Das richtige DMS finden – auf diese 8 Punkte kommt’s an!

In diesem Artikel

1. Intuitiv statt kompliziert
2. Clever strukturieren statt lange suchen
3. KI, die Arbeit abnimmt
4. Von überall arbeiten – sicher und schnell
5. Datensicherheit auf Top-Niveau
6. Rechtlich auf der sicheren Seite
7. Wächst mit – passt sich an
8. Branchenbesonderheiten? Unbedingt mitdenken!
Fazit: Nicht irgendein DMS – Ihr DMS
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bringt Ordnung ins Datenchaos, spart Zeit und senkt Kosten. Klingt gut? Ist es auch – wenn die Software zur Realität im Unternehmen passt.
Denn ein gutes DMS kann mehr als nur Dokumente speichern: Es vereinfacht Abläufe, erfüllt rechtliche Anforderungen und lässt sich intuitiv bedienen.

Dies sind 8 Anforderungen, die ein DMS unbedingt erfüllen sollte:

1. Intuitiv statt kompliziert

Technik und Funktionen sind wichtig – aber noch wichtiger ist: Kommen Ihre Teams im Alltag damit klar?
Ob Buchhaltung, HR oder Produktion: Ein DMS muss für alle verständlich sein.
Gute Benutzerführung und gezielte Schulungen sorgen dafür, dass alle schnell loslegen können – und Ihr Unternehmen schneller vom System profitiert.

Mehr dazu, wie Sie Ihr Team bei der DMS-Einführung gezielt mitnehmen, erfahren Sie hier

2. Clever strukturieren statt lange suchen

Dokumente zentral ablegen, logisch strukturieren und mit Schlagwörtern versehen – so wird Suchen zum Finden und Ihr Team effizient von zeitaufwändigen Recherchen entlastet.

Ein modernes DMS erkennt Dokumententypen automatisch und versieht sie mit Metadaten, wie Kundennamen, Zeitraum, Dokumentenart.
So ermöglicht das System komplexe Suchabfragen, zum Beispiel die Suche nach allen Rechnungen eines bestimmten Kunden aus einem definierten Zeitraum, die zusätzlich das Kriterium verspätete Zahlungen haben. 

Besonders praktisch bei umfangreichen Dokumenten wie Verträgen: Dank Versionskontrolle behalten Sie jederzeit den Überblick über Änderungen.

3. KI, die Arbeit abnimmt

Ihre richtige DMS-Lösung sollte unbedingt Künstliche Intelligenz nutzen (z. B. Intelligente Dokumentenverarbeitung, kurz IDP). Denn wie in vielen anderen Bereichen auch, macht Künstliche Intelligenz Ihre Dokumentenverarbeitung schneller und smarter:

So hilft KI Ihnen, Ihre Prozesse zu automatisieren und Mitarbeitende zu entlasten. Weniger manuelle Arbeit heißt: geringerer Aufwand, kürzere Bearbeitungszeiten und weniger Korrekturen. Das spart bares Geld.

4. Von überall arbeiten – sicher und schnell

In vielen Unternehmen ist es inzwischen selbstverständlich, dass Teams im Homeoffice, hybrid, mobil oder im Außendienst arbeiten. Deswegen ist es elementar, dass Ihr DMS ortsunabhängigen Zugriff gewährleistet – via App oder Browser. Das bringt Flexibilität – und entlastet Mitarbeitende durch weniger Stress und mehr Selbstbestimmung.
Webbasierte und mobile Lösungen bieten:

• Zentralen und sicheren Zugriff auf alle Informationen
• Gemeinsames Arbeiten ohne Versionschaos
• Mobile Benachrichtigungen & Freigaben
• Volle Transparenz über laufende Prozesse
• Sichere Anbindung an ERP & Office-Tools
• Automatisierte Dokumenten-Workflows

5. Datensicherheit auf Top-Niveau

Cyberangriffe, Datenverlust & Co.? Kein Problem, wenn Ihr DMS diese Sicherheitsfeatures mitbringt:

Mit einer SOC2-Zertifizierung sind Sie zusätzlich auf der sicheren Seite.

6. Rechtlich auf der sicheren Seite

Ein DMS muss nicht nur praktisch sein – es muss auch rechtlich einwandfrei funktionieren. Denn wer Dokumente falsch archiviert oder zu lange aufbewahrt, riskiert Bußgelder oder Probleme bei Prüfungen. Deshalb ist das Thema Compliance ein absolutes Muss bei der Systemwahl.

