Digitales Dokumentenmanagement schafft Platz und effiziente Prozesse

In diesem Artikel

Über WAZ
Ausgangssituation
Herausforderungen
Die Lösung
Herausforderungen für das Team
Ausblick
Fazit

Firma/Organisation	Wasser- und Abwasserzweckverband Niedergrafschaft (WAZ)
Branche	Energie- und Wasserwirtschaft
Mitarbeitende	>80
Firmensitz	Neuenhaus
Dokumentenarten	Hausanschlussakten, Einkaufs- und Rechnungsdokumente, E-Mails, Bestandspläne
Lösung	Scanservice, digitales DocuWare Dokumenten-Archiv, Digitale Workflows für Eingangsrechnungen mit Anbindung an SAP R/3, automatische Ablage von Ausgangsrechnungen und E-Mails
Projektrahmen	Scannen und klassifizieren von Papierakten und Plänen, Digitales Archiv, Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

Über WAZ

Der Wasser- und Abwasser-Zweckverband (WAZ) Niedergrafschaft in Neuenhaus besteht seit 1952. Zu seiner Aufgabe gehört es, die umliegenden Gemeinden mit Trinkwasser zu versorgen und sich um eine umweltschonende Abwasserentsorgung zu kümmern.
Mit an den WAZ angeschlossen sind die Stadtwerke Neuenhaus, die Strom und Erdgas für die Anwohner der Region bereitstellen. Im Querverbund wird zudem das Dinkelbad mitfinanziert.

Ausgangssituation

Beim Infrastrukturversorger WAZ fallen täglich stapelweise Papierdokumente an: Anträge, Schriftverkehr, Ablesedaten, Hausanschlussakten, Rechnungen, Pläne, großformatige Zeichnungen und viele mehr. Entsprechend wuchs im Laufe der Jahre die Ablage und die Papierberge füllten die Archivräume, bis die Platzkapazitäten in der Verwaltung nahezu erschöpft waren.

Höchste Zeit, sich nach einer Digitalisierungslösung am Markt umzuschauen und diese bei DI.UNIT zu finden.

„Das Arbeiten mit Papierdokumenten ist nicht mehr zeitgemäß“

Sascha Geerds
stellvertretender Geschäftsführer WAZ

Herausforderungen

• Großes Papierarchiv und Platzmangel in den vorhandenen Räumen
• Lange Such- und Zugriffszeiten bei Akten und Dokumenten
• Lange Bearbeitungszeiten durch papierbasierte Abläufe
• Compliance bei der Bearbeitung von digitalen Eingangsrechnungen

Die Lösung

Digitalisierung von Papierdokumenten und zentrales DocuWare-Archiv

Zu Anfangs ließ der WAZ bestehende Papierdokumente, wie Schriftverkehr, Hausanschlussakten sowie Einkaufs- und Rechnungsdokumente von DI.UNIT abholen und digitalisieren. Nach dem Scannen überführte der Digitalisierungsspezialist die Daten in das frisch installierte DocuWare-Archiv der WAZ.

Mehrfach-Verschlagwortung und individuelle Suchmasken ersparen lange Suchen

Damit dem WAZ lange Suchzeiten, wie vor der Digitalisierung in Zukunft erspart blieben, verschlagwortete DI.UNIT alle Digitalisate mehrfach und richtet individuelle Suchmasken für die Mitarbeitenden ein.

Denn vor der Digitalisierung gehörte es zum Arbeitsalltag, dass die Suche nach einem Dokument bis zu 30 Minuten in Anspruch nahm, da sie nur nach einem Hauptschlagwort sortiert abgelegt war. So konnte es schwierig werden, eine Rechnung zu finden, dessen Lieferant beispielsweise den Namen geändert hatte. Heute sind die Rechnungen durch vielfältige Indexierungen mit wenigen Klicks am PC auffindbar. Das spart immens viel Zeit.

Zudem bekam jeder Mitarbeiter passende Suchmasken in DocuWare eingerichtet. So wurde die Suche für jeden – je nach Position und Anforderungen – so einfach, aber auch so präzise wie möglich durchführbar, um das benötigte Dokument rasch aufrufen zu können.

Das Kellerarchiv als “mentales Backup” für die Übergangszeit

Viele Menschen, die täglich mit sensiblen und wichtigen Papierdokumenten arbeiten, scheuen bei der Digitalisierung den Abschied von Papier. Auch beim WAZ war das so. Daher entschloss sich der Verband, Papierdokumente, wie z.B. die Hausanschlussakten, vorübergehend im Kellerarchiv zu belassen – quasi als Backup.

