Spezialist für Wertstoffmanagement und Recycling baut auf nachhaltiges digitales Dokumentenmanagement

In diesem Artikel

Das Projekt auf einen Blick
Über Reiling
Ausgangssituation & Anforderungen
Umsetzung
Reaktionen des Teams
Ausblick & weitere Vorhaben
Fazit

Das Projekt auf einen Blick

Firma	Reiling Unternehmensgruppe
Branche	Recycling und Wertstoffmanagement
Firmensitz	Marienfeld (Kreis Gütersloh), 198 Standorte in Europa
Mitarbeitende	rund 650
Dokumentenarten	Bestellungen, Lieferscheine, Wiegescheine, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kostenbelege, komplette Eingangspost, Personalunterlagen, Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen
Lösung	DocuWare On-Premise mit mehreren Mandanten
Projektrahmen	Einrichtung eines zentralen digitalen Dokumentenarchivs mit DocuWare, schrittweiser Ausbau des Systems in interner Organisation, Posteingang, Buchhaltung, Einkauf, Logistik/Disposition und HR.
Darum geht’s	Für den nachhaltigen Unternehmenserfolg ist es essenziell, dass Abläufe schnell und effizient funktionieren – im Einkauf, im Vertrieb und in der Logistik. Bei hunderten von Wiege- und Lieferscheinen sowie Bestellungen an mehreren Standorten, wurden die papierbasierten Abläufe langsam und ineffizient. Zudem nahmen Tausende von Belegen in Hunderten Aktenordnern viel Platz und Lagerraum ein. Auch in anderen Unternehmensbereichen stieg die Anzahl an Dokumenten stetig. Logische Konsequenz: Die hausinterne IT erhilet den Auftrag, ein digitales Dokumentenarchiv sowie schrittweise digitale Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen einzuführen.

Über Reiling

Als familiengeführtes Unternehmen hat es sich die Unternehmensgruppe Reiling bereits vor mehr als einem Jahrhundert zur Aufgabe gemacht, Wertstoffe zu sammeln und effizient wieder zu verwerten. Als Recyclingspezialist für Glas, PET (Kunststoff), Holz und Photovoltaikmodule ist es das Ziel des Unternehmens, eine nachhaltige Kreislaufwirtschaft zu schaffen.

Zudem gehört die Produktion und Vermarktung von Schaumglasschotter und Revitro (Dekoglas) zum Unternehmensportfolio.
So leistet Reiling einen wichtigen Beitrag zum Umwelt- und Klimaschutz.

An 19 Standorten und mit rund 650 Mitarbeitenden in Europa ist Reiling ein wichtiger Partner von Industrie, Kommunen, Handel, Gewerbe und dualen Systemen.

Ausgangssituation & Anforderungen

Großer Platzbedarf und papierbasierte, wenig effiziente Arbeitsabläufe

Ein wichtiger Grundsatz der Reiling Unternehmensgruppe ist es, verantwortungsvoll mit Rohstoffen umzugehen. Mit über 1 Mio. Tonnen aufbereitetem Flach- und Behälterglas gehört Reiling zu den führenden Recyclingunternehmen in Europa. Unzählige Sammelstellen müssen regelmäßig angefahren, die eingesammelten Wertstoffe wie Glas oder Kunststoff gewogen, gereinigt und sortiert werden, bevor sie zur Weiterverwertung an die Kunden gehen.

Hierfür ist es essenziell, dass Logistikabläufe schnell und effizient funktionieren – im Einkauf, im Vertrieb und in der Logistik. Wenn jeden Tag hunderte von Wiege- und Lieferscheinen sowie Bestellungen an mehreren Standorten anfallen, dann werden papierbasierte Abläufe langsam und ineffizient.
Zudem nahmen Tausende von Belegen in Hunderten Aktenordnern viel Platz und Lagerraum ein.
Mit dem Wachstum des Geschäftes stieg die Beleganzahl kontinuierlich und die papierbasierten Arbeitsabläufe in Auftragsabwicklung und Logistik stellten für Reiling eine zunehmende Herausforderung dar.

Mit dem Unternehmenswachstum stieg jedoch auch in anderen Unternehmensbereichen die Anzahl an Dokumenten. Die steigende Zahl an Beschäftigten und Geschäftsvorfällen führte auch zu einer deutlichen Zunahme von Ein- und Ausgangsrechnungen und Personaldokumenten.
Auch die Auditierung der unternehmensweiten Managementsysteme (Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Energiemanagement) sowie Konformitätserklärungen und weitere Zertifikate ließ die Zahl der Dokumente immer mehr anwachsen.
Logische Konsequenz: Die hausinterne IT erhält den Auftrag, ein digitales Dokumentenarchiv sowie schrittweise digitale Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen einzuführen.

