ZDF enterprises
ZDF Enterprises: Sensible Daten verantwortungsbewusst digitalisiert
Lesedauer ca. 2 Min.
Verträge, Verträge, Verträge - endlich das richtige Dokument auf einen Klick
| Firma | ZDF Enterprises / (jetzt ZDF Studios) |
| Branche | Medienunternehmen |
| Firmensitz | Mainz |
| Dokumentenarten | Vertragsunterlagen |
| Lösung | Digitalisierung von über 7.000 Vertragsakten |
| Projektrahmen | Digitalisierung und Klassifizierung von Vertragsakten, inklusive Überführung in voll durchsuchbare PDFs. |
Über ZDF enterprises / ZDF Studies
Im Auftrag des ZDF ist deren Tochterfirma ZDF Enterprises (seit 2022 unter dem Namen ZDF Studios) weltweit für den Programmvertrieb, die Umsetzung internationaler Koproduktionen, den Erwerb von Programmlizenzen sowie das Merchandising der stärksten ZDF-Programmmarken und der Vermarktung von Online-Rechten zuständig.
Ausgangssituation & Herausforderungen
Bei einer solchen Fülle an Projekten wundert es nicht, wenn selbst in den größten Archivräumen irgendwann der Platz fehlt. Denn: jedem einzelnen Projekt sind eigene Vertragsunterlagen zugehörig, die gut sortiert und sicher aufbewahrt werden müssen.
Digitales Dokumentenmanagement gewünscht
Neben dem Raumproblem für all die Verträge hatte ZDF Enterprises auch den Wunsch nach einem digitalen Dokumentenmanagement. Schließlich ist es wesentlich einfacher, die gewünschte Akte bequem mit wenigen Mausklicks finden zu können, anstatt dutzende Ordner händisch zu durchsuchen. Auch der Aktenaustausch auf digitaler Basis bietet einige Vorteile – wichtig hierbei ist jedoch, dass die Sensibilität der Dokumente berücksichtigt wird. Vertragsdaten zählen zu den Dokumenten mit erhöhter Vertraulichkeit. Gerade deshalb war es ZDF Enterprises wichtig, einen vertrauensvollen Partner zu finden, der mit diesem Thema garantiert verantwortungsbewusst umgeht. Die Wahl fiel auf Frankenraster (heute DI.UNIT GmbH).
Fazit
Nun stehen dem Unternehmen alle Dokumente als voll durchsuchbare PDF-Dateien zur Verfügung.
Die OCR-Erkennung ermöglicht es, innerhalb jeder Datei nach einem beliebigen Schlagwort zu suchen.
Des Weiteren konnte für mehr als 1.000 Akten eine dokumentengerechte Vernichtung durchgeführt werden. Die Altakten wurden nach DIN 32757 Sicherheitsstufe 3 entsorgt, wodurch auch hier der Datenschutzgewährleistet wurde.
„DI.UNIT (ehemals Frankenraster) hat ein gutes Verständnis für Akten aller Art“
Karoline Meinchsner-Sertl
Zuständige für Recht und Verträge bei ZDF Enterprises