„Nach der Digitalisierung waren wir kein einziges Mal in unserem Kellerarchiv, um etwas nachzuschauen. Alles, was wir brauchen, können wir über unsere Computer digital aufrufen und einsehen.“

Sascha Geerds
stellvertretender Geschäftsführer WAZ

Was für das mentale Sicherheitsempfinden wichtig war, erwies sich im operativen Tagesgeschäft schnell als überflüssig. Die Mitarbeitenden suchten das Archiv tatsächlich kein einziges Mal auf, da sie alle Dokumente digital fanden. Heute sind die eingelagerten Dokumente von damals daher vernichtet.

Im nächsten Schritt digitalisierte der WAZ seine Bestandspläne. Auf solchen Dokumenten sind beispielsweise noch alte Wasserleitungen eingezeichnet. Für den Verband ist die Erhaltung der Pläne und der schnelle, digitale Zugriff darauf von großer Bedeutung.

Elektronische Rechnungsverarbeitung

Nach der Digitalisierung der Papierakten stand als nächster Schritt die Einführung eines elektronischen Workflows für die Rechnungseingangsverarbeitung auf dem Plan. Vorab wurden alle Lieferanten aufgefordert, Rechnungen nur noch digital zu übermitteln. Noch eingehende Papierrechnungen wurden vor der Bearbeitung zentral digitalisiert.

„Da die Erstlösung gut war, sind wir auch bei der Rechnungsverarbeitung wieder auf DI.UNIT zugekommen.“

Sascha Geerds
stellvertretender Geschäftsführer WAZ

Individuell gestaltbare Prozesslandschaft in DocuWare

Der digitale Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung wurde von allen Beteiligten der WAZ in einem Workshop mit DI.UNIT gestaltet. Nach der Umsetzung des Workflows in DocuWare wurde der Prozess ausgiebig getestet und weiter verbessert. So wünschte sich die Buchhaltung nach der Freigabe durch die Geschäftsführung vor der automatischen Buchung die Option, noch manuell eingreifen zu können. Zudem sollte es eine Kennzeichnung für Rechnungen geben, die schon bezahlt wurden. Mit dem Workflow-Designer von DocuWare war die Umsetzung kein Problem.

Aktives Zusammenspiel von DocuWare und SAP

DocuWare wurde beim WAZ direkt an SAP R/3 angebunden, um die Rechnungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Wählt die Buchhaltung heute eine Rechnung in DocuWare aus, bekommt sie von der Software zur Verbuchung bereits eine Kontoauswahl und den Kreditor aus SAP vorgeschlagen. Zudem lernt DocuWare mit: Bei der Bearbeitung einer Eingangsrechnung wird nicht nur der Kreditor, sondern auch die letzte Buchung vorgeschlagen. So muss niemand mehr nach vergangen Vorgängen suchen. Die Automatisierung verbessert so nicht nur die Qualität in der Buchhaltung, der gesamte Prozess von der Rechnungsprüfung bis zur Zahlung ist deutlich schneller. Zudem sorgt DocuWare für maximale Transparenz. Das ist sehr nützlich, wenn Mitarbeitende sich gegenseitig vertreten und Vorgänge nachvollziehen müssen.

Schnelle Durchlaufzeiten bei der Rechnungsverarbeitung

Heute hat sich die Anzahl an Papierdokumenten in der Eingangsrechnungsverarbeitung um 80% reduziert. Tendenz weiter fallend. Dies sorgt für deutlich schnellere Durchlaufzeiten, was sich positiv auf die Skontoerträge auswirkt.

„Wenn man in der eigenen Firma nicht sicherstellen kann alle Skonti wahrzunehmen, dann hat man einfach das falsche System. Wir haben heute dank der Digitalisierung und Einführung von DocuWare 90% weniger händische Erfassung und einen 60 % schnelleren Belegdurchlauf.“

Sascha Geerds
stellvertretender Geschäftsführer WAZ

Archivierung von E-Mails in DocuWare durch Anbindung an Outlook

In Zuge des Prozessdesigns entschied sich der Verband nicht nur die Rechnungen, sondern auch alle E-Mails elektronisch ablegen. Mit dem DocuWare Modul “Connect to Outlook” war dies ganz einfach. Diese Anbindung sorgt dafür, dass E-Mails automatisch ausgelesen und korrekt in DocuWare zugeordnet abgelegt werden können. So wird auch der elektronische Schriftverkehr in einem digitalen Format automatisiert in DocuWare gespeichert.

