Regenbogen Wohnen gGmbH
Digitalisierung von Personalakten bei sozialen Einrichtungen
Lesedauer ca. 2 Min.
23.849 Seiten transformiert – Vom Papierarchiv zum digitalen Dokumentenmanagement
In diesem Artikel
Über Regenbogen Wohnen
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Organisation | Regenbogen Wohnen gGmbH |
|---|---|
| Branche | Sozialtherapeutische Betreuung |
| Sitz | 81673 München |
| Mitarbeitende | Rund 250 an 40 Standorten |
| Dokumentenarten | Personalakten |
| Lösung | Digitalisierung von Personalakten mit anschließender Integration in ein Dokumentenmanagementsystem |
| Projektrahmen | Digitalisierung von 233 Personalakten mit insgesamt 23.849 Blatt zur Implementierung eines digitalen Verwaltungssystems |
Über Regenbogen Wohnen
Regenbogen Wohnen ist eine gemeinnützige GmbH mit Sitz in München, die seit 1986 Menschen mit psychischer Behinderung oder Erkrankung in München und Oberbayern ein selbstbestimmtes Leben ermöglicht. Mit rund 250 Mitarbeitenden an etwa 40 Standorten bietet die Organisation vielfältige Wohnangebote für Klient:innen von 6 Jahren bis ins hohe Alter.
Ausgangssituation und Herausforderung
Um die Effizienz der Verwaltungsprozesse zu steigern und den Mitarbeitenden einen schnellen Zugriff auf Personalunterlagen zu ermöglichen, entschied sich Regenbogen Wohnen für die Digitalisierung der Personalakten.
Ziel war es, die analogen Dokumente in ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu überführen, um Platz zu sparen und die Arbeitsabläufe zu optimieren.
Lösung
Regenbogen Wohnen wählte das DMS enaio® von OPTIMAL SYSTEMS und beauftragte Frankenraster (heute DI.UNIT) mit der Digitalisierung der Personalakten. Innerhalb eines engen Zeitrahmens wurden 233 Personalakten mit insgesamt 23.849 Blatt Papier digitalisiert.
Der Prozess umfasste die Abholung der Akten, die Vorbereitung der Dokumente durch Entklammern und Entheften, das Scannen in Farbe mit anschließender Komprimierung sowie die OCR-Erkennung zur Volltextsuche. Die digitalen Dateien wurden entsprechend der bestehenden Ablagelogik benannt und in das neue DMS integriert.
Fazit
Durch die professionelle Digitalisierung der Personalakten konnte Regenbogen Wohnen die Verwaltungsprozesse erheblich verbessern.
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief reibungslos, und der enge Zeitplan wurde erfolgreich eingehalten. Die Mitarbeitenden profitieren nun von einem effizienten und modernen digitalen Verwaltungssystem.
„Wir freuen uns sehr über die vereinfachte Büroarbeit und die praktische digitale Bearbeitung. Unsere Kollegen von außerhalb senden uns beispielsweise Personaldokumente per Mail zu, die wir nun schneller zuordnen und verwalten können. Wir würden uns bei Scanvorhaben jederzeit wieder für DI.UNIT (ehemals Frankenraster) entscheiden.“
Heike Baumgartner – Regenbogen Wohnen
