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Oberbergischer Kreis

Oberbergischer Kreis – 140.000 Bauakten werden digital

Lesedauer ca. 5 Min.

Umfangreiche Digitalisierung eines Bauaktenarchivs und Verwaltung im speziellen georeferenzierten Archiv LinkBase schaffen Platz, Transparenz und mehr Servicequalität

Das Projekt auf einen Blick

OrganisationOberbergischer Kreis
BrancheBauverwaltung
Sitz der InstitutionGummersbach
DokumentenartenBauaktenakten in unterschiedlichen Formaten, wie Plänen, Zeichnungen, Mikrofiche und Mikrofilm-Jackets
Anzahl Dokumente140.000
LösungDigitalisierung der Formate & Verwaltung durch das georeferenzierte Dokumentenmanagement-System LinkBase
ProjektrahmenDigitalisierung eines umfangreichen Bauaktenarchivs – mit den ältesten Akten aus dem Jahr 1934 – in unterschiedlichen Formaten und Einbindung in ein strukturiertes Dokumentenmanagement-System führte zur Optimierung der Servicequalität für die Bürgerinnen und Bürger des Kreises und Schonung der wertvollen Originale.
Darum geht’sMit der Digitalisierung des Bauaktenarchivs und der Verwaltung  im georeferenzierten Dokumentenmanagement-System LinkBase gewinnt der Oberbergische Kreis mehr Servicequalität für die Bürgerinnen und Bürger, schafft Transparenz und Platz und schont die wertvollen Bestände.

Über den Oberbergischen Kreis

Der Oberbergische Kreis mit der Kreisstadt Gummersbach in Nordrhein-Westfalen ist das östliche Teilgebiet des Naturparks Bergisches Land. Der wald- und wasserreiche Kreis ist ein beliebtes Ziel für Erholung suchende aus Köln, dem Ruhrgebiet und den Niederlanden.

Ausgangssituation

Eigentümer bebauter Grundstücke im Oberbergischen Kreis können die beim Kreisbauamt vorhandenen Bauakten zu Ihrem Grundstück einsehen.
Darüber hinaus ist auch in zahlreichen Baugenehmigungsverfahren der Zugriff auf archivierte Bauakten im Rahmen der technischen Sachbearbeitung der Bauaufsicht zwingend erforderlich.

Um dieses Verfahren zu beschleunigen sowie den durch den ständigen Zugriff angegriffenen Archivbestand zu schonen, wird 2017 die Digitalisierung des Bauaktenarchivs beschlossen. Rund 140.000 Akten – die ältesten aus dem Jahr 1934 – wurden von rosenberger | data (jetzt DI.UNIT)  übernommen, digitalisiert und in das georeferenzierte Dokumentenmanagement-System LinkBase überführt.
LinkBase hat sich bereits in der Katasterverwaltung des Kreises bewährt.

Anforderungen an die Lösung

Zukunftssicherheit & Schutz
Eine wichtige Anforderung bei der elektronischen Archivierung ist die dauerhafte Konservierung der in den Archivbeständen enthaltenen Informationen.
Zudem schützen elektronische Archive den Bestand gegen Verlust durch Brand, Wasserschäden oder die Beanspruchung durch den Zugriff auf den Bestand.

Zeit & Geld sparen & Service verbessern
Auch die Suche nach und die Bereitstellung von Dokumenten kostet in der Verwaltung viel Zeit.
Mit einer elektronische Archivierung wird den Mitarbeitenden der Bauverwaltung sowie extern Auskunftssuchenden ein wesentlich schnellerer Zugriff auf die Dokumente ermöglicht.

