600.000 Versicherte, Akten aus 29 Standorten - und ein Dienstleister für die zentrale Lagerung und Digitalisierung

In diesem Artikel

Über Audi BKK
Ausgangssituation & Herausforderungen
Lösung & Fazit

Über Audi BKK

Aktuell betreut die Audi BKK als bundesweite Betriebskrankenkasse mehr als 600.000 Versicherte. An insgesamt 29 Service-Centern an allen Produktionsstandorten der Marken Volkswagen, Audi und MAN Truck & Bus sowie in Neuburg, Singen, Seelze, Gifhorn, Helmstedt, Neumarkt, Augsburg, Ebern, Coburg und Neunkirchen betreuen rund 650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Versicherten. Hauptsitz der Kasse ist Ingolstadt.

Ausgangssituation & Herausforderungen

Mehr als 600.000 Menschen setzen bei der Krankenversicherung auf die Leistungen der Audi BKK – ein großer Vertrauensbeweis, aber auch eine große Aufgabe, wenn es um die Verwaltung der Versichertenakten geht. 
“Diese waren früher an den 29 Standorten in ganz Deutschland gelagert”, berichtet Christine Redlich aus dem Bereich Allgemeine Verwaltung. Ob in Ingolstadt, Wolfsburg oder Neckarsulm: Wurde eine Akte an einem anderen Standort benötigt, musste erst ein Kollege gefunden werden, der die fraglichen Dokumente heraussucht und dem neuen Bearbeiter zusendet.

Um diesen aufwendigen Prozess zu vereinfachen und so mehr Zeit für die Anliegen der Versicherten zu haben, setzt die Auto BKK schon seit 2007 auf die Dokumenteneinlagerung und den on-Demand-Scanservice von damals Frankenraster, heute DI.UNIT GmbH.

Bestmöglicher Schutz der sensiblen Daten

Die entscheidende Rolle bei der Auswahl von Frankenraster / DI.UNIT als Dienstleister für die Digitalisierung und Archivierung, hatte neben dem Preis auch die Sicherheit der Daten. Mit der Zertifizierung nach der strengen europäischen Datenschutznorm ISO/IEC 27001 sowie nach DIN ISO 9001 steht das Unternehmen für den höchstmöglichen Schutz der sensiblen Daten vor fremden Zugriffen. Die durchgehende Protokollierung aller Arbeitsschritte von der Abholung in verplompten Containern über jeden Zugriff bis hin zur Aufbewahrungsfrist und der protokollierten Datenvernichtung sorgt neben dem physischen Schutz der Dokumente und Daten auch für Rechtssicherheit bei der Audi BKK.

Lösung & Fazit

Durch die Entscheidung zur zentralen Einlagerung bei FRANKENRASTER hat die Audi BKK sehr viel Platz geschaffen. Eigens für die Aufbewahrung der Versichertendaten angemietete Räume konnten so wieder aufgegeben werden.

Wenn jetzt eine Akte benötigt wird, meldet sich Christine Redlich einfach bei ihrem Ansprechpartner. Die wird dann herausgesucht, digitalisiert und per sicherem Download zur Verfügung gestellt. “Das funktioniert sehr gut. Ein Zugriff auf unsere Akten funktioniert oft innerhalb weniger Stunden”, so Redlich

Rechtssicherheit, optimaler Schutz und Lagerbedingungen für die Dokumente sowie eine deutliche Raum- und Zeitersparnis haben die Audi BKK seit 2007 immer wieder von den Leistungen und dem Service von Frankenraster / DI.UNIT überzeugt. Dass Digitalisierung ein Zukunftsthema ist, hat man hier längst erkannt und will diesen Bereich künftig noch weiter ausbauen – für noch besseren Service und hohe Kundenzufriedenheit.

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