„Anfangen würde ich immer dort, wo das meiste Papier anfällt. Bei uns waren das die Wiegescheine. Bei vielen anderen Unternehmen wird das wahrscheinlich die Buchhaltung sein, wo viele Ein- und Ausgangsrechnungen zu verarbeiten sind“, fasst Dustin Neumann, Digitalisierungsbeauftragter der Reiling Unternehmensgruppe die ersten Erkenntnisse zusammen.

Einsatz von DocuWare – powered by DI.UNIT

Bei der Auswahl der entsprechenden Software, um papierbasierte Prozesse in Logistik, Einkauf, Buchhaltung und Personalabteilung zu digitalisieren, setzte Reiling auf die führende DMS-Lösung DocuWare und holte sich mit DI.UNIT einen starken Partner für die Umsetzung mit an Bord.
Schritt für Schritt wurden die Prozesse analysiert und ein Umsetzungsplan abgestimmt.

In DI.UNIT fand Reiling einen Partner, der zum einen die gesamten Potenziale von DocuWare aufzeigte und zum anderen pragmatische Lösungen fand, um auch die vorhandenen ERP-, Finanz- und Office-Systeme miteinander zu verbinden.

Reiling entschied sich für eine on Premise Lösung von DocuWare (Installation vor Ort auf eigenem Server), obwohl DocuWare auch als Cloud-Lösung (Nutzung über DocuWare-Cloud-Server) zu beziehen ist oder auch eine hybride Nutzung möglich wäre.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl waren für Reiling die einfache Bedienung der Software sowie die Möglichkeit, digitale Workflows selbst entwickeln zu können. DocuWare bietet die Möglichkeit, ohne Programmierkenntnisse Workflows selbst zu erstellen.

„Alles klicki-bunti“, sagt Dustin Neumann mit einem Augenzwinkern über die ausgezeichnete benutzerfreundliche Bedienoberfläche von DocuWare.

Umsetzung

Die Umsetzung der Digitalisierung erfolgte nach dem Grundsatz „Nicht alles auf einmal anpacken, sondern schrittweise vorgehen.“
Ein Grundsatz, der sich bei allen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten bewährt hat, um die Organisation nicht zu überfordern und schnelle Erfolge zu erzielen.

Schritt 1: Aufsetzen eines zentralen Dokumentenarchivs für Wiegescheine und Begleitpapiere

Im ersten Schritt wurde das DocuWare-System als zentrales Dokumentenarchiv aufgesetzt. Im weiteren Verlauf wurden dann alle Wiegescheine nebst Begleitpapieren eingescannt und in DocuWare abgelegt.
Ein eindeutiger QR-Code je Wiegeschein ermöglicht dabei eine automatische Indexierung der jeweiligen Dokumente in DocuWare. „Durch die Übernahme von Stammdaten (wie zum Beispiel Kundendaten) aus unserem ERP-System in DocuWare, sowie dem Einsatz des Workflowmanagers von DocuWare konnten wir anschließend den Versand der Dokumente an unsere Kunden oder das Duale System Deutschland automatisieren.“ erinnert sich Dustin Neumann.

Schritt 2: Digitalisierung der Personalakten

Bei der Digitalisierung der Personalakten griff Reiling auf den umfassenden Service von DI.UNIT zurück.

Zunächst galt es, die umfangreichen Papierakten der Personalabteilung zu digitalisieren und im PDF-Format in ein DocuWare-Archiv zu überführen.

Dabei griff Reiling auf DI.UNIT als Full-Service-Dienstleister zurück und ließ sämtliche Personalakten bei DI.UNIT im Werk Bielefeld scannen und indexieren.
Zudem entwickelte DI.UNIT eine Schnittstelle zur selbst entwickelten Personalsoftware von Reiling, sodass das HR-Team aus der selbst entwickelten HR-Software einfach auf alle relevanten Personalbelege in DocuWare zugreifen konnte – ohne die gewohnte Anwendung verlassen zu müssen.

„Es ist schön, wenn man auch beim Scannen der Akten auf die Expertise eines erfahrenen Dienstleisters zurückgreifen kann, und nicht alles selbst machen muss.“,

Dustin Neumann
Digitalisierungsbeauftragter Reiling Unternehmensgruppe

Schritt 3: Automatische Revisionierung von Auditdokumenten

Als Entsorgungsfachbetrieb unterhält Reiling im Hinblick auf Qualität und Nachhaltigkeit ein integriertes Managementsystem, das nach vielen Normen zertifiziert ist (u. a. Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001, Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001 oder Energiemanagement nach DIN EN ISO 50001).
Die Prozesse werden mit der BPM-Suite Aeneis verwaltet, die entsprechenden Dokumente und Zertifikate wurden im zentralen Dokumentenarchiv von DocuWare abgelegt und können aus Aeneis einfach aufgerufen werden.

