Das kommt: Zukunft und Innovation beim digitalen Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement ist ein dynamisches Feld, das ständig neue Entwicklungen und Trends hervorbringt. Ein DMS ist nicht nur eine Software, die Dokumente verwaltet, sondern auch eine Plattform, die Inhalte schafft, analysiert und nutzt.
Ein Dokumentenmanagement-System kann Ihnen helfen, die Herausforderungen und Chancen der digitalen Transformation zu meistern und Ihre Arbeit zu verbessern und zu erleichtern.

Um das zu verdeutlichen, stellen wir Ihnen hier einige mögliche Innovationen beim digitalen Dokumentenmanagement vor.
Kommen Sie mit uns auf eine Reise in die nicht mehr ganz so ferne Zukunft!

Übrigens...

zu diesem Thema gibt es auch eine spannende Folge in unserem DI.talk-Podcast!

Jetzt reinhören: DI-talk-Podcast

KI kann's

Künstliche Intelligenz (KI) wird auf die unterschiedlichsten Arten unser zukünftiges Leben prägen.
Sie, also die KI, und Maschinelles Lernen (ML) können in ein Dokumentenmanagement-System integriert werden, um die Dokumentenerfassung, die Klassifizierung, Analyse und Verarbeitung zu verbessern.
Beide Techniken helfen, die Bedeutung und den Wert von Dokumenten zu verstehen, Muster und Zusammenhänge zu erkennen, vorherzusagen, Empfehlungen zu geben und intelligente Aktionen auszulösen.

Zum Beispiel kann ein Dokumentenmanagement-System mit KI und ML automatisch Rechnungen erkennen, prüfen und bezahlen. Oder auch Verträge generieren, überprüfen und verwalten oder anlassbezogene E-Mails generieren, versenden und Fristen überwachen.

Warum ein DMS auch jetzt schon für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist, erfahren Sie hier
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Cloud & SaaS

Ein weiterer Zukunftstrend ist die Nutzung von Cloud Technologien und Software-Service, um mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit zu bieten.
Cloud Technologien und Software als Service (SaaS) unterstützen dabei, das Dokumentenmanagement-System jederzeit und überall zu nutzen, ohne dass Sie sich um Hardware, Software oder Wartung kümmern müssen. Mit einem DMS in der Cloud können Sie Dokumente von verschiedenen Geräten aus teilen, bearbeiten, synchronisieren oder auf eine Vielzahl von Anwendungen und Diensten zugreifen.

Auch entwickeln sich Dokumentenmanagement-Systeme immer mehr zu sogenannten Content Services Plattformen oder CSP. Auf diesen Plattformen werden nicht nur Dokumente verwaltet, sondern auch andere Arten von Inhalten wie Videos, Audios oder Bilder archiviert und verfügbar gemacht.
Sie können somit alle Arten von Inhalten erfassen, verwalten, speichern, organisieren, suchen und abrufen. Solch ein System wird es Ihnen ermöglichen, multimediale Inhalte für verschiedene Zwecke zu erstellen, zum Beispiel fürs Marketing, für Schulungen oder zur internen Kommunikation.

Mein DMS und ich

Ein weiter Trend ist die Indivualisierung des Dokumentenmanagement-Systems.
Dazu wird das DMS immer besser an die individuellen Bedürfnisse und Präferenzen der Nutzer angepasst, zum Beispiel durch personalisierte Workflows, also digitale Arbeitsabläufe, oder Benutzeroberflächen und Apps.

Zudem werden Dokumentenmanagement-Systeme immer tiefer in bestehende Programme wie Warenwirtschafts-, Wirtschaftsfinanz-, Buchhaltungs oder ERP-Anwendungen integriert. Das DMS und diese Programme tauschen dann Daten aus, um Geschäftsprozesse zu automatisieren.

So hilft Ihnen ein DMS, Ihre Arbeit effektiver und angenehmer zu gestalten, indem das System nach Ihren Wünschen zu gestaltet werden kann. Zum Beispiel kann ein DMS Sie dabei unterstützen, Ihre eigenen Workflows zu definieren, eigene Benutzeroberflächen zu wählen oder auch Ihre eigenen Apps zu entwickeln.

Lesen Sie hier, wie ein DMS zusammen mit anderer Unternehmenssoftware funktioniert
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Es bleibt spannend

Wir finden: Spannende Innovationen, die das digitale Dokumenten-Management in Zukunft bieten wird. Auch wenn das erst eine kleine Auswahl war, denn natürlich gibt es noch viele weitere Entwicklungen und Visionen für das digitale DMS.

Wir halten Sie auf dem Laufenden!

Noch mehr Trends und spannende DMS-Entwicklungen gibt es hier
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Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!

Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
In unserer Podcast-Reihe „DI.talk mit Gast“ sprechen Unternehmerinnen und Unternehmer über ihre Projekte, berichten von Hürden und Herausforderungen – und wie man sie gemeinsam meistert.