Die Bremer Bürger*innen profitieren vom schnellen Zugriff auf Ihre Bauakten - Scan-on-demand-Service und georeferenziertes zentrales Archiv machen's möglich!
Logistik, Scan-on-demand mit garantiert schnellen Zugriffszeiten und ein digitales Dokumentenmanagement-System, das exakt auf die Besonderheiten von Bauakten abgestimmt ist – mit diesen Lösungen hat der Stadtstaat Bremen die Servicequalität entscheidend verbessert, Arbeitsprozesse effizient gestaltet und viel Platz und Aufwand gespart.
AUF EINEN BLICK
Organisation Freie Hansestadt Bremen / Senatorin für Klimaschutz, Umwelt, Mobilität, Stadtentwicklung & Wohnungsbau
Dokumentenarten: Bauakten
Anzahl Dokumente: 6,4 Kilometer Aktenbestand
Lösung: Logistik, Digitalisierung der Unterlagen on demand & Verwaltung durch das georeferenzierte Dokumentenmanagement-System LinkBase
Projektrahmen: Digitalisierung des Bauaktenarchiv mit elektronischer Archivierung in einem zentralen, georeferenzierten System LinkBase, inkl. “Scan-on-demand” mit digitalem Zugriff innerherhalb von 48 Stunden, in Eilfällen innerhalb von zwei Stunden.
Der Stadtstaat Bremen, bestehend aus den Städten Bremen und Bremerhaven, ist das pulsierende Herz Nordwestdeutschlands.
Ein wichtiger Faktor für die Standortentwicklung und den Bürgerservice sind rasche Behördenverfahren und eine agile Verwaltung mit kurzen Zugriffszeiten auf wichtige Unterlagen.
Der Senat für Umwelt, Bau und Verkehr startet daher 2014 ein umfangreiches Projekt, um das Bauaktenarchiv zu digitalisieren. Wesentliche Bausteine dabei sind der Scan-on-demand-Dienst von rosenberger | data (jetzt DI.UNIT GmbH) sowie das georeferenzierte Dokumenten-Managementsystems LinkBase.
AUSGANGSSITUATION
Das umfangreiche Bauarchiv der Freien und Hansestadt Bremen umfasst eine große Menge an Unterlagen. Insgesamt 6,4 km Aktenbestand werden von der Abteilung Stadtplanung/Bauordnung an zwei Standorten verwaltet .
Das Archiv ist zwar gut strukturiert, stößt aber zunehmend an räumliche Grenzen, zudem sind die Raumkosten für den benötigten Lagerplatz hoch.
Ein größeres Problem stellt jedoch ein Wassereinbruch im Jahr 2012 dar. Viele Dokumente nehmen Schaden und müssen restauriert werden.
Im Rahmen der Modernisierung der Verwaltungsabläufe beschließt daher der Senat im Jahr 2013, das Bauaktenarchiv zu digitalisieren.
Das umfangreiche Projekt ist über einen Zeitraum von 20 Jahren angelegt, denn der Aufwand ist enorm. Allein die Baupläne mit ihren Sonderformaten von A 0 bis A 6 verlangen nicht nur eine besondere Software, sondern auch besondere Handhabung: Die Richtlinien des E-Government-Gesetzes des Bundes müssen eingehalten und die Echtheit der Dokumente gewährleistet werden können.
ANFORDERUNGEN AN DIE LÖSUNG
Zukunftssicherheit
Aufgrund des eingetretenen Schadens durch Wassereinbruch ist eine wichtige Anforderung die dauerhafte Konservierung der in den Bauakten enthaltenen Informationen sowie der Schutz vor solchen Fundamentalrisiken (Verlust durch Brand, Wasser u. ä.).
Zeit & Kosten sparen & schnell finden
Zudem beansprucht die Suche nach und Bereitstellung von Dokumenten viel Zeit.
Ziel ist deshalb die elektronische Archivierung in einem zentralen Dokumenten-Pool, um den Mitarbeitenden sowie extern Auskunftssuchenden einen schnellen Zugriff auf die Dokumente zu ermöglichen.
Auch die Raum- und Reproduktionskosten (Kopien) sollen mit Durchführung des Projektes dauerhaft gesenkt werden.
Die Anforderungen und der Leistungsumfang umfassen:
- die Digitalisierung des gesamten Bauaktenarchivs und der Baustatikdaten, Format PDF/A (komprimiert)
- die Übernahme und revisionssichere Einlagerung des gesamten Aktenbestandes (ca. 8.500 Kartons) während der Projektlaufzeit
- jederzeitige Gewährleistung eines revisionssicheren und professionellen Archivbetriebs
- Einhaltung der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und des Bremischen Datenschutzgesetzes
- Digitalisierung des Aktenbestandes im “Scan-on-demand”-Verfahren mit einem digitalen Zugriff innherhalb von 48 Stunden
- Zugriffe innerhalb von zwei Stunden in Eilfällen (z. B. zur Gefahrenabwehr)
- Dokumentenverwaltung georeferenziert und mit der Möglichkeit externer Zugriffe über das Internet
Kilometer Aktenbestand
Jahre Projektklaufzeit
Auskunftsersuchen pro Jahr
Stunden Verfügbarkeit
Herausforderungen
Herausforderungen
- Große Mengen an Unterlagen (6,4 km Aktenbestand)
- Unterlagen müssen in kürzester Zeit “aus dem Stand” elektronisch verfügbar sein
- Wechselnde Medienqualität
- Unterschiedliche Medienarten
- Viele Durchschläge und Fotos
- Viele Zeichnungen beschädigt
- Gebundene oder gesiegelte Unterlagen
Lösung
Für die Archivierung und Verwaltung der Dokumente des Bauaktenarchivs kommt das georeferenzierte Dokumenten-management-System LinkBase Web zum Einsatz.
