DMS
Digitale Rechnungsverarbeitung: So verschenken Sie nie wieder Skonto
von Stephan Kraus |Lesedauer ca. 4 Min.
Mit elektronischer Rechnungsverarbeitung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert.
In diesem Artikel
Warum verschenken wir Skonto?
Wie geht's besser?
Gibt es noch mehr Vorteile?
Bei digitaler Rechnungsverarbeitung nicht den Anschluss verlieren!
Digital wirkt - auch beim Skonto
Sie sind nicht allein!
Arbeiten Sie noch mit Papierrechnungen? Dann kennen Sie die damit einhergehenden Probleme: Rechnungen ausdrucken, lagern und archivieren kosten Zeit und Geld. Zudem ist die Bearbeitung langsam und intransparent, das führt nicht selten zu finanziellen Verlusten durch ungenutzten Skonto.
Doch es geht auch anders.
Wie Sie tatsächlich nie wieder Skonto verschenken, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum verschenken wir Skonto?
Wir befinden uns mitten im Umbruch. Papier wird durch elektronische Dokumente und digitale Workflows ersetzt. Das gilt auch für die Rechnungsverarbeitung.
Um zu verstehen, wo genau Skonto verschenkt wird, werfen wir einen Blick auf die analoge, papierbasierte Bearbeitung von Rechnungen.
Die Prüfung dieser Rechnungen ist oft komplex und zeitaufwändig. Oft müssen mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen die Eingangsrechnungen prüfen, bis sie zur Zahlung freigegeben werden können. Das bindet viele Kapazitäten und die Durchlaufzeit einer Eingangsrechnung beträgt oft mehrere Wochen. Dieser Zeitraum ist zu lang, um Skonto abziehen zu können.
Wie geht’s besser?
Die Durchlaufzeit von Papierrechnungen ist jedoch nur eine mögliche Ursache für Skontoverluste. Papierbasierte Arbeitsabläufe sind nämlich fehleranfällig. Man schätzt, dass rund 0,5 Prozent der Eingangsrechnungen aus Papier verloren gehen. Der entsprechende Skontoverlust ist entsprechend.
Doch wie können Sie dies vermeiden? Die Antwort ist simpel und wirkungsvoll: Durch eine digitale Rechnungsverarbeitung, wie es ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht.
Mit einem elektronischen DMS verarbeiten Sie alle Rechnungen – ob aus Papier oder digital. Sie verarbeiten Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle z. B. E-Mail, Fax oder Briefpost.
Die selbstlernende Software kann Rechnungsdaten wie Kreditorennummer, Datum und Beträge automatisch auslesen, prüfen und mit Bestelldaten vergleichen.
Zudem werden alle Rechnungen rechtsicher in einem vollständig indexierten Archiv gespeichert.
So werden Rechnungsdokumente nebst Anlagen in Sekunden gefunden. Das spart zusätzlich wertvolle Arbeitszeit.
Was ist ein Dokumentenmanagement-System eigentlich ist, beantworten wir Ihnen hier.
Gibt es noch mehr Vorteile?
Wir haben gesehen: Papierrechnungen zu bearbeiten, kostet viel Zeit, Geld und Ressourcen.
Doch papierbasierte Abläufe sind oft auch unübersichtlich und intransparent. Und wenn Urlaubszeit ist oder Teammitglieder krank werden, wird es noch schwieriger: Rechnungen bleiben liegen, werden nicht bearbeitet und die Skontofristen verstreichen.
Bearbeiten Sie Eingangsrechnungen dagegen digital, sparen Sie nicht nur Platz für Archivraum und Geld für Papier und Toner, sondern haben auch stets den Überblick, welche Rechnung sich wo befindet.
Zudem erinnert das Dokumentenmanagement-System automatisch, wenn Skontofristen zu verstreichen drohen. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sind Sie auf der sicheren Seite.
Kurz: Die Rechnungsbearbeitung wird schnell und einfach und bringt weitere Einsparpotenziale.
So werden Durchlaufzeiten verkürzt, weil jeder Beleg in Sekunden an die richtige Prüfungsstelle gelangt. Skontofristen werden nicht mehr verpasst, Über- und Doppelzahlungen werden vermieden.
Zudem lassen sich durch automatisierte Workflows und Prüfungen die Genehmigungen deutlich beschleunigen und Rechnungen direkt begleichen.
Das verbessert die Verhandlungsposition bei Lieferanten und in der Folge die Liquidität und das Ergebnis des Unternehmens.
Bei digitaler Rechnungsverarbeitung nicht den Anschluss verlieren!
Steigen die Skontoerträge, steigt die Profitabilität des Unternehmens.
Zudem spart die elektronische Rechnungsverarbeitung rund die Hälfte bis zwei Drittel der benötigten Bearbeitungszeit, die Zeit für die Datenerfassung wird um rund 95 Prozent verkürzt.
Laut der aktuellen Studie des Bitkom zur zur E-Rechnung nutzen 59 Prozent der befragten Unternehmen elektronische Rechnungsformate. Wer bei Rechnungen noch auf Papier setzt, wird den Anschluss verlieren. Zudem wird ab Januar 2025 die E-Rechnung Pflicht – über kurz oder lang kommen Sie um die digitale Rechnung nicht herum.
mehr zur E-Rechnungspflicht erfahren Sie hier
Doch wie ist es mit den Kosten einer entsprechenden Dokumentenmanagement-Software?
Die Erfahrungen aus unzähligen Projekten unterschiedlicher Unternehmen zeigen, dass sich eine entsprechende Investition oft in wenigen Monaten amortisiert.
Digital wirkt – auch beim Skonto
Bereiten Sie den Umstieg auf elektronische Rechnungsverarbeitung gut vor. Ermitteln Sie hierzu den Ist-Zustand Ihrer Buchhaltung und den Optimierungsbedarf. Tauschen Sie sich mit anderen Unternehmen aus und binden Sie Ihr Team ein.
Nur wenn das gesamte Team eingebunden wird, kann die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen wirkungsvoll gelingen. Höhere Skontoerträge inklusive.
Mit dieser Checkliste finden Sie ganz einfach das passende DMS für Ihr Unternehmen
Sie sind nicht allein!
Fragen Sie sich gerade, wie Sie die Umstellung auf digitale Rechnungsbearbeitung hinbekommen?
Meine Tipps:
- Sprechen Sie mit Unternehmen, die diesen Weg schon gegangen sind.
- Beziehen Sie einen erfahrenen Dienstleister in Ihre Planungen ein.
Sie brauchen das Rad nicht neu zu erfinden.
Oder hören Sie doch gleich mal in unseren DI.talk-Podcast rein!
Viel Erfolg beim Digitalisieren!
Sind Sie auch bereit für die digitale Zukunft?
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