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Evangelische Stiftung Pflege Schönau

"Speicherplatz ist leicht erweiterbar, Räumlichkeiten nur schwer"

Lesedauer ca. 2 Min.

Mit umfassenden Lösungen löst Stiftung Schönau Platzprobleme und macht Dokumente zukunftssicher

FirmaStiftung Schönau (ehemals Evangelische Stiftung Pflege Schönau)
BrancheImmobilienunternehmen / Kirchliche Stiftung des öffentlichen Rechts
FirmensitzHeidelberg
Mitarbeitende84 Mitarbeitende
DokumentenartenMiet- und Pachtverträge, Eigentumsverträge, Altakten
LösungScan-on-demand Einlagerung von Dokumenten im Hochsicherheitslager
ProjektrahmenAbholung, Scan-on-demand und Lagerung

Über die evangelische Stiftung Pflege Schönau

Heidelberg ist der Hauptsitz der Stiftung Schönau

Die Evangelische Stiftung Pflege Schönau (heute Stiftung Schönau) ist eine selbständige kirchliche Stiftung des öffentlichen Rechts mit Sitz in Heidelberg.
Nachhaltigkeit und zukunftsorientiertes Handeln sind zentrale Themen der Stiftung, die 1560 vom kurpfälzischen Kurfürsten Friedrich III. gegründet wurde. Der Zweck der Stiftung ist die Finanzierung von kirchlichem Bauvorhaben und von Pfarrstellen. Diese Mittel stammen aus umfangreichem Grundbesitz, Miet- und Pachteinnahmen sowie aus einem unternehmerisch geführten Forstbetrieb.

Ausgangssituation & Herausforderungen

Tausende Verträge, die teils über 110 Jahre aufbewahrt werden müssen, stellten die Stiftung vor eine große Herausforderung.
„Speicherplatz ist leicht erweiterbar, Räumlichkeiten nur schwer“, fasst Alexander Wittmann, Projektleiter „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems“, die Problematik zusammen.
Ziel war es, die Dokumente nicht nur langfristig aufzubewahren, sondern sie für nachfolgende Generationen in einem einwandfreien Zustand zu überliefern und leicht auffindbar zu machen.

„Speicherplatz ist leicht erweiterbar, Räumlichkeiten nur schwer“

Alexander Wittmann
Projektleiter

Ein Thema, das viele Unternehmen und Institutionen umtreibt!

Lösung

Die Stiftung entschied sich für die Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT) als Partner für Digitalisierung und Archivierung.
Die Lösung umfasste:

  • Digitalisierung der laufenden Akten
  • Einlagerung von Altakten im dokumentengerechten Hochsicherheitslager
  • Einsortierung der laufenden Post zu den jeweiligen Vorgängen

Neben der Digitalisierung der laufenden Akten und der Einlagerung der vielen tausend Verträge zu Miet- und Eigentumsverhältnissen oder Pachtverträgen, übernimmt der DI.UNIT (vormals Frankenraster) auch die Einsortierung laufender Post zu den jeweiligen Vorgängen.

„Damit ist unser Platzproblem ein für alle Mal gelöst“

Alexander Wittmann
Projektleiter

Ausblick

Konstruktive, verlässliche Zusammenarbeit
Mehr Platzersparnis und Mobilität für die Mitarbeitenden sind zentrale Vorteile, die überzeugen.
Die Stiftung plant, die Digitalisierung sukzessive auszubauen, um auch den Posteingang und Mietakten zu digitalisieren. Ziel ist es, alles zu digitalisieren, was gesetzlich zulässig ist.

Fazit

Wenn man ihn fragt, was ihn dabei an der Zusammenarbeit mit Frankenraster (jetzt DI.UNIT) überzeugt hat, muss Alexander Wittmann nicht lange überlegen. 

„Das Lager von FRANKENRASTER / DI.UNIT ist vorbildlich, die Gespräche konstruktiv. Unterm Strich ist es eine verlässliche, konstruktive Zusammenarbeit, die passt.“

Alexander Wittmann
Projektleiter

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