Einlagerung von über 2.000 Akten & Scannen On-Demand

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Ausgangssituation & Herausforderungen
Lösung
Fazit

Ausgangssituation & Herausforderungen

14.000 Menschen arbeiten bei MAN Energy Solutions an 120 Standorten für die Energie der Zukunft. Im Herzen von Augsburg in Bayern hat der weltweit führende Anbieter von Turbomaschinen, Großdiesel- und Gasmotoren seinen Hauptsitz. Von dort aus entwickeln Spitzen-Ingenieure zwischen 450 Kilowatt und 82 Megawatt starke Zwei- und Viertaktmotoren für maritime und stationäre Anwendungen sowie Gas- und Dampfturbinen, Kompressoren, Energiespeicher und hybride Energiesysteme. Die Ingenieurstradition von MAN Energy Solutions reicht dabei über 250 Jahre zurück.

Diese lange Zeit zeichnet sich nicht nur in der Marktführerschaft von MAN Energy Solutions ab, sondern ist auch im innerstädtischen Dokumentenlager spürbar. Dort drängen sich duzende Fotos, Pläne, Zeichnungen, Ordner und Verwaltungsakten dicht aneinander. Die Lagerkapazitäten sind zur Erschöpfung gekommen und jedes Heraussuchen erfordert seine Zeit.

Lösung

Als Lösung für beiden Anforderungen – Entlastung des Raumkapazitäten und Verkürzung der Suchprozesse entschloss sich das Unternehmen einen Teil des Augsburger Archivs zu digitalisieren und auszulagern.

Höchste Scanqualität lässt Details groß rauskommen

„Wir entschieden uns für die Digitalisierung von häufig benötigten technischen Plänen, Fotodokumentationen und ähnlichem sowie für die Einlagerung von über 2.000 Akten in Kombination mit dem On-Demand-Service von FRANKENRASTER (heute DI.UNIT GmbH). So konnten wir hier Platz und Zeit gewinnen. Und ausgelagerte, nicht gescannte Unterlagen erhalten wir jederzeit nach Bedarf als gescannte Datei zugesandt“, erläutert Georg Litzel den Projektumfang.

Der On-Demand-Service erfolgt innerhalb von 15 Minuten bis 24 Stunden – je nach Anfragezeitpunkt und Dokumentenart. Spätestens am Folgetag liegt dem Kunden das gewünschte Dokument als PDF/A Datei vor. Der Datentransfer erfolgt unter strengsten Sicherheitsvorkehrungen.
MAN Energy Solutions überzeugte bei der Digitalisierung nicht nur die Schnelligkeit, mit der sie durchgeführt wird, sondern auch die Qualität der Digitalisate. Dank passgenauer Belichtung und höchster Auflösung können die Mitarbeiter bei MAN Energy Solutions jedes Detail ihrer Originaldokumente auch in der digitalen Datei ohne Einschränkungen betrachten.
Die hervorragende Scanqualität erlaubt es selbst die komplexesten technischen Dokumentationen und Aufzeichnungen ohne Schärfeverluste groß auf dem Bildschirm aufzuziehen, um sie in allen Einzelheiten studieren zu können.

OCR macht digitale Textdokumente voll durchsuchbar

Doch nicht nur Pläne und Fotos überzeugten. Auch die Qualität der Textdokumente stimmt. Damit benötigte Schriftdokumente mittels Schlagwortsuche später in der digitalen Datei auffindbar ist, kommt im Zuge des Scanvorgangs eine OCR-Erkennungssoftware zum Einsatz. Diese macht getippte und gedruckte Sprache digital erkennbar und damit digitalisierte Textdokumente im Volltext voll durchsuchbar.

So schuf die Entscheidung für FRANKENRASTER (DI.UNIT) als externen Scan- und Lagerdienstleister bei dem führenden Anbieter von Großdieselmotoren und Turbomaschinen Platz und Zeit für neue Ideen und Projekte.

Transportieren, lagern und scannen aus einer Hand

Zuvor hatte der Technologiekonzern bereits an die 2.000 Verwaltungsakten bei dem Logistikdienstleister Rhenus ausgelagert. Von Frankenraster (heute DI.UNIT) voll und ganz als Partner und Dienstleister überzeugt, beauftragte MAN Energy Solutions den Dienstleister, die bei Rhenus eingelagerten Akten zu übernehmen. So zogen auf Kundenwunsch die in Gießen archivierten Dokumente im Mai zu den bestehenden MAN Energy Solutions Akten ins Hochsicherheitsarchiv nach Buchdorf/Bayern um. Dort lagern sie unter klimatisch optimalen Bedingungen, sind dank vollumfänglichster Zertifizierungen nach DIN 27001 und DIN 9001 sicher verwahrt und jederzeit aus einer Hand on-demand verfügbar.

Sicherer Transport, sichere Lagerung

Der Transport aller Akten erfolgte mittels penibler Kontrollen und Dokumentationen vom Einpacken bis zum Einlagern. Alle Dokumente wurden in verplombten Metallcontainern transportiert. Die Logistik übernahm ausschließlich das FRANKENRASTER (DI.UNIT) mit hauseigenen Fahrzeugen. Die Fahrt wurde GPS getrackt protokolliert und tagesgleich entladen. Für eine sichere Lagerung ist das Archiv in Buchdorf nach DIN 11799 für Archivzweckbauten errichtet worden. Das gesamte Gebäude ist mit einer Einbruchmeldeanlage mit Aufschaltung zum Sicherheitsdienst, einer Brandmeldeanlage mit Aufschaltung zur Feuerwehr und einer Zutrittskontrolle mittels elektronischen Schließsystem ausgestattet. Zusätzlich sind das gesamte Außengelände sowie die LKW-Ladeschleusen mittels Videoüberwachung gesichert.

Damit noch mehr Unternehmen von diesem hochsicheren und professionellen Lagerservice profitieren können, hat FRANKENRASTER (heute DI.UNIT) 2020 sein Hochsicherheitsarchiv auf 240 km Lagerkapazität für Akten vergrößert.

Fazit

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