Sehr hilfreich ist dabei die automatische Versionskontrolle, die jede Änderung an den Dokumenten protokolliert. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer wann welche Änderungen an den Dokumenten vorgenommen hat.

Hierdurch werden auch externe Audits des Managementsystems, wie zum Beispiel durch das Duale System Deutschland, Kunden oder Lieferanten, erheblich beschleunigt, da die zu prüfenden Dokumente mit wenigen Mausklicks aufgerufen werden können.

„Die Qualität der Audits wird verbessert und erheblich beschleunigt.“

Dustin Neumann
Digitalisierungsbeauftragter Reiling Unternehmensgruppe

Schritt 4: Rechtssichere Archivierung von Ausgangsrechnungen und Lieferscheinen

Im nächsten Schritt galt es, die aus dem ERP-System erzeugten Rechnungen revisionssicher abzulegen und im ERP-System jederzeit wieder aufrufen zu können. Zudem können die Ausgangsrechnungen, die vom ERP-System an DocuWare übergeben wurden, jetzt auch aus DATEV heraus einfach angezeigt werden.
Zurückgegriffen wird dabei auf den Originalbeleg, der im DocuWare-Archiv abgelegt wurde. Möglich wurde dies über einen DATEV-Konnektor.
Neben den Buchungsinformationen wird nämlich auch eine Dokumenten-ID aus DocuWare an DATEV übergeben, mit der aus der DATEV-Anwendung heraus jederzeit der Beleg aus DocuWare im Original aufgerufen und angezeigt werden kann. Auch hier brauchen die Anwenderinnen und Anwender die DATEV-Lösung nicht zu verlassen.

Wichtig dabei: Die Grundsätze der GoBD sollten unbedingt eingehalten werden. Die Abkürzung „GoBD“ steht dabei für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ Sie wurden vom Bundesministerium für Finanzen im Jahr 2014 herausgegeben, sind seit 2015 gültig und beinhalten Kriterien und Richtlinien, die Unternehmen beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen.

„Man sieht im ERP-System genau den Beleg, den man auch versendet hat.“

Dustin Neumann
Digitalisierungsbeauftragter Reiling Unternehmensgruppe

Schritt 5: Digitaler Posteingang und Eingangsrechnungsworkflow

Eine wichtige Voraussetzung, um durchgehend digitale Arbeitsabläufe in der Organisation verwirklichen zu können, klingt recht banal: Alle Dokumente müssen in digitaler Form im Unternehmen vorliegen.

Aus diesem Grund werden bei Reiling alle Dokumente – einschließlich des gesamten Briefposteingangs – zentral gescannt und über DocuWare-Workflows digital an die jeweiligen zuständigen Personen verteilt. Besonderheit dabei: Vertretungsregeln wurden nicht über den DocuWare-Standard, sondern über eine selbst entwickelte Lösung abgebildet. Hierbei wird auf die eigene HR-Software zurückgegriffen. Dies ermöglicht es, tagesaktuelle An- und Abwesenheiten von Beschäftigten in den Workflows zu berücksichtigen.

Zentraler Prozess hierbei: Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Früher wurden Bestellungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen ausgedruckt, manuell zusammengetragen und ggf. auch zusammengeheftet. Die Rechnungsprüfung erfolgte komplett manuell, der papierbasierte Workflow war langsam und fehleranfällig.

Heute kommen Eingangsrechnungen per E-Mail. Sie landen in einem öffentlichen Ordner in Outlook, der überwacht wird. DocuWare übernimmt die Rechnungen, legt sie in einem Rechnungsbriefkorb ab, liest die Rechnungsdaten mittels Intelligent Indexing aus und übernimmt die formale Prüfung gemäß § 14 (1) UstG – alles vollautomatisch.

Anschließend wird durch die Buchhaltung der Genehmigungs- und Freigabeworkflow ausgelöst. In Abhängigkeit von Kreditor und Geschäftsvorfall werden die zuständigen Personen über den Eingang einer neuen Rechnung informiert und per Aufgabe aufgefordert, die Prüfung und Freigabe vorzunehmen.

