Apollo Optik Holding GmbH & Co. KG
Zahlungsprozesse optimiert dank digitalem Archivservice
Lesedauer ca. 2 Min.
Über 860 Filialen integriert – Optimierte Prozesse durch Digitalisierung
In diesem Artikel
| Firma | Apollo Optik Holding GmbH & Co. KG |
|---|---|
| Branche | Augenoptik |
| Sitz | 91126 Schwabach |
| Mitarbeitende | Über 4.000 in mehr als 800 Filialen bundesweit |
| Dokumentenarten | Zahlungsbelege, Kassenzettel, EC- und Kreditkartenabrechnungen |
| Lösung | Scan- und Archivservice mit onDemand-Zugriff |
| Projektrahmen | Wöchentliche Verarbeitung und Archivierung von Filialbelegen zur Optimierung der Zahlungsprozesse und schnellen digitalen Verfügbarkeit |
Über Apollo
Apollo, gegründet 1972, ist Deutschlands filialstärkster Augenoptiker mit über 800 Filialen bundesweit. Seit 1998 hat das Unternehmen seinen Sitz in der bayerischen Goldschlägerstadt Schwabach und gehört zum internationalen Optikkonzern GrandVision, der weltweit über 6.000 Filialen betreibt.
Ausgangssituation und Herausforderung
In den zahlreichen Apollo-Filialen fielen täglich große Mengen an Papierdokumenten an, insbesondere Zahlungsbelege von EC- oder Kreditkartenzahlungen, die nach wie vor per Unterschrift autorisiert wurden. Diese Belege wurden wochenaktuell gescannt und in einer Datenbank gespeichert, obwohl sie keine steuerliche Relevanz hatten und der Zugriff darauf nach kurzer Zeit gegen Null tendierte.
Zudem generierten die Filialen täglich zahlreiche weitere Dokumente, die analog in der Dienstleistungszentrale in Schwabach verarbeitet wurden. Eine praktikable und kostengünstige Lösung zur Verarbeitung und Archivierung dieser Unterlagen war erforderlich.
Lösung
Apollo entschied sich für die Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT), die mit ihrem Archiv-Service inklusive On-Demand-Zugriff überzeugten. Wöchentlich werden sämtliche Belege und Kassenzettel der Filialen in die Produktionszentrale nach Buchdorf geschickt und dort verarbeitet. Die EC- und Kreditkartenabrechnungen mit der Originalunterschrift werden nach einem ausgeklügelten System analog eingelagert und stehen somit innerhalb von wenigen Minuten digital zur Verfügung.
Bei Unstimmigkeiten im Zahlungsprozess wird der Beleg für Apollo gesucht und digital bereitgestellt, wobei die Reaktionszeiten in der Regel unter einer Stunde liegen. Die restlichen Belege der Filialen werden gescannt und direkt in das hausinterne Dokumentenmanagement eingespielt.
Fazit
Durch die Zusammenarbeit mit DI.UNIT konnte Apollo eine flexible Lösung implementieren, ohne das komplette Belegvolumen selbst scannen zu müssen. Die schnellen Reaktionszeiten und die gute Zusammenarbeit ermöglichen es, Zahlungsprozesse bei Bedarf zeitnah zu verfolgen und weitaus schneller zu reagieren.
„DI.UNIT (ehemals Frankenraster) bietet uns mit seinem Archiv und dem daran angeschlossenen On-Demand-Zugriff eine flexible Lösung, ohne das komplette Belegvolumen selbst scannen zu müssen. Durch die schnellen Reaktionszeiten und die gute Zusammenarbeit können wir Zahlungsprozesse bei Bedarf zeitnah verfolgen und weitaus schneller reagieren.“
Christoph Wein – Leiter Finanzen
