Baugenossenschaft Familienheim Mosbach eG
Sensible Daten effizient digitalisiert
Lesedauer ca. 2 Min.
Mehr als 1000 Mieterakten wurden digitalisiert und sind jetzt jederzeit verfügbar
In diesem Artikel
Über die Baugenossenschaft Familienheim Mosbach eG
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Firma | Baugenossenschaft Familienheim Mosbach eG |
| Branche | Wohnungsbaugenossenschaft |
| Sitz | 74821 Mosbach |
| Mitarbeitende | 16 |
| Dokumentenarten | Mieterakten (Mietverträge, Schriftwechsel, Übergabeprotokolle) |
| Lösung | Digitalisierung von über 1.000 Mieterakten |
| Projektrahmen | Digitalisierung der Mieterakten zur Optimierung des Workflows und zur sicheren Archivierung |
Über die Baugenossenschaft Familienheim Mosbach eG
Die Baugenossenschaft Familienheim Mosbach eG wurde 1947 gegründet und steht seit über 70 Jahren für familiengerechtes Planen und Bauen. Mit nahezu 2.000 Mitgliedern besitzt sie eine solide Kapitalausstattung und zeichnet sich durch eine nachhaltige Geschäftspolitik aus. Aktuell besitzt die Genossenschaft knapp 1.050 Immobilien, ein Großteil davon Mietwohnungen.
Ausgangssituation und Herausforderung
In der täglichen Arbeit fielen zahlreiche Papierdokumente an, darunter Mietverträge, Schriftwechsel und Übergabeprotokolle. Diese wurden in physischen Akten aufbewahrt, was nicht nur Platz beanspruchte, sondern auch den Arbeitsfluss beeinträchtigte. Mitarbeitende mussten oft auf physische Akten warten, was zu Verzögerungen führte.
Zudem handelte es sich bei den Mieterakten um sensible Daten, die einer sicheren und effizienten Verwaltung bedurften.
Lösung
Um den Workflow zu optimieren und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, entschied sich die Baugenossenschaft Familienheim Mosbach eG für die Digitalisierung ihrer Mieterakten.
In Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT) wurden über 1.000 Mieterakten digitalisiert. Die digitalisierten Dokumente wurden direkt in das vorhandene DMS-System „Aareon Archiv kompakt“ übertragen, um den Mitarbeitenden einen schnellen und einfachen Zugriff zu ermöglichen.
Fazit
Durch die Digitalisierung konnte die Baugenossenschaft Familienheim Mosbach eG einen effizienten und sicheren Arbeitsablauf realisieren. Der Zugriff auf das digitale Archiv ist jederzeit möglich, was die Effizienz steigert.
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief reibungslos, und alle Daten wurden pünktlich, korrekt und vollständig geliefert. Die Genossenschaft plant, auch in Zukunft auf digitale Lösungen zu setzen, um ihre Arbeitsprozesse weiter zu optimieren.
