DMS
Willkommen im Team – So funktioniert ein DMS zusammen mit anderer Software
Lesedauer ca. 3 Min.
Wie funktioniert das eigentlich, ein Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) in Verbindung mit anderer Unternehmenssoftware? In diesem Beitrag erfahren Sie mehr.
In diesem Artikel
Schnittstellen machen's möglich
Team-Vorteil 1: Zeitersparnis
Team-Vorteil 2: Schnell gesucht und gefunden
Team-Vorteil 3: Kosten und Ressourcen sparen
Team-Vorteil 4: Compliance & Sicherheit
Team-Vorteil 5: Produktivitätssteigerung und Qualität
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Wie funktioniert das eigentlich, ein Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) in Verbindung mit anderer Unternehmenssoftware? Geht das überhaupt, oder kann ein DMS gar nicht mit anderen Programmen zusammenarbeiten?
Achtung Spoiler: Es geht nicht nur irgendwie, sondern ganz hervorragend!
Erfahren Sie im Folgenden mehr dazu, wie ein DMS im Software-Team funktioniert.
Schnittstellen machen’s möglich
Das Zusammenspiel eines Dokumentenmanagement-Systems mit anderen Programmen, zum Beispiel einer Buchhaltungsoftware wie DATEV, wird zumeist über Schnittstellen umgesetzt. So wird die Datenübertragung und Synchronisation mit ermöglicht, so können Dokumente wie Rechnungen, Belege oder Verträge automatisch erfasst, verarbeitet und archiviert werden.
Doch wie funktioniert das grundsätzlich und welche Vorteile bietet dabei das Dokumentenmanagement-System?
Hier finden Sie zusätzliche Tipps zur Einführung eines DMS
Team-Vorteil 1: Zeitersparnis
Als erstes wäre da mal die Zeitersparnis. Ein Dokumentenmanagement-System beschleunigt die Rechnungsbearbeitung erheblich, indem es die Rechnungsdaten wie Kreditor, Kreditornummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Bruttobetrag und Steuerbeträge automatisch erfasst, die Rechnungen zur Freigabe weiterleitet, vorkontiert, Vorschläge für Buchungssätze erstellt und die Rechnungen zur Verbuchung und Zahlung weiterleitet.
Hierbei kann das DMS die Rechnungen auch automatisch mit Bestellungen aus der Warenwirtschaft vergleichen und bei Unstimmigkeiten die entsprechenden Rechnungen aussondern oder markieren. Das funktioniert grundsätzlich auch mit Positionsdaten einer Rechnung. So können einzelne Rechnungsposten verschiedenen Sachkonten oder Kostenstellen zugeordnet, also gesplittet werden.
Team-Vorteil 2: Schnell gesucht und gefunden
Ein ein Dokumentenmanagement-System kann die Suche nach Dokumenten erleichtern, indem es sie zentral und strukturiert ablegt. Auch dieser Vorgang kann automatisiert werden, indem das DMS zum Beispiel E-Mail-Ordner automatisch überwacht und aus einem Rechnungseingangsordner automatisch Rechnungen zur Bearbeitung übernimmt.
Team-Vorteil 3: Kosten und Ressourcen sparen
Ein Dokumentenmanagement-System reduziert natürlich grundsätzlich den Papierverbrauch und den Platzbedarf für die Dokumentenablage. Digitale Rechnungen sparen zudem Briefumschläge und Porto. Das schont nicht nur den Geldbeutel, sondern auch Ressourcen und die Umwelt.
Rechnungsbelege können nämlich aus der Buchhaltungsanwendung direkt aus dem DMS aufgerufen werden, ohne das System wechseln zu müssen.
Team-Vorteil 4: Compliance & Sicherheit
Ein Dokumentenmanagement-System kann die gesetzlichen Vorgaben für eine ordentliche Geschäftsführung erfüllen, indem es die Dokumente revisionssicher archiviert. Dabei können Zugriffsrechte für verschiedene Personen oder Rollen vergeben oder gelöscht werden.
Zudem wird jede Aktion mit dem Belegen automatisch protokolliert und versioniert. Jede Version wird unveränderbar im Archiv abgelegt. Das gewährleistet die Revisionssicherheit des Systems.
Außerdem kann ein DMS die Vorbereitung auf eine Finanzprüfung erleichtern, indem es alle Dokumente und Bearbeitungsschritte dokumentiert und nachvollziehbar macht.
Team-Vorteil 5: Produktivitätssteigerung und Qualität
Last but not least kann ein Dokumentenmanagement-System die Qualität und Effizienz der Buchhaltung deutlich verbessern, indem es Fehler vermeidet, manuelle Erfassungen minimiert, Analysen ermöglicht, das Foderungsmanagement unterstützt und viele Aufgaben automatisiert.
Noch mehr gute Gründe für die Einführung eines DMS finden Sie hier
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