Stadt Nürtingen
Digitalisierung steigert Effizienz in der Stadtverwaltung
Lesedauer ca. 2 Min.
Wie durch die Digitalisierung zeitaufwändige Austauschprozesse reduziert und der Arbeitsfluss verbessert wurde.
In diesem Artikel
Über die Stadt Nürtingen und den Ortsteil Reudern
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Organisation | Stadt Nürtingen |
| Branche | Öffentliche Verwaltung |
| PLZ | 72622 |
| Mitarbeitende | Über 700 |
| Dokumentenarten | Bauakten der Ortschaftsverwaltung |
| Lösung | Digitalisierung von rund 800 Bauakten |
| Projektrahmen | Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur effizienten Verwaltung und verbesserten Zugänglichkeit von Bauakten |
Über die Stadt Nürtingen und den Ortsteil Reudern
Nürtingen ist eine Große Kreisstadt im Landkreis Esslingen in Baden-Württemberg mit über 41.000 Einwohnern, verteilt auf fünf Ortsteile. Die historische Altstadt und die reizvolle Lage im Neckartal machen Nürtingen zu einem attraktiven Wohn- und Tourismusort. Der Ortsteil Reudern, seit 1974 eingemeindet, zählt etwa 2.800 Einwohner und dient als erste Anlaufstelle für diverse Bürgeranliegen.
Ausgangssituation und Herausforderung
In der Ortschaftsverwaltung Reudern wurden für alle früheren, aktuellen und zukünftigen Bauvorhaben entsprechende Bauakten geführt. Diese Akten wurden häufig vom Bauverwaltungsamt oder dem Gutachterausschuss benötigt, was zu zeitaufwändigem Austausch der Papierakten führte und den Arbeitsfluss beeinträchtigte.
Um diese Prozesse zu optimieren, entschied sich die Stadt Nürtingen für die Digitalisierung der Bauakten.
Lösung
Die Stadt Nürtingen wählte Frankenraster (heute DI.UNIT) als Partner für die Digitalisierung von rund 800 Bauakten. Zunächst wurde ein geeignetes Ablagesystem entwickelt, wobei die Erfahrung von DI.UNIT mit anderen Kommunen hilfreich war.
Bereits 2014 hatte sich die Stadt für das Dokumentenmanagementsystem enaio® von OPTIMAL SYSTEMS entschieden, das eine individuelle Verteilung der Zugriffsberechtigungen auf die elektronischen Akten ermöglicht.
Das DI.UNIT-Logistikteam holte die teils sehr alten, übergroßen und sensiblen Akten direkt aus der Ortschaftsverwaltung in Reudern ab und transportierte sie zur Weiterverarbeitung nach Buchdorf. Besonderen Wert legte die Stadtverwaltung Nürtingen darauf, dass alle Digitalisate Rechtssicherheit bieten.
Daher fiel die Entscheidung auf DI.UNIT, da das Unternehmen den Scanvorgang nach TR-RESISCAN anbietet, einer technischen Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für ersetzendes Scannen.
Nach erfolgreicher Digitalisierung und Aufbereitung wurden die Unterlagen an die Ortschaftsverwaltung Reudern zurückgeliefert, wo sie platzsparend im Untergeschoss des Gebäudes untergebracht wurden.
Fazit
„Unsere Fragen und Anliegen zum Projekt wurden immer beantwortet, beziehungsweise erledigt. Daher sind wir mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden.“
Daniel Riehle – Organisationsabteilung Rathauses Nürtingen
Durch die Digitalisierung der Bauakten konnte die Stadt Nürtingen ihre Verwaltungsprozesse optimieren und den Zugriff auf wichtige Dokumente erleichtern. Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief reibungslos und zur vollsten Zufriedenheit der Stadtverwaltung.