GoBD-konforme Archivierung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen, zum Beispiel für etwaige Betriebsprüfungen. Der WAZ entschied sich daher für eine komplette elektronische Archivierung von E-Mails nebst Dateianhängen, wie zum Beispiel Rechnungen.

Nach der GoBD müssen elektronische Rechnungen während ihres gesamten Lebenszyklus manipulationssicher geführt und aufbewahrt werden. Daher erfolgte die Speicherung aller Dokumente in strukturierten Datenformaten wie XML oder PDF/A Dateien, um sicherzustellen, dass sie rechtliche Anforderungen erfüllen.

„Für uns war die Digitalisierung der internen Verwaltung ein absolut richtiger Schritt. Der tägliche Mehrwert ist wie Wasser auf die Mühlen.
Wir möchten alle weiteren papierbasierten Prozesse auch noch digitalisieren.“

Sascha Geerds
stellvertretender Geschäftsführer WAZ

Herausforderungen für das Team

Dem WAZ gelang es bei der Einführung von DocuWare auf Anhieb, nahezu das gesamte Team mitzunehmen. Wichtig hierbei: Schulungen in fachbereichsbezogenen Gruppen für das gesamte Team. In der Schulung spielten die Teilnehmenden einen Musterprozess durch, lernten so das Programm kennen und konnten erste Fragen klären. Anschließend bekam jeder eine Dokumentation zu DocuWare mit an die Hand und durfte die Software in den nächsten 2-3 Wochen im eigenen Arbeitsalltag erproben und prüfen. Nach dieser Zeit gab es nochmal Raum für Klärungen und kleinere Anpassungen des Workflows.

Für einige wenige Teammitglieder, die sich nach der ersten Schulung nicht abgeholt fühlten, waren die Projektleiter besonders präsent. Sie begleiteten die Mitarbeitenden engmaschiger und boten somit die Möglichkeit, Fragen und Verständnisprobleme direkt zu klären. Nach 6 Monaten berief der WAZ nochmal eine große Feedbackrund mit allen am Umstellungsprozess Beteiligten ein, um letzte Unklarheiten, Verbesserungsvorschläge und technische Themen final zu besprechen.

„Die Belegschaft erkannte schnell den Mehrwert der Umstellung durch die tägliche Arbeitserleichterung. Diese Erfolgserlebnisse machten Mut und eröffneten den Wunsch, die Software auch für weitere Arbeitsbereiche zu nutzen.”

Sascha Geerds
stellvertretender Geschäftsführer WAZ

Ausblick

Digitale Ausgangsrechnungen und Unterschriften

Nach den sehr positiven Digitalisierungserfahrungen plant der WAZ auch den Materialbedarf der Monteure vor Ort an den Verbrauchsstellen demnächst digital aufnehmen und melden zu können, anstatt ihn im Einkauf händisch von Papierdokumenten abtippen zu müssen. Ferne möchte man von Verbandsseite aus, neue Hausanschlüsse mittelfristig digital mit Foto beim Kunden aufnehmen. Zudem möchten immer mehr Kunden die Möglichkeit haben, digital zu signieren und Rechnungen digital zu erhalten. Hier arbeitet der Verband derzeit an Lösungen.

Fazit

Die Einführung von DocuWare als Dokumentenmanagement-System bietet für den WAZ in der internen Verwaltung viele Vorteile. Nicht nur der Platzgewinn ist enorm. Es ermöglicht dem Verband auch ein erheblich vereinfachtes und für alle zentrales Dokumentenmanagement sowie eine effizientere Rechnungsverarbeitung. Dokumente werden mit wenigen Klicks gefunden, Bearbeitungszeiten haben sich drastisch reduziert und die Skontoerträge verbessert. Der Effekt dieser Vorteile zeigt sich nicht nur in Form von Kosteneinsparungen. Die Mitarbeitenden freuen sich täglich über komfortablere Workflows, vereinfachte Vertretungsarbeit und mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

„Ich kann nur jedem raten, die Digitalisierung von Bereich zu Bereich konsequent durchzuleben – ohne Ausnahmen. Der Effekt ist erstaunlich. Unsere Geschäftskosten sind gesunken und wir haben im Team mehr Freiraum für andere Aufgaben.”

Sascha Geerds
stellvertretender Geschäftsführer WAZ

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