Digitale Signatur – das sollten Sie über die elektronischen Unterschriften wissen

In diesem Artikel

1. Was ist eine digitale Signatur?
2. Unterschiede bei digitalen Signaturen
3. Einsatzmöglichkeiten der digitalen Signatur
4. Beweiskraft digitaler Signaturen
5. Vorteile digitaler Signaturen
Fazit

Die Digitalisierung im Büro ist nicht mehr aufzuhalten. Unternehmen und Institutionen, die nicht konsequent auf digitale Dokumente und Abläufe umstellen, werden in Zukunft abgehängt. 
Ein wesentlicher Baustein für das digitale Arbeiten ist die elektronische Unterschrift, auch bekannt als digitale Signatur, elektronische Signatur oder digitale Unterschrift. Wie immer man sie nennt: In jedem Fall können Sie mit ihr Dokumente oder Verträge einfach und sicher unterschreiben – egal, wo Sie oder Ihr Team arbeiten

Doch wie funktioniert das und worauf ist zu achten?  Hierzu finden Sie nachfolgend die fünf wichtigsten Fakten zur digitalen Signatur.

1. Was ist eine digitale Signatur?

Zur Beschreibung reicht ein Satz: Die digitale oder elektronische Signatur ist ein Datensatz, der anderen elektronischen Daten oder Dokumenten zum Zweck der Unterzeichnung beigefügt wird. 
Die digitale Signatur hat zwei Aufgaben:

• Sie soll sicherstellen, dass ein signiertes Dokument oder ein signierter Datensatz nicht verändert wurde (Integrität)
• Sie soll den Unterzeichnenden zweifelsfrei identifizieren (Authentitzität)

So erfüllt sie dieselben Funktionen wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument.

2. Unterschiede bei digitalen Signaturen

Die Definition war einfach. Doch es gibt verschiedene Signaturarten, die sich in ihrer technischen Ausgestaltung und ihrer Rechtswirkung (Beweiskraft) unterscheiden. 
Maßgeblich für die Unterscheidung und Rechtswirkung ist in der Europäischen Union die sogenannte “eIDAS-Verordnung” (electronic IDentification And Trust Service).

Laut dieser Verordnung gibt es drei Arten von digitalen Signaturen:

• Einfache digitale Signatur
• Fortgeschrittene digitale Signatur
• Qualifizierte digitale Signatur

2.1 Einfache digitale Signatur

Die einfache elektronische Signatur ist weit verbreitet. Man kann sie leicht anwenden und es gibt keine spezifischen Anforderungen an diese Art der Signatur. Deswegen ist aber ihre Beweiskraft äußerst gering.
Beispiele für einfache elektronische Unterschriften sind E-Mail-Signaturen oder gescannte und als einfaches Bild in PDF-Dokumente eingefügte Unterschriften.

Aufgrund ihrer geringen Beweiskraft sollten einfache digitale Signaturen daher nur in Vorgängen eingesetzt werden, die mit geringen rechtlichen und finanziellen Risiken verbunden sind.
Beispiele dafür sind internen Abläufen wie Urlaubsanträge, Rechnungsfreigaben oder Qualitätsprüfungen.

2.2 Fortgeschrittene digitale Signatur

Die fortgeschrittene digitale oder elektronische Signatur ermöglicht eine eindeutige Zuordnung der Signatur zum Unterzeichnenden.
Zudem können Sie durch die fortgeschrittene elektronische Signatur erkennen, ob an signierten Dokumenten oder Daten Veränderungen vorgenommen wurden. 
Mit dieser Signaturart ist die Prüfung der Authentzität und Integrität eines Dokumentes oder Datensatzes möglich.

2.3 Qualifizierte digitale Signatur

Die qualifizierte digitale Unterschrift ist die einzige Signaturart, die in ihrer Rechtswirkung der eigenhändigen Unterschrift (Schriftformerfordernis) gleichgestellt ist.
Diese Signaturen werden auf Basis eines qualifizierten elektronischen Zertifikats erstellt, das durch einen sogenannten “Vertrauensdienstleister” nach der eindeutigen Identifizierung des Unterzeichners bereitgestellt wird.

3. Einsatzmöglichkeiten der digitalen Signatur

Elektronische Signaturen können heute bei nahezu allen Rechtsgeschäften und in internen Freigabe- und Genehmigungsprozessen eingesetzt werden.
Ausnahmen sind nur für die Fälle, bei denen der Gesetzgeber die notarielle Beurkundung vorsieht (zum Beispiel bei Immobilienkaufverträgen) oder elektronische Unterschriften explizit ausschließt, wie bei der Kündigung von Arbeitsverträgen.

4. Beweiskraft digitaler Signaturen

Mit qualifizierten elektronischen Signaturen unterzeichnete Dokumente oder Daten haben dieselbe Beweiskraft wie eigenhändig unterschriebene Papierdokumente. Im Streitfall muss ein Richter die qualifizierte Signatur entsprechend anerkennen (Anscheinsbeweis).

Bei einfachen und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen ist der Richter bei der sogenannten Beweiswürdigung nach Augenschein frei. Richter können mit diesen Signaturen unterzeichnete Dokumente als Beweis anerkennen, müssen dies aber nicht.

5. Vorteile digitaler Signaturen

Für Sie, Ihr Unternehmen und Ihr Team bringt der Einsatz elektronischer Unterschriften erhebliche Vorteile:

• Das wichtigste zuerst: Digitale Signaturen sind die Voraussetzung für komplett digitale Prozesse. Mit ihnen klappt die einfache und reibungslose standortunabhängige Zusammenarbeit, ohne Papierstapel versenden zu müssen 
• Kosten für das Papierhandling werden gespart (Raumkosten, Druckkosten, Papierkosten, Kosten für den Versand der Dokumente)
• Digitale Unterschriftsprozesse sind rund 30 % schneller als papierbasierte Prozesse, das erhöht signifikant die Produktivität.
• Rechtliche Vorgaben, zum Beispiel aus der Datenschutzgrundverordnung oder den GoBD lassen sich leichter umsetzen.
• Digitale Dokumente sind vor Elementarrisiken wie Verlust durch Feuer- oder Wasserschäden besser geschützt.
• Digitale Dokumente schonen Ressourcen, es werden große Mengen an Energie, Holz, Chemie und Wasser eingespart, die für die Produktion von Papier benötigt wird.

Fazit

Wer in der digitalen Transformation nicht abgehängt werden will, kommt an digitalen Signaturlösungen nicht vorbei. Der Einsatz elektronischer Unterschriften spart signifikant Zeit, Kosten und wertvolle Ressourcen.

Dabei gilt für jedes Unternehmen und jede Verwaltung: Nicht alle Signaturarten eignen sich für alle Prozesse und Vertragsarten. Hier gilt es im Hinblick auf Kosten, Effizienz und Beweiskraft sorgfältig zu analysieren und zu bewerten, welches Signaturverfahren für welchen Vorgang eingesetzt wird.

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Viel Erfolg beim Digitalisieren!