Die Anforderungen und der Leistungsumfang umfassen:

  • die Digitalisierung des gesamten Bauaktenarchivs im Format PDF/A (komprimiert)
  • die Übernahme und und sichere Einlagerung der Akten während der Projektlaufzeit
  • die komplette Digitalisierung und Indizierung des Bestandes, einschließlich Mikrofichen und Plänen in hoher Qualität
  • jederzeitige Gewährleistung des gewohnten Archivbetriebs
  • Einhaltung der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und des Datenschutzgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen
  • Dokumentenverwaltung georeferenziert und mit der Möglichkeit externer Zugriffe über das Internet

Die Herausforderungen

  • 140.000 Bauakten
  • Unterschiedliche Formate (A4 bis A0)
  • Unterschiedliche Medienarten (Pläne, Dokumente, Mikrofiche, Mikrofilm-Jackets)
  • Stark schwankende Vorlagenqualität
  • Beschädigte Vorlagen
  • Hohe Anforderungen an die Qualität der Digitalisate
  • Umfangreiche Indizierung der Digitalisate

Lösung

Nach einer europaweiten Ausschreibung des Digitalsierungsvorhabens erhält rosenberger | data (heute DI.UNIT) den Zuschlag für die Digitalisierung des Archivs.

Logistik & Scan
Der Bauaktenbestand wird von rosenberger | data abgeholt und im eigenen Digitalisierungszentrum in Bielefeld digitalisiert und indiziert. Die Akteninhalte müssen getrennt werden, damit sie dann mittels verschiedener Scanverfahren digitalisiert werden können.
Die digitalisierten Daten werden verschlüsselt und in das georeferenzierte DMS LinkBase eingespielt.

Einrichtung & Schulung
Parallel wird LinkBase im Kreisbauamt eingerichtet und die Anwenderinnen und Anwender von den Rosenberger-Consultants geschult.
Für die dauerhafte digitale Archivierung kommt das georeferenzierte Dokumentenmanagement-System LinkBase  zum Einsatz.

Die von rosenberger | data (heute DI.UNIT) entwickelte Lösung wird bereits seit 2010 im Amt für Geoinformation und Liegenschaftskataster des Oberbergischen Kreises erfolgreich eingesetzt.
Mit LinkBase wird jederzeit ein gesicherter Zugriff auf alle digitalen Dokumente, Zeichnungen, Akten und Mikroformen ermöglicht – georeferenziert und von jedem PC-Arbeitsplatz. 

“LinkBase wurde bereits in der Katasterverwaltung des Oberbergischen Kreises erfolgreich eingesetzt, daher fiel uns die Entscheidung für LinkBase leicht.”

Michael Starck
Amtsleiter Kreisbauamt Oberbergischer Kreis

Effekte

  • Mit der Digitalisierung des Bauaktenarchivs ist es nun möglich, Eigentümerinnen und Eigentümern elektronische Einsicht in archivierte Bauakten mit Baubeschreibungen, Baugenehmigungen, Grundrissen oder Statiken zu ermöglichen.
  • Unabhängig vom Originalformat der Unterlagen (Dokumente, Pläne, Mikrofiche) stehen jetzt alle Informationen unmittelbar zur Verfügung.
  • Durch die Digitalisierung des Archivs ist es nicht mehr notwendig, umfangreiche Räume für das Archiv vorzuhalten.
  • Die komfortablen Suchfunktionen sowie die Indizierung des Archivbestandes verringern die Suchzeiten erheblich; benötigte Informationen werden nun in kürzester Zeit gefunden.
  • Durch den digitalen Zugriff auf die Bestände wird zudem die Qualität des Archivgutes nicht mehr beeinträchtigt.

Fazit

Die Digitalisierung des Bauaktenarchivs mit LinkBase schützt die bedrohten Archivbestände und ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.
Zudem ermöglicht LinkBase, die zentralen Ziele des E-Government zu erreichen: Die Verbesserung der Servicequalität, ein vereinfachter Zugang zur Verwaltung sowie zur Nutzung von Verwaltungsdienstleistungen und die Verbesserung von Qualität und Effizienz der Verwaltungsvorgänge.

„Das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystem LinkBase erfüllt in besonderer Weise unsere Anforderungen im Hinblick auf eine einfache Handhabung sowie sowie der Ansicht und dem Druck großformatiger Dokumente.”

Michael Starck
Amtsleiter Kreisbauamt Oberbergischer Kreis

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