Worauf Sie bei der Archivierung von E-Mails unbedingt achten sollten

In diesem Artikel

Mailarchivierung - unverzichtbar für alle
Backup und Mail-Archivierung - beides ist gleich wichtig
Darum ist die digitale Mail-Archivierung Pflicht
Kann man auf eine Papierrechnung bestehen?
Smartes Arbeiten ohne Aufwand
Das sollte ein E-Mail-Archiv können

Weltweit ist sie wohl das beliebteste Medium für die geschäftliche Kommunikation: die E-Mail. Mehr als 280 Milliarden Mails werden täglich versendet, Tendenz weiter steigend. Die Bewältigung dieser Flut an E-Mails ist für viele Organisationen herausfordernd.

Worauf Sie daher bei der Mail-Archierung unbedingt achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mailarchivierung – unverzichtbar für alle

Zugegeben, das Thema Mailarchivierung langweilt viele Betroffene. Doch es ist für alle Organisationen extrem wichtig .
Denn sie müssen die tägliche Flut von E-Mails nicht nur bearbeiten, sondern in vielen Fällen auch für viele Jahre rechtskonform archivieren.  Das gilt für alle E-Mails, die steuerlich relevant sind oder die personenbezogene Daten enthalten.
Hintergrund: Nach den GoBD sind Sie dazu verpflichtet, ihre gesamten Unterlagen und Abläufe zu archivieren, die steuerlich relevant sind. Dazu gehören auch E-Mails, egal wie groß Ihr Unternehmen ist. Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO – und viele Unternehmer stehen vor einem Berg an Fragen und Herausforderungen.

In Deutschland ist die Aufbewahrungspflicht von E-Mails zum Beispiel in  § 257 des Handelsgesetzbuches sowie § 147 der Abgabenordnung geregelt. E-Mails sind demnach zwischen sechs und zehn Jahren zu archivieren – und zwar so, dass sie nicht verändert werden können und im Falle einer Prüfung schnell aufzufinden sind.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt es vor: Unternehmen müssen auf Nachfrage betroffener Personen detailliert Auskunft darüber geben, welche persönlichen Daten das Unternehmen über sie gespeichert hat. Da gerade E-Mails viele personenbezogenen Daten enthalten, ist eine strukturierte Mailarchivierung Voraussetzung, um die von der DSGVO festgesetzten Anforderungen zu erfüllen.

Backup und Mail-Archivierung – beides ist gleich wichtig

Leider ist ein regelmäßiges Backup aller E-Mails nicht die Lösung, um die vorgenannten Anforderungen zu erfüllen. Denn Backup und Mailarchivierung sind nicht das gleiche.

Ein  Backup dient der reinen Datensicherung – auch von E-Mails – für einen bestimmten Zeitraum. Eine Mailarchivierung gewährleistet zudem die  jahrzehntelange Verfüg- und Wiederauffindbarkeit jeder E-Mail. Jede E-Mail sollte daher durch eine automatisierte Archivierung erfasst, verschlagwortet, indexiert und sicher archiviert werden.
Ein reines Backup reicht hierzu nicht aus, denn dort lassen sich E-Mails ganz einfach löschen, verändern oder manipulieren. Das ist weder sicher noch gesetzeskonform. Zudem benötigen Backups viel Speicherplatz, was entsprechende Kosten verursacht.

Darum ist die digitale Mail-Archivierung Pflicht

Menschen verbringen sehr viel Zeit mit dem Sortieren von E-Mails. Das ist weder effektiv noch werden gesetzliche Vorgaben zufriedenstellend erfüllt. Zudem kostet die Mailschwemme vielen Beschäftigten zunehmend Nerven.

Gesetzeskonform und wesentlich smarter ist es, die Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) zu automatisieren.
Denn ein digitales DMS erkennt vollautomatisch alle relevanten E-Mails und legt sie mit dem gewünschten Bezug zu und mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Rechnungen, digital im Archiv ab.

Kann man auf eine Papierrechnung bestehen?

Theoretisch ja, praktisch nein, denn die Arbeit mit Papier ist bei E-Rechnungen ausgeschlossen. Elektronische Rechnungen müssen nämlich immer auch elektronisch verarbeitet und im Originalformat archiviert werden. Das Arbeiten mit (ausgedruckten) Papierrechnungen hat sich somit ab 2025 erledigt.

Smartes Arbeiten ohne Aufwand

Durch Indexierung und Volltextsuche sorgt das digitale DMS dafür, dass sich E-Mails nebst Anhängen schnell und unkompliziert wiederfinden lassen. Relevante Unterlagen sind mit einem Klick verfügbar, inklusive der gesamten E-Mail-Korrespondenz.

Das bringt eine erhebliche Zeitersparnis, die für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden können.
Die Arbeit wird stressfreier und effektiver.
Existenziell für Unternehmen: Durch die vollautomatische Archivierung sämtlicher E-Mails gibt es eine lückenlose Ablage. Nach einem Serverausfall kann der Betrieb einfach und schnell weitergeführt werden, wichtige Korrespondenz geht nicht verloren.

Das sollte ein E-Mail-Archiv können

Eine Mailarchiv-Software muss in der Lage sein, alle bereits existierenden E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Share Points oder Mailboxen zu identifizieren und abzulegen. Natürlich ist sie mit allen gängigen Mailprogrammen kompatibel und die rechtskonforme Archivierung ist zertifiziert.

Einfach installiert und unkompliziert im Betrieb – so sollte ein Mailarchiv sein, damit es schnell verfügbar ist und gern genutzt wird.
Die digitale Mailarchivierung ist nicht nur im Hinblick auf Compliance und Datensicherheit, sondern auch betriebswirtschaftlich ein unbedingtes  “Must Have”.