Die von rosenberger | data (jetzt DI.UNIT) entwickelte Lösung wird bereits seit 2005 im Bremer Landesamt für Geoinformation eingesetzt und hat sich dort bewährt.
Mit LinkBase wird jederzeit ein gesicherter Zugriff auf alle digitalen Dokumente, Zeichnungen, Akten und Risse ermöglicht – rund um die Uhr, von jedem PC-Arbeitsplatz, standortunabhängig via Web-Client und georeferenziert z. B. durch die Hauskoordinaten des Archivs.
Sorgfältige Vorbereitung
Zur Vorbereitung der Digitalisierung werden die Akten in Transportkartons verpackt und mehrfach indexiert: Die Kartons erhalten ein Plan-Etikett (Barcode), für jede Akte wird ein Deckblatt erstellt.
Das Deckblatt enthält über das Plan-Etikett (Barcode) hinaus die Straße, Hausnummer, Hausnummernzusatz, Verweis, Verweisungsbogen und die Typenstatik. Die Indexdatei wird im GeoDMS LinkBase erstellt und mit den Akten übergeben.
Logistik & Scan
Der gesamte Bauaktenbestand wird von rosenberger | data (jetzt DI.UNIT) in Bremen abgeholt und komplett im eigenen Digitalisierungszentrum in Bielefeld eingelagert. Von dort werden die Akten “on-demand” dem Lager entnommen, digitalisiert, verschlüsselt und täglich in das georeferenzierte DMS LinkBase eingespielt.
On-demand Dienstleistung
Wird die vereinbarte Digitalsierungskapazität durch on-demand-Abrufe nicht ausgeschöpft, werden weitere Akten kontinuierlich digitalisiert, um eine kontinuierliche Digitalsierung des Aktenbestandes zu gewährleisten.
Effekte
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Mit der Digitalisierung des Bauaktenarchivs ist es der Stadt Bremen vor allem gelungen für einen besseren Bürgerservice zu sorgen. Das Service Center Bau gewährt Eigentümern nun elektronische Einsicht in archivierte Bauakten mit Baubeschreibungen, Baugenehmigungen, Grundrissen oder Statiken.
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Kopien der Dateien werden den Bürgerinnen und Bürgern digital übergeben und nicht mehr ausgedruckt.
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Zudem konnten im Rahmen des Projektes bereits große Mengen an Unterlagen konserviert und erhalten werden, die über den Gebrauch der Jahre stark beschädigt oder durch einen Wassereinbruch stark in Mitleidenschaft gezogen wurden.
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Zudem konnten im Rahmen des Projektes bereits große Mengen an Unterlagen konserviert und erhalten werden, die über den Gebrauch der Jahre stark beschädigt oder durch einen Wassereinbruch stark in Mitleidenschaft gezogen wurden.
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Durch die Auslagerung und Digitalisierung des Archivs wurde der Platzbedarf des Archivs praktisch auf Null gesenkt, mit entsprechenden Auswirkungen auf die Raumkosten.
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Bei den Eigentümern und Bauherren in Bremen ist die Resonanz Hinblick auf die Digitalisierung des Bauaktenarchivs positiv
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Auch die Bewältigung eines im Rahmen einer GETEX-Übung durchgeführten Krisenszenarios hat reibungslos funktioniert. Bei dieser länderübergreifenden Übung, die unter Federführung des Bundesinnenministeriums durchgeführt wurde und bei der das Zusammenspiel von Polizei und Bundeswehr zur Terrorabwehr geübt wird, konnten die für eine Einsatzübung benötigen Bauakten innerhalb von 30 Minuten nach Anforderung an die entsprechende Einsatzleitstelle übermittelt werden.
Fazit
Was Jens Schaffarczik, Abschnittsleiter Technische Verwaltung der Bauordnung Gesamtstadt, an LinkBase und der Zusammenarbeit mit rosenberger | data (jetzt DI.UNIT) besonders gefällt, ist die einfache Handhabung des Systems und die Möglichkeit, die Dokumente georeferenziert mit den bremischen Hauskoordinaten im elektronischen Archiv abzulegen. „LinkBase erfüllt bei uns sämtliche Anforderungen unserer Bauordner im Hinblick auf eine einfache Handhabung, die Anbindung an unsere Baufachverfahren sowie der Ansicht und dem Druck großformatiger Pläne.”, so Schaffarczik.
Deshalb soll das System in Zukunft fortentwickelt und weitere Verfahren an das Archiv angebunden werden. Noch effizientere Arbeitsprozesse und eine möglichst papierlose Verwaltung sind das erklärte Ziel. Bewährt hat sich zudem das Verfahren “Scan-on-demand“, das mit rosenberger | data umgesetzt wurde. Die vereinbarten Servicelevel und Servicezeiten werden eingehalten. “Auch bei den Notfallübungen der durchgeführten Krisenszenarien hat sich rosenberger | data (jetzt DI.UNIT) als zuverlässiger Partner erwiesen.”, so Schaffarczik abschließend.
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