Endlich mehr Freiraum im Archiv – so clever bezwingen Sie die Papierberge!

In diesem Artikel

Papierberge scannen
Papierberge auslagern
Den passenden Dienstleister finden

Stehen Sie manchmal auch vor den Regalmetern mit staubigen Aktenordnern und fragen sich, ob man den Platz nicht sinnvoller verwenden könnte? Damit sind Sie nicht allein: In vielen deutschen Unternehmen nimmt die Archivierung von Papierdokumenten zu viel Raum in Anspruch.

Und die Dokumentenberge wachsen weiter. Gründe für diesen „Papier-Himalaya“ sind zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Unsicherheit, was vernichtet werden kann, Gewährleistungszeiträume bei Ersatzteilen usw. 
Papierdokumente fallen in allen Branchen und Abteilungen an, von Verträgen über Belege bis zu Personal-, Bau- oder Projektakten. Und das wird auch noch lange so bleiben, denn erst 2022 haben die deutschen Unternehmen weniger ausgedruckt als in den Jahren zuvor.  

Wohin also mit dem Papier-Archiv?
Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten, wie Sie endlich mehr wertvollen Freiraum schaffen und wirtschaftlich und nachhaltig archivieren.

Papierberge scannen

Scannen Sie einfach alle Papierdokumente. So gewinnen Sie Freiraum und noch jede Menge andere Vorteile: Ihre wichtigen Unterlagen sind nur noch einen Klick entfernt. 

Doch benötigen Sie alle diese Papierdokumente auch im Alltag? 

In den meisten Fällen entstehen große Papieransammlungen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Bestimmte Dokumente in Unternehmen müssen bis zu zehn Jahren, im medizinischen Bereich sogar bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden. 
Sie brauchen also nur einen kleinen Teil dieser Dokumente täglich, oder?

Wenn Sie pauschal erst einmal alles scannen, verwandeln Sie nicht nur mit viel Aufwand analogen in digitalen Datenmüll, sondern generieren auch erheblich Kosten – ohne großen Mehrwert für Ihre Kunden oder Ihr Unternehmen.
Die Lösung: Lagern Sie Ihre Akten bei einem externen Dienstleister und lassen Sie „on demand“ scannen. So haben Sie genau das richtige Dokument zum passenden Zeitpunkt.

Papierberge auslagern

Um mehr Platz in den Büros zu schaffen, könnten Sie auch ein internes Archiv einrichten. Prüfen Sie allerdings vorher genau, ob das wirklich wirtschaftlich ist. Und ob Sie die Anforderungen erfüllen, um Ihre Bestände nachhaltig zu sichern. 
Die gesetzliche geforderte Aufbewahrung meint ja nicht nur, dass die Informationen „irgendwie“ da sind, sie müssen ja auch lesbar sein!

Ein eigenes Archiv bedeutet viel Aufwand: Haben Sie Räume, und wenn ja, sind sie geeignet? Wie sieht es mit Sicherheit, Brand- und Witterungssicherung oder Sicherung gegen Schimmelbefall aus? Gibt es Zugangskontrollen? 
Und die wichtigste Frage: Rechnet sich das Ganze?
Der Fall, bei dem für ein Archiv teurer Wohnraum in Innenstadtlage angemietet wurde, ist sicher ein Extrembeispiel. Aber selbst wenn geeigneter Platz zur Verfügung steht: Sie müssen sich permanent um das Archiv kümmern, Bedingungen überprüfen und die Einrichtungen up-to-date halten. 
Warum wollen Sie Ihr Geschäft noch zum Lager-Unternehmen machen? 

Wirtschaftlicher – und intelligenter! – ist in den allermeisten Fällen die physische Archivierung bei einem externen Spezialisten. 

Ein professioneller Dienstleister lagert Ihre Unterlagen unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben, Sicherheitsbestimmungen und Brandschutzvorgaben, abgestimmt auf Ihre Anforderungen. So haben Sie weiterhin Zugriff auf Ihre Unterlagen und sparen viel Zeit, Ressourcen und Aufwand. 

Und weil Personal-Dokumente einen anderen Zugriffsschutz erfordern als Bewirtungsbelege, bietet Ihnen ein Profi-Archivierer unterschiedliche Lageroptionen, auch für spezielle Medien wie Mikrofiches.
Mit einem on-demand Digitalisierungsservice haben Sie zudem die Informationen direkt dann digital zur Verfügung, wenn sie Sie brauchen. Ohne sich durch undurchschaubare Ordnungssysteme und staubige Regale kämpfen zu müssen. 

Den passenden Dienstleister finden

Diese Kriterien helfen Ihnen bei der Auswahl des geeigneten Archivierungsdienstleisters:

• Zertifizierte Sicherheit
  Ein externer Dienstleister für Aktenlagerung sollte eine Zertifizierung nach ISO 27001 und ISO 9001 für höchsten Datenschutz, Sicherheit und Prozesszuverlässigkeit haben.
  Wichtig sind auch durchgängige Zugangskontrollen und ständige Schulungen der Mitarbeitenden.
• Lagerbedingungen 
  Die Profis vom Bundesarchiv Berlin geben konkrete Empfehlungen  für die optimale Aufbewahrung von Archivgut. Diese muss auch in einem dokumentengerechten Hochsicherheitsarchiv gegeben sein. Ihr externer Archivdienstleister sollte sie unbedingt einhalten. Zu den professionellen Lagerbedingungen gehören ein durchgängiges Brandschutzkonzept, auf die unterschiedlichen Formate abgestimmte Lagerbedingungen und Schutz gegen Schädlingsbefall.
  Ein ideales Archiv sollte zudem fensterlos sein, damit Ihre Dokumente vor Sonneneinstrahlung geschützt sind. Bei offen gelagerten Ordnern sollte die künstliche Beleuchtung durch Bewegungsmelder auf ein Minimum beschränkt werden.
• Digitalisierungsoptionen
  Wenn Sie Ihr Archiv wirklich zukunftssicher machen wollen, sollte der Anbieter auch den Scan Ihrer Dokumente anbieten. Achten Sie dabei darauf, dass der Dienstleister unterschiedliche Formate, zum Beispiel Papiergrößen, Bücher und Mikrofiche, digitalisieren kann. Idealerweise hat er auch noch digitale Archivierungssysteme im Angebot.
  So profitieren Sie vom Rund-um-Service aus einer Hand, verbinden digital und analog und erfüllen alle gesetzlichen Pflichten.

Wichtiger Tipp: Fragen Sie den potenziellen Dienstleister nach einem Besichtigungstermin und lassen Sie sich die Einrichtungen und Konzepte zeigen. Sprechen Sie mit ihm Ihre individuellen Zugriffsanforderungen und Digitalisierungsoptionen ab. 

Viel Erfolg beim Digitalisieren!