Ein gutes DMS hilft Ihnen dabei, alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen – zum Beispiel:

• Aufbewahrungsfristen einhalten:
  Ob DSGVO, GoBD oder branchenspezifische Vorschriften – je nach Dokumententyp gelten unterschiedliche Fristen. Ein smartes DMS kann diese Fristen automatisch verwalten, Verantwortliche rechtzeitig benachrichtigen und abgelaufene Dokumente auf Wunsch löschen. So behalten Sie jederzeit den Überblick.
• Revisionssichere Archivierung:
  Elektronische Dokumente müssen nicht nur digital archiviert werden, sie müssen auch unverändert und nachvollziehbar gespeichert sein – das ist z. B. für Steuerprüfungen oder rechtliche Nachweise entscheidend. Das DMS übernimmt das automatisch: Alle Versionen bleiben nachvollziehbar, der Zugriff wird protokolliert und nichts kann heimlich verändert werden.
• Rechtskonform, unabhängig vom Format:
  Ob PDF, Word, Scan oder E-Mail – das System muss alle Dateitypen gesetzeskonform archivieren können. Wichtig ist: Die Dokumente bleiben im Originalzustand erhalten, sind jederzeit auffindbar und können revisionssicher nachgewiesen werden.

Kurz gesagt: Ein DMS schützt Sie nicht nur vor Datenverlust – sondern auch vor rechtlichen Stolperfallen.

7. Wächst mit – passt sich an

Ihr Unternehmen verändert sich – neue Mitarbeitende kommen dazu, Prozesse werden komplexer, die Systemlandschaft wächst. Genau deshalb sollte Ihr DMS nicht starr sein, sondern mitwachsen. Und das ohne komplizierte Umstellungen oder langwierige Schulungen.

Skalierbarkeit heißt:
Sie können das System jederzeit erweitern – neue Benutzer anlegen, weitere Funktionen hinzufügen oder neue Standorte integrieren. All das sollte schnell und unkompliziert möglich sein, ohne dass Ihr Team aus dem Arbeitsrhythmus gerät.

Integration heißt:
Ein modernes DMS fügt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein. Es spricht dieselbe Sprache wie Ihre anderen Systeme – und zwar heute und in Zukunft. Dazu gehören:

• Die Nutzung moderner Schnittstellen (APIs) oder Plattformen wie iPaaS

Plattformunabhängigkeit ist dabei das Sahnehäubchen: Ob Windows, macOS oder mobil – Ihr DMS funktioniert überall zuverlässig.

Das Ergebnis: Ein System, das mit Ihrem Unternehmen Schritt hält. Heute, morgen und in Zukunft.

8. Branchenbesonderheiten? Unbedingt mitdenken!

Ein gutes DMS erfüllt nicht nur allgemeine Anforderungen – es sollte auch auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Branche eingehen. Denn Versicherer, Produktionsbetriebe oder Gesundheitseinrichtungen ticken unterschiedlich.
Deshalb gilt: One size fits all funktioniert hier nicht!

Beispiel: Gesundheitswesen
In dieser Branche steht der Datenschutz an oberster Stelle. Patientendaten sind hochsensibel – ein DMS muss daher strengste Sicherheitsstandards erfüllen. Dazu gehören nicht nur technische Maßnahmen, sondern auch klar definierte Zugriffsrechte und umfassende Protokollierungen, um interne wie externe Zugriffe nachvollziehbar zu machen.

Beispiel: Versicherungen
Hier fällt täglich eine enorme Menge an Dokumenten an – von Anträgen über Gutachten bis zu Kundenkorrespondenz. Ein DMS muss diese Datenflut nicht nur bewältigen, sondern auch intelligent strukturieren können. Besonders wichtig: Die Zuordnung der Unterlagen zu einzelnen Kunden – präzise, automatisiert und nachvollziehbar.

Was das für Sie bedeutet:
Bevor Sie sich für ein System entscheiden, sollten Sie einen Anforderungskatalog erstellen, der sowohl allgemeine Funktionen als auch Ihre spezifischen branchenspezifischen Anforderungen abbildet.
So stellen Sie sicher, dass das DMS zu Ihren Abläufen passt – und Ihnen nicht nur im Alltag hilft, sondern auch langfristig einen echten Mehrwert bringt.

Weitere Hinweise zur Auswahl Ihres DMS gibt es hier – inkl. praktischer Checkliste

Fazit: Nicht irgendein DMS – Ihr DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem ist mehr als eine digitale Ablage. Es soll Ihre Prozesse einfacher, schneller und sicherer machen – heute und morgen.

Deshalb gilt:
Schauen Sie nicht nur auf technische Funktionen, sondern auf den echten Nutzen für Ihr Unternehmen.
Passt das System zu Ihren Teams? Zu Ihrer Branche? Erfüllt es rechtliche Vorgaben – und bleibt es flexibel für die Zukunft?

Wenn Sie diese Fragen klar beantworten können, sind Sie auf dem besten Weg zu einem DMS, das nicht nur Papier spart, sondern auch Zeit, Nerven und Geld.

Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!

Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
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