Auf Grundlage der Bestell- und Stammdaten unterstützt DocuWare auch hier, indem das System nach auch einen Buchungsvorschlag für jede Rechnung mitliefert. Dabei können die Workflows unterschiedlich sein, je nachdem, welcher Kreditor oder welches Sachkonto angesprochen wird.

„Es ist spannend zu sehen, wie schnell das System lernt!“

Dustin Neumann
Digitalisierungsbeauftragter Reiling Unternehmensgruppe

Mit diesem digitalen Workflow spart Reiling viel Zeit, Mühe und vermeidet unnötige Rückfragen. Auch Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an, da die Rechnungen vom System ausgelesen werden.
Zudem werden alle mit der Eingangsrechnung verknüpften Dokumente in DocuWare abgelegt und können von jedem Prozessbeteiligten mit entsprechender Berechtigung eingesehen werden. Alle Informationen auf einen Klick verfügbar, können direkt verglichen und auch digital abgestempelt werden. Falls etwas nicht passt, können digital Aufgaben oder Rückfragen an andere Teammitglieder versendet werden. Das alles funktioniert standortübergreifend, im Homeoffice und auch unterwegs.

Nach digitaler Prüfung und Freigabe durch die zuständigen Personen, werden die Rechnungsdaten automatisch an DATEV übergeben, verbucht und zur Zahlung freigegeben. Dabei wird die Standardschnittstelle von DATEV genutzt.

„Die Verbindung von DocuWare und DATEV ist kinderleicht!“

Dustin Neumann
Digitalisierungsbeauftragter Reiling Unternehmensgruppe

Reaktionen des Teams

Wie die Mitarbeitenden mit den Veränderungen umgehen

Heute ist die Digitalisierung und die Einführung von DocuWare bei den Mitarbeitenden von Reiling gut angenommen, die digitalen Workflows werden geschätzt, weil sie die Arbeit erheblich vereinfachen. „Der Weg dorthin war jedoch oft anstrengend.“, weiß Dustin Neumann zu berichten. Vorhandene Unsicherheiten wurden jedoch durch eine intensive Kommunikation innerhalb der Projekte und den täglichen Umgang mit der Software schnell abgebaut. Dabei hat auch geholfen, dass DocuWare so einfach zu bedienen ist.

Waren die Teams erst einmal überzeugt und haben sich die neuen digitalen Abläufe eingespielt, dann mochte jedoch niemand mehr in die alten (Papier) Zeiten zurück.

„Man muss viel kommunizieren, wenn man den Menschen das Papier wegnimmt.“

Dustin Neumann
Digitalisierungsbeauftragter Reiling Unternehmensgruppe

Automatisierung – ein Mittel gegen den Fachkräftemangel

Ein wichtiger positiver Effekt der DocuWare-Einführung bei Reiling war die Automatisierung von Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel die Übernahme und formale Prüfung von Eingangsrechnungen oder das Auslesen der Rechnungsdaten. So wurden Mitarbeitende zeitlich erheblich entlastet und konnten sich dadurch wichtigen Aufgaben widmen.
Im Zuge ihres Wachstumskurses hätte die Reiling Unternehmensgruppe weitere Stellen in der Verwaltung aufbauen müssen – eine Herausforderung bei dem zunehmenden Fachkräftemangel. Durch die Digitalisierung und die Automatisierung vieler Arbeitsabläufe sowie die Zeitersparnis bei der Suche von Dokumenten, war dies nicht mehr notwendig.

„Durch die Umstellung auf DocuWare wurden die Geschäftsprozesse viel durchsichtiger, hinzu kommt die enorme Zeitersparnis im Umgang mit den Dokumenten.“

Dustin Neumann
Digitalisierungsbeauftragter Reiling Unternehmensgruppe

Ausblick & weitere Vorhaben

Digitalisierung des Einkaufs

Nach den sehr guten Erfahrungen arbeitet Reiling heute an der weiteren Optimierung der digitalen Arbeitsabläufe.
Der nächste Schritt wird sein, auch die Einkaufsprozesse zu überarbeiten und den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bedarfsanforderung über die Anfrage bis zur Bestellung, Lieferung und den Wareneingang – durchgehend digital aufzustellen und zu automatisieren.
Hierzu soll das eigene ERP-System noch enger mit DocuWare verzahnt werden.

Fazit

So kommt auch Dustin Neumann zu dem Schluss:

„Tut Euch den Gefallen, das Leben wird mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System deutlich entspannter.“

„Tut Euch den Gefallen, das Leben wird mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System deutlich entspannter.“

Dustin Neumann
Digitalisierungsbeauftragter Reiling Unternehmensgruppe

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