Gerhard Schubert GmbH
Nachhaltigkeit durch Digitalisierung
Lesedauer ca. 2 Min.
950 Personalakten wurden digitalisiert und sind jetzt jederzeit verfügbar
| Firma | Gerhard Schubert GmbH |
|---|---|
| Branche | Verpackungsmaschinenbau |
| Sitz | 74564 Crailsheim |
| Mitarbeitende | 1.300 weltweit |
| Dokumentenarten | Über 950 Personalakten |
| Lösung | Digitalisierung der Personalakten mit zentralem digitalen Ablagesystem |
| Projektrahmen | Digitalisierung von über 950 Personalakten zur Prozessoptimierung und nachhaltigen Dokumentenverwaltung |
Über die Gerhard Schubert GmbH
Die Gerhard Schubert GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich modularer Verpackungsmaschinen und bietet maßgeschneiderte Serviceleistungen für verschiedene Branchen wie Pharma, Kosmetik, Getränke, Nahrungsmittel, Süßwaren und technische Artikel. Das Familienunternehmen aus Crailsheim, Baden-Württemberg, setzt bei seinen digitalen, roboterbasierten Verpackungsmaschinen auf eine Kombination aus einfacher Mechanik, intelligenter Steuerungstechnik und skalierbarer Modularität.
Ausgangssituation und Herausforderung
Die Personalakten der deutschen Mitarbeitenden – über 950 an der Zahl – lagen bisher ausschließlich in Papierform vor. Es bestand der Wunsch nach einem zentralen digitalen Ablageort mit einem durchdachten Zugriffskonzept für alle digitalen Akten.
Zudem spielte das Thema Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle, da viele Ausdrucke zu hohem Verbrauch von Ordnern, Klammern und Registern führten, verbunden mit zahlreichen Redundanzen.
Ziel der digitalen Transformation war es, durch die Einführung der digitalen Personalakte die Prozesse zu optimieren, mehr Struktur und bessere Organisation zu schaffen sowie die Abläufe zu vereinfachen.
Lösung
Aufgrund fehlender interner Kapazitäten und Expertise entschied sich die Gerhard Schubert GmbH für die Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT) als Scandienstleister, nicht zuletzt aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Der Projektablauf umfasste:
- Transport und Vorbereitung: Die sensiblen Personalakten wurden aus Datenschutzgründen in speziellen Datenschutzcontainern von Crailsheim nach Buchdorf transportiert. Dort wurden die knapp 100.000 Blatt für den Scan vorbereitet.
- Digitalisierung und Datenerfassung: Nach der Vorbereitung erfolgte der eigentliche Scanprozess sowie die digitale Datenerfassung der Personalstammdaten. Anschließend wurden die Daten digital übermittelt.
- Rückführung der Originalakten: Nach der digitalen Verarbeitung wurden die physischen Akten in ihrer ursprünglichen Form zurück nach Crailsheim gebracht.
Fazit
Durch die Digitalisierung der Personalakten konnte die Gerhard Schubert GmbH ihre Prozesse nachhaltig vereinfachen. Der Auftrag wurde in der vereinbarten Zeitschiene erledigt, und Absprachen wurden unverzüglich umgesetzt.
„Unsere Prozesse vereinfachen sich nachhaltig. Der Auftrag wurde in der vereinbarten Zeitschiene erledigt und Absprachen wurden wie vereinbart eingehalten.“
Julian Halbauer – Assistent der Personalleitung
Das Unternehmen würde sich jederzeit wieder für die Zusammenarbeit mit DI.UNIT entscheiden.
