OPTIMA packaging group GmbH
Schneller Zugriff auf Mitarbeiterdokumente
Lesedauer ca. 3 Min.
Erhöhte Datensicherheit und Compliance durch digitale Archivierung
In diesem Artikel
| Firma | OPTIMA packaging group GmbH |
|---|---|
| Branche | Verpackungsmaschinenbau |
| Sitz | 74523 Schwäbisch Hall |
| Mitarbeitende | Über 3.150 weltweit (Stand 2024) |
| Dokumentenarten | Personalakten |
| Lösung | Digitalisierung der Personalakten zur Einführung einer digitalen Personalakte |
| Projektrahmen | Digitalisierung von ca. 1.900 laufenden Personalakten mit insgesamt 248.000 Blatt zur Optimierung der Personalverwaltung |
Über OPTIMA
Die OPTIMA packaging group GmbH mit Stammsitz in Schwäbisch Hall konzipiert und realisiert mit ihren Tochterunternehmen Einzelmaschinen bis hin zu komplexen Turnkey-Komplettanlagen für Pharma-, Consumer-, Nonwovens- und Life Science-Produkte.
Ob Sonderlösungen oder modular aufgebaute Maschinen und Linien – alle Funktionen entsprechen den branchen- und kundenspezifischen Bedürfnissen. In vielen Bereichen gelten die Technologien von OPTIMA als weltweit führend, beispielsweise für das Befüllen und Verpacken von Kaffeekapseln oder für sterile pharmazeutische Liquida in Verbindung mit deren Gefriertrocknung.
Mit weltweit über 3.150 Mitarbeitenden hat OPTIMA über die Jahre ein exzellentes Stammpersonal aus hochkompetenten Fachkräften aufgebaut, welche die Anlagen konstruieren, montieren und beim Kunden in Betrieb nehmen sowie umfassenden Service leisten.
Ausgangssituation und Herausforderung
Am Stammsitz in Schwäbisch Hall laufen für die Mitarbeitenden die Fäden in der Personalabteilung zusammen. Von dort aus werden die rund 1.900 Mitarbeitenden der deutschen Niederlassungen und Tochtergesellschaften betreut.
Die Aufgaben der Personalverwaltung wurden bislang in einer Kombination aus Software und Papier erledigt. Personaldokumente aller Art wurden in großen Schränken mit Hängeregistern verwahrt, was zu einem umfangreichen Handling führte. Sobald sich Statusänderungen ergaben, etwa eine Neueinstellung oder ein Positionswechsel, sich die Steuerklasse änderte oder eine Bescheinigung für die Sozialversicherung benötigt wurde, begann der zeitaufwendige Prozess des Aktenzugriffs, der Dokumentenablage und der Archivierung. E-Mails wurden zu Dokumentationszwecken ausgedruckt und separat abgeheftet. Manchmal ging die Personalakte sogar auf Reisen – im Koffer eines Personalreferenten auf dem Weg zum Mitarbeitergespräch. Es wurden auch postalisch viele Dokumente hin- und hergeschickt oder einzelne Seiten per Fax versendet. Diese analogen Prozesse führten zu ineffizienten Abläufen und erhöhtem Arbeitsaufwand.
Lösung
Um die Abläufe in der Personalabteilung zu vereinfachen und den zeitlichen Aufwand zu verringern, entschied sich OPTIMA zur Einführung einer digitalen Personalakte und damit einhergehend zur Digitalisierung der Papierakten.
Im ersten Schritt wurden ca. 1.900 laufende Personalakten digitalisiert.
Im weiteren Verlauf des Projekts wurden dann auch die Akten der bereits ausgeschiedenen Mitarbeitenden digitalisiert. Die Altakten waren in verschiedensten Zuständen vorzufinden, wobei besonders alte oder abgegriffene Dokumente einen besonders schonenden Umgang erforderten.
Zudem wurde FRANKENRASTER (heute DI.UNIT) ein exakter Verarbeitungszeitraum vorgegeben, da die digitalisierten Unterlagen zeitnah wieder zum Gebrauch bereitstehen mussten. Natürlich mussten auch die Datenschutzanforderungen beim Übermitteln der Daten an OPTIMA peinlichst genau eingehalten werden.
In vier Chargen wurden insgesamt acht Rollcontainer, die 248.000 Blatt Personaldokumente beinhalteten, von DI.UNIT abgeholt, digitalisiert und übermittelt. Die letzten Daten wurden Mitte Juni 2018 in die digitale Personalakte eingespielt.
Fazit
Die Digitalisierung der Personalakten erleichtert das Tagesgeschäft der Personalabteilung bei OPTIMA nun erheblich. Über das Dokumentenmanagementsystem lassen sich alle Unterlagen mit nur wenigen Klicks durchsuchen und bearbeiten.
„Die Kosten werden sich schnell durch die alltäglichen Vereinfachungen amortisieren.“
Michael Schäfer – Projektleiter
Das Lagern der Papierunterlagen ermöglicht zudem die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Projektleiter Michael Schäfer äußerte sich zufrieden über den Projektverlauf. Er kündigte zudem an, dass weitere Digitalisierungsprojekte mit DI.UNIT geplant sind.
