigen waren.
In Buchdorf wurden die Unterlagen für das Scannen vorbereitet, einschließlich Entklammern, Entheften und Glätten der Papiere. Anschließend wurden die Dokumente farbig mit 300 dpi gescannt und durch eine automatische Texterkennungssoftware (OCR) verarbeitet. Nach der Digitalisierung wurden die knapp 2,5 Tonnen Akten datenschutzgerecht vernichtet, wobei jedes einzelne Blatt Papier in mindestens 420 Teile zerkleinert wurde, entsprechend der DIN 66399-1.
Fazit
Durch die Digitalisierung des Aktenbestands konnte die Gemeinde Denklingen ihre Effizienz steigern und den Bürgerservice verbessern. Mitarbeiter sparen nun wertvolle Zeit, da sie nicht mehr in physischen Aktenschränken nach Dokumenten suchen müssen. Bürger können viele Behördengänge bequem und ortsunabhängig online erledigen. Johann Hartmann, Geschäftsleiter der Gemeindeverwaltung, betonte: „Die Erfahrung der DI.UNIT (ehemals Frankenraster) im Umgang mit sensiblen Daten hat uns überzeugt.“
