57 Kilometer Mietunterlagen gescannt

In diesem Artikel

Über die Baugenossenschaft Familienheim Mittelbaden eG
Ausgangssituation & Herausforderungen
Lösung & Fazit

Über die Baugenossenschaft Familienheim Mittelbaden eG

Gegründet 1949, ist die Baugenossenschaft seither tätig im gesamten mittelbadischen Raum. Der Hauptsitz befindet sich in Achern, eine weitere Geschäftsstelle in Lahr ist zuständig für den südlichen Bereich des Geschäftsgebietes. Außerdem gibt es eine Geschäftsstelle in Kehl, das den an diesem Standort konzentrierten Miethausbestand verwaltet.

Das Repertoire der Baugenossenschaft Familienheim Mittelbaden eG verfügt zur Zeit des Projektstartes über 2.330 Wohnungen im Verwaltungsbestand, 1.207 eigene und 1.123 fremde Wohnungen sowie 14 Gewerbeeinheiten.

Ausgangssituation & Herausforderungen

Egal ob Privathäuser, Miet- oder Eigentumswohnungen, öffentliche Einrichtungen oder Gebäude zur gewerblichen Nutzung, der Bedarf an Immobilien ist über die Jahre enorm gewachsen. Damit weiterhin neuer und preiswerter Wohn- und Arbeitsraum entsteht, gibt es Baugenossenschaften, die Ihren Mitgliedern den Zugang zu geeigneten Immobilien erleichtern.

Sie initiieren den Neubau von Wohn- und Gewerberaum und übernehmen zugleich die Verwaltung eigener Gebäude sowie die Immobilien Dritter.

Rund 2.000 Wohnungsbaugenossenschaften gibt es in ganz Deutschland. Eine davon ist die Baugenossenschaft Familienheim Mittelbaden eG in Achern. Sie agiert, wie der Name bereits vermuten lässt, im mittelbadischen Raum Baden-Württembergs.

Zu den Dokumenten, die dazu abgelegt und aufbewahrt werden müssen, gehören Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Belege zu Sanierungsarbeiten.

Riesige Papierberge
Kaum vorstellbar ist die Anzahl der Papiere, die sich dazu über die Jahre in der Zentrale der BG angesammelt hatten. Über 220.000 Blatt waren es – der Länge nach aneinandergereiht könnte man die Strecke von Achern nach Karlsruhe komplett bepflastern. Mit den etwa 57 Kilometern, die beide Städte trennen, bliebe dabei sogar noch Papier übrig.

Bisher lagerte der komplette Papierbestand in Hängeregistern, die immer mehr Platz in den Büros einnahmen. Mit den wachsenden Aktenbergen war den Mitarbeitern der Baugenossenschaft Familienheim Mittelbaden bald klar, dass eine elegantere Lösung gefunden werden musste.

Auf Empfehlung der Baugemeinschaft Ettlingen eG fand die eG Familienheim Mittelbaden ihren Weg zu FRANKENRASTER / DI.UNIT.
Die Kollegen der nahegelegenen Gemeinde hatten bereits 2016 ihre Mieterakten professionell bei dem Dienstleister in Buchdorf scannen lassen und wollen ihr digitales Archiv seitdem nicht mehr missen. Ohnehin war die Wahl eines externen Dienstleisters unumgänglich.

Lösung & Fazit

Um die Unterlagen am Hauptsitz von damals FRANKENRASTER, heute DI.UNIT verarbeiten zu können, transportierte das Logistik-Team des Unternehmens alle 1.200 Akten auf direktem Wege von Achern an den Standort Buchdorf. Trotz erschwerter Bedingungen für die Mitarbeiter, denn die Dokumente waren in der dritten Etage des Kundengebäudes untergebracht und nur durch eine schmale Treppe zu erreichen, erfolgte die Abholung problemlos.

In Buchdorf angekommen bereitete die Produktionsabteilung alle Akten für die eigentliche Digitalisierung vor, indem Heftklammern entfernt, Trennblätter gelegt und Haftnotizen umgeklebt wurden. Im Anschluss an den Scanvorgang reicherte FRANKENRASTER / DI.UNIT die Rohdateien entsprechend der Kundenwünsche mit Metadaten an, sodass die digitalisierten Dateien direkt nach dem Import in das Verwaltungssystem „Aareon Archiv kompakt“ einsatzbereit waren.

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